СОТРУДНИК НАПРАВЛЕН В КОМАНДИРОВКУ: НЮАНСЫ ПРИ ВОЗМЕЩЕНИИ РАСХОДОВ И ОБЛОЖЕНИЯ ПОДОХОДНЫМ НАЛОГОМ В 2018 ГОДУ

Пример 1

Начальник отдела службы маркетинга организации с 12 по 14 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Прагу (Чешская Республика). Ему выдан аванс в евро, рассчитанный в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом руководителя организации, согласно которым нормы расходов за проживание вне места жительства (суточные) для руководителей структурных подразделений организации на 50 % превышают нормы, установленные законодательством Республики Беларусь.

С учетом ст.95 ТК организация вправе предусмотреть в локальном нормативном правовом акте более высокие нормы командировочных расходов по сравнению с нормами, предусмотренными законодательством.

Вместе с тем согласно абзацу 2 части третьей подп.1.3 п.1 ст.163 НК от подоходного налога могут быть освобождены только суммы суточных, выплачиваемых в пределах норм, установленных законодательством.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации суммы денежных средств, выданные работнику организации, в части расходов за проживание вне места жительства (суточные), превышающие установленные законодательством Республики Беларусь нормы, являются его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.

Пример 2

Работник коммерческой организации в марте 2018 г. направлен в служебную командировку на 3 дня в г. Ярославль (Российская Федерация). По возвращении из командировки ему сверх норм суточных, установленных законодательством, согласно представленным подтверждающим документам нанимателем возмещены расходы по аренде автотранспортных средств для передвижения в пределах пункта командирования.

Согласно п.12 Инструкции № 115 транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.

В рассматриваемом случае сумма расходов по аренде автотранспортных средств для передвижения в пределах пункта командирования возмещена сверх установленных постановлением № 7 норм, поэтому она признается доходом физического лица, подлежащим обложению подоходным налогом.

Пример 3

Работник торговой организации (находится в г. Пинске) 12 марта 2018 г. направлен в однодневную служебную командировку для участия в совещании в головной организации, находящейся в г. Минске. Принимающая сторона в день проведения данного мероприятия обеспечивает командированного работника двухразовым питанием.

Работнику до отъезда в служебную командировку выдан аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, и суточных в размере 3,50 руб.

В соответствии с подп.4.3 п.4 Инструкции № 35, если командированному работнику принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, суточные выплачиваются в размере 50 % от установленной нормы.

С учетом того что принимающая сторона в день проведения совещания обеспечила командированного работника двухразовым питанием, сумма излишне выданных ему суточных составит 1,75 руб.

Указанная сумма превысила соответствующие нормы, установленные постановлением № 48, поэтому она признается доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом (при условии, что работник в установленные сроки не возместил ее или она не удержана из его заработной платы).

Пример 4

Работник организации (находится в г. Орше) с 12 по 14 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Гомель. По возвращении он представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему командировочным удостоверением и электронными билетами на междугородный маршрутный автобус регулярного сообщения, содержащими все необходимые реквизиты, самостоятельно распечатанными из сети Интернет на листе бумаги.

В соответствии с частью первой п.47¹ Правил автомобильных перевозок пассажиров, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 № 972, при выполнении автомобильных перевозок пассажиров в регулярном сообщении может применяться электронный билет, в котором информация об автомобильной перевозке пассажира представляется в электронно-цифровой форме. Реализация электронных билетов осуществляется посредством информационных систем, позволяющих обеспечить прямой доступ к базе данных расписаний движения автобусов по маршрутам, наличия свободных мест и иной информации об условиях автомобильной перевозки в регулярном сообщении.

При оформлении электронного билета ему автоматически присваивается номер, по которому осуществляется учет использования данного электронного билета. В электронном билете указываются фамилия и собственное имя пассажира (часть вторая п.47¹ вышеназванных Правил).

То есть электронная регистрация гарантирует, что билет будет использован определенным лицом. Однако следует учитывать, что электронные билеты принимаются к возмещению в совокупности с иными документами, подтверждающими нахождение работника в командировке (приказ на командирование, счет на проживание в гостинице и т. д.).

Таким образом, в данной ситуации предъявленные работником электронные билеты в совокупности с другими обосновывающими расходы на командировочные цели документами являются основанием для возмещения ему расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 12 октября 2018 г. Правила № 972 изложены в новой редакции на основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31.08.2018 № 636. Согласно частям одиннадцатой и двенадцатой п.27 новой редакции Правил № 972 при выполнении автомобильных перевозок пассажиров в регулярном сообщении может применяться электронный билет, в котором информация об автомобильной перевозке пассажира представляется в электронно-цифровой форме. Реализация электронных билетов осуществляется посредством информационных систем продажи билетов. При оформлении электронного билета ему автоматически присваивается номер, по которому осуществляется учет использования данного электронного билета. В электронном билете могут указываться фамилия и собственное имя пассажира. При оформлении электронного билета пассажиру по его требованию должен быть выдан билет.

Пример 5

Заместитель руководителя организации с 12 по 15 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Вену (Австрийская Республика). После возвращения из командировки он 16 марта 2018 г. представил отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы на проезд к месту командирования и обратно железнодорожным транспортом в вагоне «СВ».

В соответствии с абзацем 2 части первой подп.11.1.1 п.11 Инструкции № 115 командированному работнику по общему правилу расходы на проезд до места командирования и обратно возмещаются по тарифу 2-го класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на железнодорожном транспорте - «купе», на пассажирских судах - туристического класса).

Вместе с тем в части третьей подп.1.3 п.1 ст.163 НК установлено, что от подоходного налога с физических лиц освобождаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду (за исключением расходов по проезду на автомобилях-такси) к месту служебной командировки и обратно.

Таким образом, в данной ситуации с учетом указанной нормы сумма превышения стоимости билета в вагоне «СВ» над стоимостью билета в вагоне «купе» не является для работника его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.

Пример 6

Работник организации (находится в г. Оршу) 12 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Витебск. В связи со срочностью ему возмещены расходы по проезду к месту командирования на автомобиле-такси.

В соответствии с частью третьей подп.1.3 п.1 ст.163 НК от подоходного налога с физических лиц освобождаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду (за исключением расходов по проезду на автомобилях-такси) к месту служебной командировки и обратно.

Таким образом, доходы в виде возмещения нанимателем расходов работника по оплате проезда в пределах места служебной командировки на автомобиле-такси подлежат налогообложению подоходным налогом;

Пример 7

Работник организации (находится в г. Бресте) с 12 по 13 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Бобруйск. По возвращении из служебной командировки он 14 марта 2018 г. представил авансовый отчет без документов, подтверждающих фактические расходы по оплате проезда на междугородном автобусе, в связи с их утерей.

С учетом положений подп.4.1 п.4 Инструкции № 35 нанимателем расходы по проезду к месту командирования и обратно возмещены работнику в размере минимальной стоимости проезда, рассчитанной исходя из рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь и тарифа за 1 км проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса.

В рассматриваемой ситуации возмещаемые работнику расходы по проезду до места командирования и обратно освобождаются от подоходного налога.

Пример 8

Работник организации с 12 по 13 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Вильнюс (Литовская Республика). По возвращении он 14 марта 2018 г. представил авансовый отчет без документов, подтверждающих фактические расходы по оплате проезда, в связи с их утерей. При этом вместо оригинала проездного документа он представил справку организации, выдавшей билет и осуществившей перевозку.

Согласно п.13 Инструкции № 115 расходы на проезд возмещаются при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т. д.).

В указанном случае при наличии письменного подтверждения организации, выдавшей билет и осуществившей перевозку работника, направленного в служебную командировку, сумма возмещения расходов по проезду до места командирования и обратно в пределах фактически произведенных расходов освобождается от подоходного налога с физических лиц.

Пример 9

Руководитель организации с 12 по 13 марта 2018 г. находился в служебной командировке в г. Киеве (Украина). По возвращении он 14 марта 2018 г. представил авансовый отчет с приложенным счетом из гостиницы (1 сутки). Согласно этому счету проживание в гостинице в сутки составило в эквиваленте 148 долл. США. Руководителю возмещена вся сумма проживания.

Согласно постановлению № 7 предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки в г. Киеве составляет до 120 долл. США.

Вместе с тем с учетом абзаца 3 подп.1.3 п.1 ст.163 НК сумма превышения норм оплаты по найму жилого помещения в размере 28 долл. США (148 - 120) не является для руководителя его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.

Пример 10

Работник организации с 12 по 13 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Клайпеду (Литовская Республика). По возвращении он 14 марта 2018 г. представил авансовый отчет, согласно которому сутки проживания в гостинице стоили 100 евро. При этом документы, подтверждающие расходы на проживание (счет гостиницы), он не представил в связи с утерей.

Согласно п.14 Инструкции № 115 возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

При командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом работникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов может осуществляться в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем (части первая, вторая п.16 Инструкции № 115).

Таким образом, при непредставлении командированным работником документов в оригинале (квитанций, счетов, чеков и др.), подтверждающих расходы по проживанию в гостинице, наниматель вправе возместить ему расходы по найму жилого помещения только в пределах норм, определенных п.16 Инструкции № 115.

Для г. Клайпеды (Литовская Республика) постановлением № 7 предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения установлена в размере до 90 евро в сутки.

На основании изложенного, если работник организации не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то освобождению от подоходного налога с физических лиц подлежит лишь часть этой суммы в размере, установленном нанимателем, но не более 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Остальная сумма подлежит обложению подоходным налогом (при условии, что в установленные законодательством сроки в организацию не сданы неизрасходованные остатки этих сумм и нанимателем эта сумма не удержана с работника).

Пример 11

Работник организации с 12 по 13 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Новополоцк. До отъезда в служебную командировку ему выдан аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения в размере 50 руб. (за одну ночь) и суточных в размере 14 руб. (по 7 руб. за каждый день командировки). По возвращении из командировки работник 14 марта 2018 г. представил авансовый отчет. При этом документы, подтверждающие расходы на проживание (счет гостиницы), он не представил в связи с утерей.

Согласно подп.4.1 и 4.2 п.4 Инструкции № 35 командированному работнику возмещаются расходы:

• по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Подлежит возмещению стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа;

• по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более, а с разрешения нанимателя - в номерах высшей категории), кроме случаев, указанных в подп.4.2¹ п.4 Инструкции № 35. Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них.

Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Постановлением № 48 размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь, установлен в размере 2,50 руб. в сутки.

Таким образом, в данной ситуации излишне выплаченная сумма расходов по найму жилого помещения составит 47,50 руб. (50 - 2,50).

Так как указанная сумма превысила соответствующие нормы, установленные законодательством, она признается доходом работника и подлежит обложению подоходным налогом (при условии, что работник в установленные сроки не возместил ее или она не удержана из его заработной платы).

Пример 12

Работник организации с 12 по 14 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Могилев. По возвращении он 15 марта 2018 г. в бухгалтерию представил авансовый отчет об израсходованных суммах вместе с подтверждающими документами, включая документы по оплате проживания в гостинице и отдельный счет на оплату услуг по пользованию сейфом в номере на сумму 7 руб.

Согласно подп.4.6 п.4 Инструкции № 35 при служебных командировках в пределах Республики Беларусь могут быть возмещены произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы по оплате:

• провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза;

• проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам;

• платных стоянок;

• услуг связи;

• стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей.

Перечень расходов, подлежащих возмещению командированному работнику при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, закрепленный в Инструкции № 35, является закрытым.

В связи с тем что нормами Инструкции № 35 не предусмотрено отдельное возмещение работнику расходов по оплате услуг по пользованию сейфом в номере гостиницы, их стоимость является доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом.

С учетом того что в рассматриваемой ситуации указанные расходы работника не связаны с исполнением им трудовых обязанностей, организация при исчислении подоходного налога вправе применить льготу, установленную подп.1.19 п.1 ст.163 НК.

Пример 13

Работник организации с 12 по 13 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Брянск (Российская Федерация) на автотранспорте нанимателя. По возвращении работник 14 марта 2018 г. представил в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) в иностранной валюте с приложенными квитанциями, счетами по произведенным за границей расходам, в том числе по оплате стоянки.

В соответствии с частью третьей п.32 Инструкции № 115 при следовании работников по утвержденному маршруту к месту командировки и обратно на автотранспорте нанимателя им выдаются авансы в иностранной валюте на расходы за границей по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту.

Возмещение указанных расходов производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале (часть четвертая п.32 Инструкции № 115).

В рассматриваемой ситуации работник оплатил стоянку служебного автомобиля за счет денежных средств, полученных под отчет на иные цели. При этом на платной стоянке, оплаченной за счет средств организации, физическое лицо разместило не личный, а служебный автомобиль.

Следовательно, при представлении нанимателю отчета об израсходовании выданных под отчет на иные цели денежных средств и документов, подтверждающих фактическую оплату стоянки служебного автомобиля, стоимость такой стоянки не является доходом работника и не подлежит обложению подоходным налогом.

Пример 14

Работник организации с 12 по 13 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Лиду. По возвращении он 14 марта 2018 г. в бухгалтерию представил авансовый отчет об израсходованных суммах вместе с подтверждающими документами, включая счет гостиницы с включенной в него стоимостью завтрака.

Так как подп.4.6 п.4 Инструкции № 35 при направлении работника в командировку в пределах Республики Беларусь предусмотрено возмещение работнику с разрешения или ведома нанимателя стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей, такая выплата освобождается от подоходного налога с физических лиц.

Пример 15

Организация, оказывающая туристические услуги, в марте 2018 г. направила своих работников в г. Москву (Российской Федерация) для участия в международной выставке туризма и отдыха. В расходы организации помимо расходов по проезду, на питание и проживание вошла оплата стоимости билетов на посещение указанного мероприятия.

Пунктом 30 Инструкции № 115 определены порядок возмещения командированному работнику и перечень иных расходов, подлежащих возмещению работнику.

Так, к иным расходам относятся комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек, расходы по получению служебного паспорта гражданина Республики Беларусь, виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, а также расходы, предусмотренные в пп.31, 32 Инструкции № 115. Таким образом, стоимость входных билетов на подобное мероприятие в качестве расходов, обязательных к возмещению, Инструкцией № 115 не предусмотрена.

Вместе с тем, так как эти расходы напрямую связаны с целью служебной командировки и с деятельностью организации, они могут быть возмещены работнику по решению нанимателя на основании оригиналов подтверждающих документов.

Пример 16

По решению общего собрания акционеров (ОАО находится в г. Могилеве) в марте 2018 г. члену совета директоров, проживающему в г. Бобруйске (не является работником общества), на основании подтверждающих документов компенсированы затраты на проезд и проживание в связи с участием в заседаниях не по месту жительства.

В отношении указанной компенсации применяется освобождение от подоходного налога в соответствии с частями третьей и четвертой подп.1.3 п.1 ст.163 НК.

Пример 17

В строительную организацию (заказчик), находящуюся в г. Минске, в марте 2018 г. по договору подряда в составе бригады принят гражданин (подрядчик), не являющийся индивидуальным предпринимателем, для выполнения электромонтажных работ в строящемся объекте, расположенном в Минском районе.

Организация (заказчик) согласно представленным данным физическим лицом документов компенсирует его расходы на проезд и проживание в этом городе в период выполнения работ в соответствии с нормами, установленными законодательством Республики Беларусь, при направлении работников в служебные командировки.

В приведенной ситуации расходы возмещаются организацией лицу, не состоящему с ней в трудовых отношениях.

В связи с этим указанная компенсация не является возмещением командировочных расходов и не может быть освобождена от подоходного налога по основанию, предусмотренному подп.1.3 п.1 ст.163 НК. Указанная компенсация также не предусмотрена иными законодательными актами и постановлениями Совета Министров Республики Беларусь.

В случае если такая компенсация выплачивается в виде материальной помощи, то при ее налогообложении организация (заказчик) вправе применить льготу, предусмотренную абзацем 3 части первой подп.1.19 п.1 ст.163 НК, согласно которому с учетом Указа Президента Республики Беларусь от 25.01.2018 № 29 «О налогообложении» от подоходного налога с физических лиц освобождаются доходы, не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей, в том числе в виде материальной помощи, подарков и призов, оплаты стоимости путевок (за исключением путевок, указанных в подп.1.10¹ п.1 ст.163 НК), получаемые от организаций и индивидуальных предпринимателей, за исключением доходов, полученных от профсоюзных организаций, не являющихся для получателя дохода местом основной работы (службы, учебы), в размере, не превышающем 122 руб., от каждого источника в течение налогового периода.

Пример 18

Торговая организация по приглашению иностранной организации с 12 по 15 марта 2018 г. для участия в семинаре направила своего работника в служебную командировку в г. Москву (Российская Федерация). Согласно приглашению иностранная организация - принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием и транспортом (без выплаты ему иностранной валюты на личные расходы).

В связи с этим согласно части третьей п.25 Инструкции № 115 организацией (направляющей стороной) командированному работнику выплачены суточные в размере 15 % от установленной нормы.

Таким образом, с учетом подп.2.23 п.2 ст.153 НК доходы, полученные работником торговой организации в размере стоимости питания и проезда, оплаченных принимающей стороной, не признаются объектом обложения подоходным налогом.

Пример 19

Организация, оказывающая медицинские услуги, планирует в апреле 2018 г. направить своего сотрудника в служебную командировку в г. Мюнхен (Федеративная Республика Германия) для участия в конференции. В связи с необходимостью наличия страхового полиса по договору страхования от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу при получении в посольстве визы организация со страховой компанией заключила договор добровольного страхования этого работника по указанному виду страхования и уплатила страховой взнос в размере 7 руб.

С учетом положений подп.1.3 п.1 ст.158 НК сумма страхового взноса по договору добровольного страхования от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, оплаченная нанимателем за своего сотрудника при направлении его в служебную командировку в Федеративную Республику Германия, не является для него доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.

Пример 20

Руководитель организации с 12 по 13 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Баку (Азербайджанская Республика).

Согласно постановлению № 7 предельная норма возмещения расходов за проживание (суточных) в Азербайджанской Республике для работников, направляемых в краткосрочные командировки, составляет 50 долл. США.

Вместе с тем в соответствии с положением о командировках, утвержденным в организации, для ее руководства размер возмещения расходов за проживание вне места жительства (суточных) установлен в размере, на 70 % превышающем нормы, установленные законодательством Республики Беларусь.

В связи с этим руководителю организации выплачены суточные в размере, на 70 % превышающем установленные законодательством нормы.

С учетом положений подп.1.3 п.1 ст.163 НК от подоходного налога могут быть освобождены только суммы суточных, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством. Сумма, превышающая указанные нормы, является доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (часть первая ст.91 ТК). При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику связанные со служебной командировкой расходы, в том числе за проживание вне места жительства (суточные) (часть вторая ст.95 ТК).

Согласно подп.1.19 п.1 ст.163 НК от подоходного налога с физических лиц освобождаются доходы, не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей, в том числе в виде материальной помощи, подарков и призов, оплаты стоимости путевок (за исключением путевок, указанных в подп.1.10¹ п.1 ст.163 НК, получаемые от:

• организаций и индивидуальных предпринимателей, являющихся местом основной работы (службы, учебы), в том числе пенсионерами, ранее работавшими в этих организациях и у индивидуальных предпринимателей, - в размере, не превышающем 1 847 руб., от каждого источника в течение налогового периода (за исключением доходов, указанных в подп.1.19¹ п.1 ст.163 НК);

• иных организаций и индивидуальных предпринимателей, за исключением доходов, указанных в подп.1.26 п.1 ст.163 НК, - в размере, не превышающем 122 руб., от каждого источника в течение налогового периода.

С учетом того что возмещение работнику расходов за проживание вне места жительства (суточные) связано с исполнением им трудовых обязанностей, применение в рассматриваемой ситуации нормы подп.1.19 п.1 ст.163 НК при исчислении подоходного налога неправомерно.

Пример 21

Работник организации с 12 по 13 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Брест. По возвращении он 14 марта 2018 г. представил в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах вместе с подтверждающими документами, в том числе документы по оплате проживания в гостинице и отдельный счет за пользование спортивным залом, находящимся в этой гостинице.

Согласно подп.4.6 п.4 Инструкции № 35 при служебных командировках в пределах Республики Беларусь могут быть возмещены произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы по оплате:

• провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза;

• проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам;

• платных стоянок;

• услуг связи;

• стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей.

Перечень расходов, подлежащих возмещению командированному работнику при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, закрепленный в Инструкции № 35, является закрытым.

Таким образом, при возмещении с разрешения или ведома нанимателя работнику, направленному в служебную командировку, расходов за пользование спортивным залом такие выплаты подлежат обложению подоходным налогом.

С учетом того что в рассматриваемой ситуации указанные расходы работника не связаны с исполнением им трудовых обязанностей, организация при исчислении подоходного налога вправе применить льготу, установленную подп.1.19 п.1 ст.163 НК.

Пример 22

Работник организации с 12 по 13 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Солигорск. Наниматель ему выдал наличными аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, суточных, а также расходов по найму жилого помещения в размере 90 руб.

По возвращении из командировки работник не отчитался за полученный аванс и не возвратил денежные средства нанимателю. При этом в установленный срок наниматель не принял распоряжение об удержании у работника выданного аванса.

Согласно п.8 Инструкции № 35 командированные работники, получившие денежные средства под отчет, в том числе с использованием корпоративной (личной) банковской платежной карточки, на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны представить в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства в сроки, установленные законодательством.

Так, работник, получивший наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений юридического лица, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, представляющие отчет в бухгалтерскую службу юридического лица, - не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (часть первая п.40 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 января 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 20.12.2023 № 472. Комментарий см. здесь.

При этом возврат неизрасходованных сумм денежных средств осуществляется в сроки, установленные для представления отчета об израсходованных суммах, за исключением случаев, установленных в п.1 части второй ст.107 ТК (часть первая п.41 вышеназванной Инструкции).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации неиспользованные суммы работник должен был возвратить не позднее 16 марта 2018 г.

До 16 апреля 2018 г. (включая этот день), то есть в течение 1 месяца со дня истечения срока возврата денежных средств, наниматель имел право издать распоряжение на удержание из доходов работника задолженности по командировке.

Так как неиспользованную сумму аванса работник не возвратил и в течение 1 месяца со дня представления авансового отчета из его заработной платы она не была удержана, организация согласно подп.1.12¹ п.1 ст.172 НК при исчислении подоходного налога должна включить данную сумму в доходы мая 2018 г.

Пример 23

Заместитель руководителя организации с 12 по 13 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Жлобин. Ему выданы суточные в размере 21 руб. (рассчитаны в соответствии с положением о командировках, утвержденным в организации, согласно которому нормы расходов за проживание вне места жительства (суточные) для руководства организации на 50 % превышают нормы, установленные законодательством Республики Беларусь). 14 марта 2018 г. он в бухгалтерию организации представил авансовый отчет.

С учетом ст.95 ТК организация вправе предусмотреть в локальном нормативном правовом акте более высокие нормы командировочных расходов по сравнению с нормами, предусмотренными законодательством.

Вместе с тем согласно части третьей подп.1.3 п.1 ст.163 НК от подоходного налога могут быть освобождены только суммы суточных, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством.

Постановлением № 48 за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов суточные установлены в размере 7 руб. в сутки.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации суммы денежных средств, выданные работнику организации, в части расходов за проживание вне места жительства (суточные), превышающие установленные законодательством Республики Беларусь нормы (7 руб. в сутки), являются его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.

Согласно подп.1.12 п.1 ст.172 НК дата фактического получения дохода при направлении плательщика в служебную командировку определяется как день составления таким плательщиком авансового отчета об израсходованных суммах в служебной командировке.

Следовательно, сумму в размере 7 руб. (21 - (7 + 7)) необходимо включить в доходы этого работника за март 2018 г.

Пример 24

Работник организации с 12 по 13 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Краков (Республика Польша). По возвращении он 14 марта 2018 г. в бухгалтерию представил авансовый отчет об израсходованных суммах вместе с подтверждающими документами.

Расходы в рамках командировки работник осуществлял за счет наличной иностранной валюты (евро), полученной под отчет в размере норм, установленных в организации. При этом сумма расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных), выплаченная работнику (согласно положению о командировании, утвержденному в организации), на 50 евро превышает нормы, установленные постановлением № 7.

В рассматриваемой ситуации с учетом положений подп.1.3 п.1 ст.163 НК сумма денежных средств, выплаченная работнику под отчет на служебную командировку в части превышения норм, установленных законодательством, в размере 50 евро является его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.

В соответствии с подп.1.12 п.1 ст.172 НК дата фактического получения дохода при направлении плательщика в служебную командировку определяется как день составления плательщиком авансового отчета об израсходованных суммах в служебной командировке.

Таким образом, согласно п.6 ст.156 НК в целях определения дохода, подлежащего обложению подоходным налогом, сумму, превышающую определенную исходя из норм расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных), установленных постановлением № 7, следует пересчитать по официальному курсу, установленному Национальным банком Республики Беларусь, на дату составления плательщиком авансового отчета об израсходованных суммах в служебной командировке, то есть на 14 марта 2018 г.