Материал помещен в архив

УЧЕТ РАСХОДОВ НА ТЕЛЕФОННЫЕ РАЗГОВОРЫ ПРИ ЗАГРАНИЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

Ситуация Во время служебной командировки за границу работник пользовался телефоном за счет собственных средств. Стоимость услуг связи вписана в счет за гостиницу отдельной строкой, распечатка (номер телефона, на который осуществлен звонок) отсутствует. На авансовый отчет работника по командировке наложена резолюция руководителя «Оплатить в полном объеме». Можно ли учитывать расходы на возмещение телефонных разговоров при налогообложении прибыли? Возникают ли еще какие-либо объекты обложения возмещенной суммы?

Возмещение расходов при служебных командировках

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций.

Гарантии и компенсации при служебных командировках за границу устанавливаются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (ст.95 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ст.95 ТК внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь.

Возмещение «иных расходов»

Возмещение командированным работникам расходов по оплате услуг связи Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115), прямо не предусмотрено.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. действует постановление Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках». Комментарии см. здесь.

Инструкция № 115 предусматривает возмещение командированному работнику иных расходов, которые включают в себя:

• комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек, расходы по получению служебного паспорта гражданина Республики Беларусь, виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах (п.30);

• расходы по приобретению за границей горюче-смазочных материалов, оплате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту (часть третья п.32);

• расходы по оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств; ветеринарному и фитосанитарному контролю; мойке транспортных средств; услугам по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал); конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором; экологическим налогам и сборам; факсимильной связи; эвакуации транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей и других расходов, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок (часть четвертая п.32).

Однако, безусловно, во время заграничных командировок может возникать необходимость осуществления международных разговоров.

По решению нанимателя такие расходы могут возмещаться работнику как «другие расходы», но только в сумме фактических расходов на основе подтверждающих документов в оригинале.

При этом учет телефонных разговоров, в том числе в международном роуминге, связанных и (или) не связанных с предпринимательской деятельностью, осуществляется в порядке, установленном в организации.

Документами, позволяющими определить принадлежность произведенных расходов к личным либо производственным, могут служить детализированные отчеты операторов связи по телефонным звонкам.

Поскольку в рассматриваемой ситуации отсутствует детализированный отчет оператора связи, то счет на гостиницу с указанной суммой за услуги связи (без указания номера, на который осуществлен звонок), не может служить документом в оригинале по услугам связи.

Бухгалтерский учет услуг связи

Расходы на телефонные разговоры являются расходами на услуги связи.

Затраты на содержание управленческого персонала, затраты на информационные, аудиторские и другие услуги, другие аналогичные по назначению затраты учитываются в составе управленческих расходов и отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (п.28 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50, далее - Инструкция № 50).

Следовательно, расходы на услуги связи могут учитываться на счете 26.

В зависимости от того, в каком подразделении работает командированный работник, услуги связи могут учитываться на других счетах учета затрат, а именно: 20, 23, 25, 44, 29 на основании пп.8-12 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102 (далее - Инструкция № 102).

Вместе с тем поскольку в рассматриваемой ситуации документально невозможно определить, в производственных или личных целях осуществлялся разговор, то оплату услуг связи следует рассматривать как выплату в пользу работника.

Материальная помощь работникам и иные выплаты социального характера отражаются в составе прочих расходов по текущей деятельности на основании п.13 Инструкции № 102.

В бухгалтерском учете производится запись:

Подоходный налог с сумм возмещения стоимости телефонных разговоров

При оплате нанимателем плательщику расходов на служебные командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога с физических лиц:

• суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством;

• фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду (за исключением расходов по проезду на автомобилях-такси) к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения. При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога с физических лиц в пределах норм (размеров), установленных законодательством;

• иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы на командировки, оплачиваемые (возмещаемые) в соответствии с законодательством (часть четвертая подп.1.3 п.1 ст.163 Налогового кодекса Республики Беларусь, далее - НК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. НК изложен в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З. Вопросы уплаты подоходного налога с физических лиц рассмотрены в главе 18 новой редакции НК.

Поскольку в рассматриваемой ситуации нет документального подтверждения того, что телефонные разговоры произведены в производственных целях, сумма возмещения их стоимости признается доходом работника и подлежит обложению подоходным налогом.

На сумму исчисленного подоходного налога производится запись:

Сумма возмещения стоимости телефонных разговоров облагается страховыми взносами

Объектом для начисления взносов в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь (далее - бюджет фонда) являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных Перечнем выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115 (далее - Перечень № 115), но не выше четырехкратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы (абзац 2 ст.2 Закона Республики Беларусь от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2022 г. постановлением Совмина от 28.12.2021 № 763 постановление № 115 дополнено перечнем выплат, на которые не начисляются взносы на государственное социальное страхование, в том числе на профессиональное пенсионное страхование, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах». Комментарий см. здесь. С 21 января 2022 г. объект для начисления обязательных страховых взносов для работодателей и работающих граждан - выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных перечнем выплат, на которые не начисляются взносы на государственное социальное страхование, в том числе на профессиональное пенсионное страхование, в бюджет фонда и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белгосстрах, устанавливаемым Совмином, но не выше пятикратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы, если иное не установлено Президентом (абз.2 п.1 ст.4 Закона от 15.07.2021 № 118-З «О взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь»). Комментарии см. здесь.

Обратите внимание! В соответствии с подп.1.5 п.1 Указа Президента Республики Беларусь от 08.12.2014 № 570 «О совершенствовании пенсионного обеспечения» обязательные страховые взносы в бюджет фонда для работодателей и работающих граждан начисляются на указанные выплаты, не превышающие пятикратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 13 января 2017 г. коллизия нормативных актов, существовавшая в период с 01.01.2015 по 12.01.2017, устранена изменениями, внесенными Законом Республики Беларусь от 09.01.2017 № 14-З в абзац 2 ст.2 Закона № 138-XIII. С 2 июля 2017 г. Указ № 570 утратил силу Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2017 № 233 «О пенсионном обеспечении отдельных категорий граждан».

Объектом для начисления страховых взносов являются выплаты всех видов, начисленные в пользу лиц, подлежащих обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме предусмотренных Перечнем № 115 (п.2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 № 1297).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 21 января 2022 г. следует руководствоваться п.2 Положения № 1297 с учетом изменений, внесенных постановлением Совмина от 04.12.2021 № 694.

Страховые взносы не начисляются на суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с исполнением работниками трудовых обязанностей (п.6 Перечня № 115).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2019 г. в п.6 Перечня № 115 слово «среднемесячного» заменено словом «среднего» на основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 29.08.2019 № 575. С 1 сентября 2019 г. в п.2 Положения № 1297 внесены изменения на основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 29.08.2019 № 575.

Доход работника в виде оплаты за него услуг связи не приведен в Перечне № 115. Поэтому организация должна включать сумму возмещения оплаты телефонных разговоров в объект для начисления страховых взносов в бюджет фонда и Белгосстрах.

Отчисления на социальное страхование и обеспечение, взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белгосстрах, производимые за счет организации, отражаются по дебету тех счетов, на которых отражается начисление затрат на оплату труда и других выплат работникам, и кредиту счетов 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и 76-2 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» (пп.54, 59 Инструкции № 50).

В бухгалтерском учете производятся записи:

Учет расходов при налогообложении прибыли

При налогообложении прибыли не учитываются затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК (подп.1.6 п.1 ст.131 НК).

Следовательно, возмещенные работнику расходы на услуги связи, понесенные во время командировки, при налогообложении прибыли не учитываются.

В состав затрат, учитываемых при налогообложении, включаются обязательные страховые взносы в бюджет фонда и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисленные в порядке, установленном законодательством, на учитываемые в составе затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг) выплаты работникам, а также иным лицам по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг) (подп.2 10 п.2 ст.130 НК).

В случае если выплаты, от которых исчислены страховые взносы, не учитываются в составе затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и не связаны с производством и реализацией, страховые взносы следует учитывать в составе внереализационных расходов на основании подп.3.26⁶ п.3 ст.129 НК.

Сумма возмещения по решению руководителя расходов на услуги связи налогом на добавленную стоимость не облагается

Стоимость работ (услуг), приобретенных (оплаченных) плательщиком для своих работников, объектом налогообложения НДС не признается (подп.2.16 п.2 ст.93 НК).

Следовательно, в рассматриваемой ситуации при возмещении работнику стоимости телефонных разговоров, произведенных им в служебной командировке, объекта обложения НДС не возникает.

15.09.2016

Татьяна Сукристик, аудитор