Материал помещен в архив

10 ОТВЕТОВ НА ВОПРОСЫ ПО СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ СВОДНЫХ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ

Вопрос 1: Когда составляется годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения?

Ответ: Ежегодно.

Годовой раздел сводной описи дел должен быть составлен и утвержден в установленном порядке не позднее чем через 2 года после завершения дел делопроизводством (п.110 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

Вопрос 2: Сколько экземпляров годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения должно быть в организации?

Ответ: Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах, согласовывается центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) (ЦЭК (ЭК)) организации и утверждается руководителем организации (п.158 Правил работы архивов).

Вопрос 3: В каком случае составляется законченная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения?

Ответ: Если несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения имеют число заголовков дел, равное тысяче либо иной четырехзначной цифре (п.159 Правил работы архивов).

При формировании законченной описи дел следует учитывать, что все заголовки дел, составляющие один годовой раздел сводной описи, должны быть включены в одну законченную опись, при этом физический объем законченной описи вместе со справочным аппаратом к ней и листом-заверителем не должен превышать 250 листов.

Вопрос 4: Как составить справочный аппарат к сводной и законченной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения?

Ответ: Справочный аппарат к сводным описям дел временного (свыше 10 лет) хранения, как правило, не составляется.

При необходимости могут составляться оглавление и список сокращений в соответствии с требованиями пп.122 и 124 Правил работы архивов.

Оглавление составляется в том случае, если в годовом разделе описи имеются подразделы, выделены более мелкие группы дел, имеется справочный аппарат к разделу.

В оглавлении перечисляются:

• историко-архивная справка;

• список сокращений;

• названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;

• указатели.

Напротив каждого названия указываются номера листов описи.

Оглавление помещается в начале годового раздела сводной описи.

Список сокращений составляется, если в годовом разделе сводной описи используются сокращения, характерные для деятельности организации. Сокращения располагаются в алфавитном порядке, через знак «тире» указывается их расшифровка. Список сокращений помещается после историко-архивной справки.

Листы законченной описи и справочного аппарата к ней (кроме оглавления) нумеруются в валовом порядке в правом верхнем углу. Нумерация листов описи и справочного аппарата к ней - валовая (п.160 Правил работы архивов).

Вопрос 5: Как составляется итоговая запись к сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения?

Ответ: Итоговая запись составляется в конце годового раздела сводной описи, за последней описательной статьей. В итоговой записи цифрами и прописью указываются общее количество, первый и последний номера заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи, отражаются особенности нумерации заголовков дел (литерные и пропущенные номера).

Итоговая запись подписывается составителем и руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) с указанием их должностей и даты подписания (п.117 Правил работы архивов).

Пример В данный раздел описи внесено 67 (шестьдесят семь) дел с № 100 по № 166, в том числе: литерные номера: 89а, пропущенные номера: 112, 154.   Ведущий специалист 08.06.2016 Подпись О.Е.Коннова       Заведующая архивом 10.06.2016 Подпись М.И.Полозок

Каждое изменение объема дел в описи, если происходило их выбытие или поступление, отражается в итоговой записи к соответствующему разделу описи.

Пример В данный раздел описи включены дополнительно обнаруженные дела № 128а, 128б, 128в либо дела с № 112 по № 116 исключены из раздела описи. Основание: акт от 12.06.2016 № 3 «О необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны».

После этого оформляется новая итоговая запись к описи и проставляется подпись работника архива, вносящего запись.

При выбытии или отсутствии дел в графе «Примечание» описи напротив каждого выбывшего или отсутствующего дела проставляется отметка «выбыло» или «утрачено».

Вопрос 6: Каковы правила составления итоговой записи к законченной описи дел?

Ответ: К законченной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются титульный лист, общая итоговая запись и общая заверительная надпись.

Законченные описи дел, состоящие из годовых разделов сводных описей дел, должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом.

Пример В итоговой записи к первому годовому разделу описи указано: «В данный раздел описи внесено 85 (восемьдесят пять) дел с № 1 по № 85. Литерные номера: 2а, 10а. Пропущенные номера: 80, 82». Итоговая запись к последующему разделу описи содержит следующую информацию: «В данный раздел описи внесено 100 (сто) дел с № 185 по № 285. Литерные номера: 200а». Общая итоговая запись к законченной описи, состоящей из двух разделов, будет оформлена следующим образом: «Всего в опись включено 286 (двести восемьдесят шесть) дел с № 1 по № 285 за 1995-2000 годы. Литерные номера: 2а, 10а, 200а. Пропущенные номера: 80, 82».

Если опись состоит из одного раздела и она считается законченной, к ней составляется одна итоговая запись.

Каждое изменение объема дел в законченной сводной описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел, отражается в общей итоговой записи к законченной сводной описи дел (п.217 Правил работы архивов).

Вопрос 7: Как составляется лист-заверитель к годовому разделу описи дел?

Ответ: Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе и помещается в конце годового раздела сводной описи. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов годового раздела описи и справочного аппарата к нему, наличие литерных и пропущенных номеров листов. Лист-заверитель описи составляется и подписывается составителем годового раздела описи с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления (п.127 Правил работы архивов).

Лист-заверитель годового раздела сводной описи (пример)

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА
СВОДНОЙ ОПИСИ № 1в (Ф. № 2)

Всего в годовом разделе сводной описи дел пронумеровано 50 (пятьдесят) листов, в том числе:

литерные номера листов: 10а, 80а,

пропущенные номера листов: 34.

Вопрос 8: Каков порядок составления листа-заверителя к законченной описи дел?

Ответ: Лист-заверитель к законченной описи составляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к составлению листа-заверителя к годовому разделу сводной описи.

К законченной описи составляется общая заверительная надпись, в которой учитывается количество листов всех годовых разделов сводной описи и справочного аппарата (п.136 Правил работы архивов).

К законченной описи составляется общий лист-заверитель, при этом ранее составленные листы-заверители к годовым разделам сводной описи дел изымаются.

В заверительном листе к законченной описи дел фиксируются поступление, выбытие, объединение, расформирование дел со ссылкой на соответствующие документы.

Вопрос 9: Как правильно присваивать номера сводным описям дел временного (свыше 10 лет) хранения?

Ответ: Номера сводным описям (годовым разделам сводных описей) дел присваиваются в пределах каждого вида описи отдельно (часть восьмая п.217 Правил работы архивов).

Годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения присваивается самостоятельный номер по листу фонда, к которому добавляется условное обозначение «в» (п.154 Правил работы архивов).

Первому годовому разделу сводной описи фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи, при этом после номера каждого последующего годового раздела описи дел (до формирования законченной описи дел) в скобках указывается слово «продолжение».

Например, если первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения был присвоен номер «1», то первому годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения будет присвоен номер «1в», второму - «1в (продолжение)».

Вопрос 10: Как вносятся заголовки дел в годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения?

Ответ: Перед внесением заголовков дел в годовой раздел сводной описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации, производится полистный просмотр дел, при котором проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность группировки документов, включенных в дело, нумерация листов в деле, наличие и правильность оформления внутренней описи документов дела, наличие и правильность оформления заверительной надписи, качество подшивки или переплета дела. Также проверяется правильность систематизации и описания дел в описях дел структурных подразделений (п.112 Правил работы архивов).

Выявленные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях. При необходимости заголовки дел уточняются, дела расшиваются и переформировываются.

Названия подразделов и последовательность внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи определяются схемой систематизации дел фонда, устанавливаемой архивом организации.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи того года, в котором они были заведены. В конце годовых разделов сводной описи за последующие годы делаются ссылки на соответствующий годовой раздел. Например: «Документы за 2010 год см. также в разделе описи за 2009 год, дела № 10, 15».

Графы годового раздела сводной описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дел и указанными в описи дел структурного подразделения. Графа «Примечание» годового раздела сводной описи используется для оформления отметок о выбытии и передаче дел, наличии копий страхового фонда и фонда пользования, особенностях физического состояния дел и др.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, нумеруются в валовом порядке независимо от установленной схемы систематизации дел фонда. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается (п.116 Правил работы архивов).

Пример Если в первый годовой раздел описи были включены дела с № 1 по № 50, то во втором годовом разделе нумерация дел начнется с № 51.

Нумерация ведется в валовом порядке до тех пор, пока число заголовков дел годовых разделов или один годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры, после чего годовые разделы сводной описи считаются законченной сводной описью дел постоянного хранения.

Справочно Пример составления годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения можно найти здесь.

14.07.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года