Оцените полезность документа:
   

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Должностная и рабочая инструкции - локальный нормативный правовой акт

2. Должностная и рабочая инструкции - приложение к трудовому договору (контракту)

3. Категории работников, которым разрабатываются инструкции

4. Наименование должностей (профессий) в должностной и рабочей инструкциях

4.1. Особенности наименования должности

4.2. Особенности наименования профессии

5. Разработка должностной и рабочей инструкций

5.1. Структура и содержание

5.2. Согласование проекта

5.3. Утверждение и регистрация

6. Ознакомление работника

7. Хранение

8. Пересмотр и внесение изменений и дополнений

 

ДОЛЖНОСТНЫЕ И РАБОЧИЕ ИНСТРУКЦИИ

Трудовой договор в обязательном порядке должен содержать сведения о трудовой функции работника, которая определяется непосредственно на основании должностной инструкции (п.3 части второй ст.19 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК). Следовательно, должностная (рабочая) инструкция является неотъемлемой частью трудового договора и разрабатывается в организациях всех форм собственности.

Наличие должностной (рабочей) инструкции помогает конкретизировать работу каждого сотрудника, оценить качество исполнения работником трудовых обязанностей, равномерно распределить трудовые обязанности между работниками, а также структурную подчиненность, временно перевести работника на другую работу, при необходимости - привлечь к дисциплинарной ответственности, обоснованно отказать в приеме на работу кандидату.

В подборке вы найдете полную информацию о каждом этапе работы по составлению должностных (рабочих) инструкций: подготовке, разработке, согласовании, утверждении, ознакомлении, хранении, пересмотре (внесении изменений).

 

внимание

Обратите внимание!

В АПС «Бизнес-Инфо» размещены примеры форм должностных инструкций:

по выпускам должностей и профессий;

в алфавитном порядке.

А также примеры форм рабочих инструкций:

по выпускам должностей и профессий;

в алфавитном порядке.

1. Должностная и рабочая инструкции - локальный нормативный правовой акт

Должностная (рабочая) инструкция относится к локальным нормативным правовым актам, определяющим трудовой распорядок работников в организации (ст.194 ТК). Разрабатывается и утверждается она нанимателем самостоятельно (часть вторая п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1, далее - Общие положения ЕКСД).

В качестве локального нормативного правового акта должностные (рабочие) инструкции разрабатываются на имеющиеся в штатном расписании должности (профессии), а не на конкретных работников. Поэтому для любого работника, претендующего на вакантную должность (профессию) в данной организации, будет действовать одна и та же инструкция.

Локальные нормативные правовые акты, регулирующие трудовой распорядок, не могут ухудшать положение работников по сравнению с ТК и иными актами законодательства, регулирующими соответствующие отношения в социально-трудовой сфере.

 

Дополнительно по данной теме см.:

Какие локальные нормативные правовые акты должны быть в организации?

2. Должностная и рабочая инструкции - приложение к трудовому договору (контракту)

Если инструкция разрабатывается как приложение к трудовому договору (контракту), она является неотъемлемой частью трудового договора, заключенного с конкретным работником, а не самостоятельным документом.

Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155.

Примерная форма контракта нанимателя с работником утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180.

В инструкцию изменения и (или) дополнения вносятся в порядке, предусмотренном для трудового договора, то есть путем заключения дополнительного соглашения.

 

внимание

Обратите внимание!

Трудовой договор может быть изменен только с согласия сторон, если иное не предусмотрено ТК. В случае изменения законодательства о труде условия трудового договора должны быть приведены в соответствие с законодательством о труде (часть четвертая ст.19 ТК).

 

Дополнительно по данной теме см.:

Порядок изменения должностных обязанностей.

Требуется ли уведомлять работника за 1 месяц в случае приведения наименования его профессии в соответствие с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих?

Дополнительное соглашение к трудовому договору (изменение в должностной инструкции, являющейся приложением к договору) (пример).

3. Категории работников, которым разрабатываются инструкции

Должностные инструкции разрабатываются для служащих:

1. Руководителей (служащие, в рамках определенных полномочий осуществляющие организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно к организации, соответствующим структурным (обособленным) подразделениям, работникам, направлениям деятельности.

 

пример ситуация

Пример

Директор, начальник отдела, главный бухгалтер, заведующий, мастер и др.

 

На руководителей организаций (структурных (обособленных) подразделений) должностные инструкции, как правило, не разрабатываются.

Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений - в положениях об этих подразделениях (часть шестая п.10 Общих положений ЕКСД).

Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей организации (структурных (обособленных) подразделений) определяются на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей.

На заместителя руководителя организации (структурного (обособленного) подразделения) возлагаются должностные обязанности по руководству и управлению определенным направлением (видом) деятельности организации (структурного (обособленного) подразделения), а также исполнение обязанностей руководителя при его отсутствии в случаях, предусмотренных законодательством (трудовой отпуск, болезнь, командировка и др.) (часть восьмая п.10 Общих положений ЕКСД).

 

Дополнительно по данной теме см.:

Обязательно ли разрабатывать должностные инструкции на заместителей директора или достаточно издать приказ о распределении обязанностей между ними?

В чем отличие должностных инструкций заместителей директора учреждения образования от приказа о распределении функциональных обязанностей для данной категории работников?

Могут ли иметься в наличии в учреждении образования должностные инструкции для заместителей директора и приказ о распределении функциональных обязанностей (как приложение к должностным инструкциям), так как функциональные обязанности меняются ежегодно?

Положение о структурном подразделении организации (отдел логистики) (пример).

 

2. Специалистов (служащие, выполняющие аналитико-конструктивные функции, обладающие специальными знаниями, навыками, умениями и опытом работы по определенному виду профессиональной деятельности, имеющие высшее (специалисты высшего уровня квалификации) или среднее специальное (специалисты среднего уровня квалификации) образование, подтвержденное установленными законодательством видами документов.

 

пример ситуация

Пример

Бухгалтер, специалист по кадрам, экономист, тестировщик программного обеспечения, юрисконсульт и др.

 

3. Других служащих (лица, выполняющие исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы), под контролем руководителя, специалиста) (пп.6-8 Общих положений ЕКСД).

 

пример ситуация

Пример

Секретарь, охранник, кассир, дежурный, паспортист, инкассатор и др.

 

Рабочие инструкции разрабатываются для рабочих - в них описываются виды выполняемых работ. А в должностных инструкциях указываются должностные обязанности работников.

Основой для разработки должностных инструкций служащих служат Общие положения ЕКСД, рабочих - Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34 (далее - Общие положения ЕТКС).

 

Дополнительно по данной теме см.:

Существуют ли типовые должностные инструкции для должностей «Производитель работ», «Старший производитель работ», «Мастер строительных и монтажных (ремонтно-строительных) работ»?

4. Наименование должностей (профессий) в должностной и рабочей инструкциях

Наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь (п.3 части второй ст.19 ТК).

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих» утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125 (далее - ОКПД).

 

Дополнительно по данной теме см.:

Новый общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 014-2017 «Занятия». Комментарий к постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33.

4.1. Особенности наименования должности

Базовое наименование должности - основное наименование должности служащего, которое содержится в ОКПД, и определяется в соответствующей квалификационной характеристике.

Полное наименование должности - конкретное наименование должности служащего, уточняющее характер выполняемой им трудовой функции, специальность, сферу деятельности, режим и (или) место работы и др. Оно устанавливается путем добавления к базовому наименованию должности дополнительных сведений, а также наименований производных должностей согласно таблице 11 ОКПД. При этом соответствующее дополнение к базовому наименованию должности может быть помещено непосредственно в нем, после него, а также перед ним. Код полного наименования должности определяется по коду ее базового наименования.

Во всех случаях должности служащего присваивается ее базовое наименование (например, директор, менеджер, инженер, экономист, специалист по продаже, агент, администратор и т. д.), для которой ЕКСД предусмотрена квалификационная характеристика, а при необходимости - полное наименование должности (например, первый заместитель директора, менеджер по персоналу, инженер по охране труда, ведущий экономист по ценообразованию, специалист по продаже и организации закупок и др.) (п.4 Общих положений ЕКСД).

При содержании в выпусках ЕКСД уточнений в скобках следует установить конкретное наименования должности по одному из уточнений.

 

пример ситуация

Пример

В выпуске 1 ЕКСД содержится квалификационная характеристика должности «Художник-конструктор (дизайнер)». Конкретное наименование должности следует установить: «Художник-конструктор» или «Дизайнер».

 

Порядок применения производных «старший», «ведущий», «главный» определен п.5 Общих положений ЕКСД.

 


Название производной от должности Старший Ведущий Главный
(код категории - 1)
Условия применения Для должностей специалистов, по которым не установлено квалификационное категорирование Для должностей специалистов высшего уровня квалификации, по которым установлено квалификационное категорирование Для должностей руководителей при условии, если они имеют в подчинении структурное подразделение (структурные подразделения), подчиненных работников по определенному наименованием должности виду (направлению) деятельности организации (главный механик, главный энергетик, главный экономист и т. д.)
При условии, что работник наряду с исполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет функциональное, координационное или методическое руководство подчиненными ему исполнителями либо на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания отдельного структурного подразделения)
Исключения Наименования производных должностей, особенности содержания должностных обязанностей которых предусмотрены соответствующими квалификационными характеристиками.

Пример

Старший преподаватель (выпуск 28 ЕКСД).
Старший научный сотрудник (выпуск 29 ЕКСД).
Ведущий специалист (выпуск 34 ЕКСД).
Ведущий научный сотрудник музея (выпуск 30 ЕКСД)
Должности «Главный инженер», «Главный бухгалтер»

 

В случае исполнения работником обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, наниматель должен установить наименование должности с учетом наибольшего удельного веса работ, выполняемых в пределах той или иной должности (абзац 2 части восьмой п.4, часть четвертая п.10 Общих положений ЕКСД).

Если служащему поручают обязанности юрисконсульта и специалиста по кадрам, то наименование его должности в штатном расписании может быть установлено как «Юрисконсульт» либо «Специалист по кадрам» с учетом наибольшего удельного веса работ, выполняемых в пределах одной из этих должностей.

Кроме того, наниматель имеет право установить двойное наименование должности. В такой ситуации он должен проверить, чтобы обе должности содержались в ОКПД. Поручаемые работнику обязанности по каждой из должностей должны быть родственными по содержанию, равными по сложности и уровню квалификации работника.

 

пример ситуация

Пример

Работник исполняет обязанности по должностям бухгалтера и кассира. Данные должности родственные по содержанию, требуют одинакового уровня квалификации работника, обязанности работника равны по сложности. В такой ситуации работнику можно установить двойное наименование должности «Бухгалтер-кассир».

 

Дополнительно по данной теме см.:

Использование иностранной терминологии в названии должностей и профессий.

Работа по двум профессиям (должностям) у одного нанимателя.

Квалификация работника по диплому - «инженер-технолог». В удостоверении, выданном в Департаменте по надзору за безопасным ведением работ в промышленности Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, указано «эксперт в области промышленной безопасности». Правомерно ли назвать должность работника «Инженер-эксперт»?

Правомерно ли применение в названии должностей специалистов современной иностранной терминологии, например: офис-менеджер, комьюнити-менеджер, PR-специалист, HR-менеджер, HTML-редактор и т. д.?

В общегосударственном классификаторе Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих» содержатся наименования должностей «Юрисконсульт» и «Юрист». Можно ли в коммерческой организации применять наименование должности «Юрист»?

Можно ли использовать двойное наименование для должности руководителя или специалиста (например, «главный энергетик - руководитель службы» или «бухгалтер - руководитель службы»)?

Должностная инструкция бухгалтеру-кассиру (пример).

Руководители

Наименования должностей руководителей организаций устанавливаются как генеральный директор, директор, заведующий, начальник, председатель, управляющий.

При этом наименование должности «Генеральный директор» применяется, как правило, для наименования должности руководителя организации, имеющей дочерние предприятия, подчиненные организации, обособленные подразделения, при условии, что указанное наименование установлено учредительными документами, если иное не предусмотрено законодательством.

Наименование должности руководителя обособленного подразделения (филиала, представительства) устанавливается аналогично применению наименований должностей руководителей организаций (за исключением должности «Генеральный директор»).

Должность «Менеджер» относится к категории руководителей и при необходимости может предусматривать наличие подчиненных работников (п.6 Общих положений ЕКСД).

 

Дополнительно по данной теме см.:

Выбор наименования должности руководителя организации и структурного подразделения.

 

4.2. Особенности наименования профессии

 


Правила наименования профессии Норма Общих положений ЕТКС Пример
Наименование профессии рабочего должно устанавливаться в строгом соответствии с ЕТКС с учетом фактически выполняемой работы в конкретном производстве, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Часть первая п.27 1. Наименование профессии будет «Ткач», даже если на эту работу принята женщина.
2. Наименование профессии будет «Уборщик территорий» даже при условии уборки работником одной территории.
3. Двойное наименование профессии устанавливается, если оно содержится в ЕТКС: слесарь-сантехник (выпуск 2 ЕТКС), сыродел-мастер (выпуск 49 ЕТКС)
Если рабочий выполняет работу разных профессий, то наименование профессии рабочего устанавливается по основной работе с учетом наибольшего удельного веса выполняемых им работ Часть вторая п.27 Необходимо выбрать одно название профессии исходя из наибольшего удельного веса выполняемых работником работ: обработчик подошв и обувщик по ремонту (выпуск 45 ЕТКС)
Если в наименовании профессии предусмотрены слова в скобках, уточняющие место работы, сферу деятельности, используемое оборудование и т. д., то они могут применяться самостоятельно при установлении нанимателем конкретного наименования профессии Часть третья п.27 Закройщик (закройщик-модельер) (выпуск 46 ЕТКС) - наниматель вправе использовать наименование профессии «Закройщик» или «Закройщик-модельер»
Наименования отдельных профессий рабочих, по которым преобладает труд женщин, в ЕТКС приведены в именительном падеже, единственном числе, женском роде.
В тех случаях, когда по данной профессии трудятся лица мужского пола, в трудовую книжку работника и штатное расписание организации следует вносить наименование профессии в именительном падеже, единственном числе, мужском роде
Часть пятая п.27 Выпуск 44 ЕТКС содержит профессию «Вязальщица».
При работе мужчины по данной профессии следует использовать наименование «Вязальщик»
Применение нанимателем производного наименования профессии «старший» возможно, когда это предусмотрено ЕТКС и иными нормативными правовыми актами, а также при необходимости руководства рабочими при выполнении работ, если данное руководство не предусмотрено содержанием тарифно-квалификационной характеристики Часть первая ст.28 Кассир билетный (выпуск 1 ЕТКС): старший кассир билетный руководит работой кассиров билетных
Производное наименование профессии «помощник» применяется только в случае, если это предусмотрено соответствующей тарифно-квалификационной (квалификационной) характеристикой профессии рабочего или (и) технической характеристикой (паспортом) оборудования (механизма), выданной организацией-изготовителем, технологическими картами, иными документами, утвержденными в установленном порядке Часть вторая ст.28 Помощник мастера (выпуск 44 ЕТКС)

 

Дополнительно по данной теме см.:

Заместители руководителя.

Алгоритм действий при переименовании должности или профессии в штатном расписании.

Соблюдение требований единого квалификационного справочника должностей служащих и единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих при выборе наименования должности или профессии.

Изменения в правовом регулировании применения единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих и единого квалификационного справочника должностей служащих. Комментарий к постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2016 № 69.

Сфера информационных технологий: какую должность выбрать?

Новые квалификационные требования к должностям главного бухгалтера и бухгалтера.

Работа по двум профессиям (должностям) у одного нанимателя.

Обязательны ли для применения Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих и Единый квалификационный справочник должностей служащих в организациях всех форм собственности?

Как назвать должность работника, в обязанности которого будет входить наполнение сайта организации контентом (статьи, картинки, комментарии и т. д.)? Возможно ли принять на такую должность работника, имеющего специальность «Бухгалтер-экономист»?

В организации работают сотрудники на должностях, именуемых «Представитель торговый». Возможно ли в данном случае (и каким образом) должность «Представитель торговый» отнести к категории «Специалисты» (код категории - 2)?

Возможно ли добавить к наименованию профессии «Кладовщик» производное наименование «старший», если у кладовщика 6-й разряд и у него в подчинении будет один кладовщик 2-го разряда?

Экономист II квалификационной категории должен иметь высшее профессиональное (экономическое, инженерно-экономическое) образование и стаж работы в должности экономиста либо на других инженерно-экономических должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным (экономическим, инженерно-экономическим) образованием, не менее 3 лет. Организация планирует принять на эту должность работника, который работал начальником отдела материально-технического снабжения. Относится ли указанная должность к инженерно-экономической?

Можно ли назвать должность «Техник планово-производственного отдела»? Какой будет его должностная инструкция?

Работник строительной организации выполняет фасадные работы: утепление, штукатурка, покраска. Можно ли его профессию назвать «Фасадчик»?

В соответствии с должностными обязанностями специалист службы сервиса осуществляет гарантийное обслуживание компьютерной техники: заключает договоры на обслуживание, контролирует их выполнение, организует доставку оборудования в гарантийные мастерские и обратно, устраняет неисправности. Верно ли дано наименование должности такого работника?

В зависимости от потребности работнику необходимо выполнять работу на экскаваторе, бульдозере, бетономешалке. Как определить наименование его профессии?

Организация занимается ремонтом обуви. В данной сфере обслуживания есть две должности: «Приемщик обуви» и «Обувщик по ремонту». В организации эти функции выполняет один человек. Как оформить исполнение обязанностей по данным профессиям без совмещения? Можно ли в рабочей инструкции обувщика по ремонту прописать, что он же ее и принимает?

В государственной организации в штатном расписании указано наименование профессии «Машинистка 2-й категории». При этом всю работу по данной профессии работница выполняет на компьютере. Правильно ли установлено наименование профессии?

5. Разработка должностной и рабочей инструкций

Разработкой должностных (рабочих) инструкций занимается отдел организации труда и заработной платы либо кадровая служба. При отсутствии таких подразделений - конкретный работник (юрисконсульт, инспектор по кадрам и т. п.). Работа по составлению инструкций может быть возложена и на руководителя структурного подразделения. Решение о возложении обязанности по разработке должностных инструкций наниматель принимает самостоятельно.

Для разработки должностных инструкций можно принять соответствующее положение, в котором будет определен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной (рабочей) инструкции работника, а также указаны должностные лица (структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку.

 

Дополнительно по данной теме см.:

Кто является ответственным за разработку, своевременное утверждение должностных и рабочих инструкций, положений о структурных подразделениях: инженер по организации труда или инженер по подготовке кадров? Какими нормативными правовыми актами урегулирован данный вопрос?

Приказ о порядке разработки, согласования и утверждения должностных инструкций (пример).

Приказ о порядке разработки должностных инструкций и приложение к нему (фрагмент) (пример).

Приказ о разработке и утверждении должностной инструкции (пример).

Положение о должностной инструкции (пример).

5.1. Структура и содержание

При разработке должностной (рабочей) инструкции следует руководствоваться:

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (утверждена форма должностной инструкции).

Должностная инструкция оформляется на листах бумаги формата А4 с соблюдением установленных требований к составу и оформлению необходимых реквизитов организационно-распорядительной документации, в том числе с обязательным размещением грифа утверждения в правом верхнем углу первого листа.

Заголовок должностной (рабочей) инструкции должен грамматически согласовываться с названием документа: должностная инструкция (кому?) (часть третья п.54 Инструкции по делопроизводству).

 

пример ситуация

Пример

Должностная инструкция (кому?) секретарю-референту.

Рабочая инструкция (кому?) уборщику территорий.

 


Структура инструкции

Должностная инструкция Рабочая инструкция
раздел описание раздел описание
Общие положения Определяются основные задачи работника, порядок его назначения на должность, квалификационные требования, подчиненность, а также перечисляются нормативные правовые акты, которыми он должен руководствоваться в работе.

Обратите внимание!

Нанимателем могут устанавливаться дополнительные требования к образованию, наличию степени магистра по соответствующей специальности (квалификации), а также к опыту и стажу работы в зависимости от вида экономической деятельности организации (структурного подразделения), особенностей организации труда, характера трудовой функции и других факторов (часть шестая п.9 Общих положение ЕКСД).
В порядке исключения наниматель может принять на работу лицо, образование и (или) стаж работы которого не соответствует требованиям, предусмотренным квалификационными характеристиками соответствующей должности, если иное не установлено законодательством (п.12 Общих положений ЕКСД)
Общие положения Определяются основные задачи работника, порядок приема на работу и увольнения с работы, квалификационные требования, подчиненность, а также перечисляются нормативные правовые акты, которыми он должен руководствоваться в работе.

Обратите внимание!

Для профессий работников, выполняющих работы повышенной сложности и тарифицируемых, как правило, 6-м и более высокими разрядами, в главе «Общие положения» могут устанавливаться требования к наличию: среднего специального образования, а по отдельным профессиям - требования к стажу работы и наличию специальной подготовки (часть пятая п.8 Общих положений ЕТКС).
Работнику может быть присвоен высокий разряд и без наличия требуемого среднего специального образования. При этом такой работник должен обладать достаточным уровнем знаний и высоким профессиональным мастерством (п.25 Общих положений ЕТКС)
Должностные обязанности Детально излагаются обязанности работника, причем за основу берется соответствующий раздел квалификационных характеристик должностей, изложенных в ЕКСД. Кроме того, могут быть определены обязанности, содержащиеся в квалификационных характеристиках других должностей, однако они должны быть близкими по содержанию работ.

Обратите внимание!

В должностных обязанностях служащих, наряду с выполнением трудовых функций, изложенных в соответствующей квалификационной характеристике должности, предусматривается обязательное соблюдение на каждом рабочем месте требований по охране труда и пожарной безопасности (п.14 Общих положений ЕКСД)
Характеристика работ Детально излагаются вид работ, поручаемых работнику, причем за основу берется соответствующий раздел квалификационных характеристик профессий, изложенных в ЕТКС. Кроме того, могут быть добавлены виды работ, содержащиеся в квалификационных характеристиках других профессий, однако они должны быть близкими по содержанию работ
Права Работнику предоставляются права для исполнения возложенных на него обязанностей Права Работнику предоставляются права для исполнения возложенных на него обязанностей
Взаимоотношения (связи по должности) Оговариваются взаимосвязи работника внутри структурного подразделения, с работниками других структурных подразделений, а также сторонних организаций в процессе исполнения возложенных на него обязанностей Ответственность Указывается, за что несет ответственность работник при ненадлежащем выполнении работы
Оценка работы и ответственность Определяются результаты работы и ответственность работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей

 

Структура должностной инструкции, приведенная в УСОРД, имеет рекомендательный характер, то есть наниматель вправе ее изменить, если это целесообразно.

Текст должностной инструкции делится на пункты, пункты - на подпункты, подпункты - на абзацы. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв (п.73 Инструкции по делопроизводству).

 

Дополнительно по данной теме см.:

Можно ли включить в должностную инструкцию главу «Функции»?

На работу принимается электрогазосварщик ручной и дуговой сварки. Его рабочая инструкция может быть общего содержания (где расписаны все виды сварки) или конкретно по виду сварки?

5.2. Согласование проекта

Проект должностной (рабочей) инструкции согласовывается непосредственно руководителем структурного подразделения. Кроме того, необходимо согласование (визирование) инструкции с юрисконсультом на соответствие ее действующему законодательству.

Реквизиты согласования, визы должны соответствовать требованиям пп.60, 61 Инструкции по делопроизводству.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

 

пример ситуация

Пример

СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
ОАО «Звезда»
Подпись А.Г.Рябцев

01.08.2017

 

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

 

пример ситуация

Пример

Начальник отдела кадров
Подпись А.М.Лопырев

01.08.2017

5.3. Утверждение и регистрация

После согласования инструкция утверждается в соответствии с локальными нормативными правовыми актами организации. Утверждаются эти документы руководителем организации (заместителями руководителя организации по основным функциям управления). Право утверждения должностных инструкций также может быть закреплено в учредительных документах, иных локальных правовых актах организации за иными должностными лицами.

Должностная инструкция может утверждаться двумя способами:

1) путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.).

При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.

 

пример ситуация

Пример

  УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора ОАО «Сталь»
01.08.2017 № 120

 

В данном случае утверждаемая должностная инструкция прилагается к распорядительному документу;

2) должностным лицом.

При утверждении инструкции, составленной не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации (п.52 Инструкции по делопроизводству).

 

пример ситуация

Пример

  УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО «Сталь»
Подпись А.В.Чуйко
01.08.2017

 

Должностная инструкция вступает в силу с даты утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

Утвержденные должностные (рабочие) инструкции подлежат обязательной регистрации в отделе кадров, где им присваивается порядковый регистрационный номер.

Журнал регистрации ведется специалистами отдела кадров и хранится постоянно.

 

справочно

Справочно

Воспользуйтесь примерными формами журнала:

регистрации должностных инструкций;

регистрации должностных (рабочих) инструкций.

 

Дополнительно по данной теме см.:

Алгоритм разработки и утверждения должностной инструкции.

Ошибки при составлении, оформлении, хранении должностных и рабочих инструкций.

Особенности разработки должностных инструкций в учреждении образования. 

Порядок разработки, утверждения и хранения должностной инструкции в организации.

Особенности оформления локальных нормативных правовых актов учреждения образования.

Должностная инструкция: разработка, утверждение, введение в действие.

Рабочая инструкция: разработка, утверждение, введение в действие.

Ранее должностные инструкции работникам регистрировались в журнале регистрации исходящих (внутренних) документов. Необходимо ли вести в организации отдельный журнал регистрации должностных инструкций? Какой срок хранения такому журналу необходимо установить?

Необходимо ли сшивать должностную (рабочую) инструкцию, нумеровать и заверять на оборотной стороне печатью?

Должностные инструкции работникам учреждения образования утверждены 13 марта 2015 г. В школе 28 августа 2015 г. сменился директор. Надо ли в связи с этим переутверждать должностные инструкции?

Можно ли в должностной инструкции указывать инициалы и фамилию работника, которому она составлена?

Приказ о порядке разработки, согласования и утверждения должностных инструкций (пример).

Приказ об утверждении должностных инструкций с учетом мнения профсоюзного комитета (пример).

Приказ об утверждении должностных инструкций в новой редакции (пример).

6. Ознакомление работника

При приеме на работу работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под подпись (п.2 ст.54 ТК).

1. Отметка об ознакомлении проставляется на последнем листе должностной инструкции и содержит слова «С инструкцией ознакомлен(а)», собственноручную подпись работника, расшифровку подписи и дату ознакомления с документом.

 

пример ситуация

Пример

С инструкцией ознакомлен Подпись А.Г.Гринько
    01.08.2017

 

2. Лист ознакомления составляется в случае отсутствия необходимого места для ознакомления на самом документе (инструкции).

 

справочно

Справочно

Подробнее см. примеры форм документов:

листа ознакомления с должностной инструкцией при приеме на работу;

листа ознакомления с локальным нормативным правовым актом.

 

3. Журнал ознакомления с ЛНПА.

 

справочно

Справочно

Журнал учета ознакомления работников с локальными нормативными правовыми актами (пример) см. здесь.

 

Дополнительно по данной теме см.:

Можно ли при заключении трудового договора не отдавать работнику экземпляр должностной (рабочей) инструкции?

Наниматель принял решение утвердить должностные инструкции для экономистов, указав в каждой конкретный перечень должностных обязанностей, которые должен исполнять соответствующий работник. Вправе ли наниматель уволить экономистов по п.5 части второй ст.35 Трудового кодекса Республики Беларусь в случае их отказа от подписания новых должностных инструкций?

Если сотрудника организации при приеме на работу не ознакомили с должностной инструкцией (нет подписи), а в подписанном контракте инструкция оговорена, можно ли предъявить к нему требования за неисполнение должностных обязанностей?

7. Хранение

Срок хранения должностных инструкций - 50 лет (после замены новыми) (п.30 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Документы, утвержденные приказами, распоряжениями, иными распорядительными документами, формируются в одно дело вместе с этими распорядительными документами (п.170 Инструкции по делопроизводству). При значительном объеме документов-приложений такие документы формируются в отдельные дела.

Таким образом, должностные инструкции целесообразно хранить отдельно от приказов, то есть формировать в отдельные дела.

Согласованные и утвержденные должностные инструкции хранятся в том отделе, который закреплен организацией в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел организации. Копии же должностных (рабочих) инструкций могут выдаваться структурным подразделениям (соответствующим работникам).

Причем копии должностных (рабочих) инструкций подлежат хранению 3 года (подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55).

 

Дополнительно по данной теме см.:

Порядок разработки, утверждения и хранения должностной инструкции в организации.

В каком отделе целесообразно хранить должностные инструкции работников: отделе кадров либо отделе, в котором работает работник?

В организации кроме должностных инструкций разрабатываются: рабочие инструкции, инструкции по охране труда для профессий и отдельных видов работ (услуг), технологические инструкции. Нужно ли понятие «должностные инструкции» понимать в широком смысле? Какие сроки хранения устанавливаются для вышеуказанных инструкций?

Как поступать с должностными инструкциями работников, помещенными в личные дела, поскольку срок хранения личных дел - 75 лет, должностных инструкций - 50 лет? Следует ли оставлять должностные инструкции в личных делах?

8. Пересмотр и внесение изменений и дополнений

Должностные (рабочие) инструкции в обязательном порядке подлежат корректировке в случаях:

• изменения организационной структуры;

• изменения штатного расписания;

• перераспределения функций (видов работ) между должностными лицами (рабочими) и подразделениями;

• изменений в законодательстве.

Порядок внесения изменений и дополнений аналогичен порядку разработки и согласования должностной (рабочей) инструкции.

 

внимание

Обратите внимание!

При возложении на работника обязанностей (работ), которые не входят в квалификационную характеристику его должности (профессии), это будет изменением существенных условий труда.

Руководитель организации вправе изменять существенные условия труда работника в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, предупредив об этом его письменно не позднее чем за 7 календарных дней (подп.3.2 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»).

 

Пересмотр должностных инструкций в организации целесообразно осуществлять один раз в 3 года в целях уточнения распределения обязанностей между работниками и проведения мероприятий по совершенствованию организации и повышению эффективности труда.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа, изменения в нее вносятся на основании приказа (распоряжения).

 

справочно

Справочно

Форма приказа о внесении изменений в должностную(ые) инструкцию(ии) установлена УСОРД.

 

Если должностная инструкция оформлена в виде приложения к трудовому договору, изменения в нее вносят в порядке, предусмотренном для трудового договора, - заключается дополнительное соглашение.

После внесения изменений в должностную инструкцию следует обязательно ознакомить с ними работника под подпись.

 

Дополнительно по данной теме см.:

Переименование должности: правовое основание и кадровые действия.

Порядок изменения должностных обязанностей.

В каких случаях необходимо вносить изменения в должностную инструкцию?

Кто может инициировать внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию?

В должностных инструкциях работников трудовая функция была прописана формально. После их пересмотра у большинства сотрудников существенно изменилась трудовая функция. Как отразить эти изменения в дополнительном соглашении? Требуется ли согласие работника на изменение трудовой функции в новой должностной инструкции?

Старшие медицинские сестры являются непосредственными руководителями практики учащихся медицинских учебных заведений, проходящих практику в учреждении здравоохранения. Необходимо ли в должностную инструкцию старшей медицинской сестры вносить пункт о том, что она является непосредственным руководителем практики учащихся (студентов)? И если да, то будет ли это являться изменением существенных условий труда?

На работу принимается электрогазосварщик ручной и дуговой сварки. Его рабочая инструкция может быть общего содержания (где расписаны все виды сварки) или конкретно по виду сварки?

С работником заключен трудовой контракт по должности «Системный администратор». В соответствии с доведенной должностной инструкцией ему поручено обслуживание оргтехники. В процессе работы, без заключения дополнительного соглашения к контракту и без изменения должностной инструкции, работнику поручена дополнительно работа по заправке тонером картриджей принтеров. Правомерны ли действия нанимателя в таком случае? Как правильно поступать нанимателю при поручении дополнительной работы по другой специальности?

Работник ушел в отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, имея контракт государственного служащего, к которому также была оформлена должностная инструкция с указанием перечня должностных обязанностей. Правомерно ли изменение должностных обязанностей (издана новая редакция должностной инструкции) государственному служащему без уведомления работника?

Приказ о внесении изменений и дополнений в должностную инструкцию секретаря (в связи с созданием сектора) (пример).

Приказ о внесении изменений в должностные инструкции работников кадровой службы (в связи с оптимизацией работы) (пример).

Приказ об утверждении должностных инструкций в новой редакции (пример).

Дополнительное соглашение к трудовому договору (изменение в должностной инструкции, являющейся приложением к договору) (пример).

 

01.12.2017

 

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

 

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»