Материал помещен в архив

ВОПРОС: В организации длительное время не оформлялись документы, предусмотренные трудовым законодательством: контракты, личные карточки, личные листки по учету кадров, приказы и пр.

Как восстановить кадровое делопроизводство? Каким числом должны быть датированы и кем подписаны (в случае смены руководителей, ответственных сотрудников и т. д.) восстанавливаемые документы?

ОТВЕТ: Трудовое законодательство Республики Беларусь, законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства не предусматривают таких процедур, как «восстановление делопроизводства» или «восстановление документов».

Документы должны быть оформлены в установленные сроки, подписаны уполномоченными должностными лицами. Датой документов является дата их подписания (за исключением протоколов, постановлений и решений).

Трудовой договор должен быть заключен между нанимателем и работником в письменной форме и подписан сторонами (то же требование должно применяться и в отношении контрактов, так как контракт является разновидностью трудового договора) (ст.18 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее - ТК).

Исходя из положений ст.20 ТК наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Следовательно, трудовой договор должен быть заключен (оформлен и подписан) до фактического допущения работника к работе. В то же время фактическое допущение уполномоченным должностным лицом нанимателя работника к работе должно быть письменно оформлено не позднее 3 дней после предъявления требования работника, профсоюза исходя из сложившихся условий (ст.25 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ст.18 и 25 ТК внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь.

Таким образом, трудовой договор (контракт) должен быть заключен не позднее 3 дней со дня начала исполнения работником своих обязанностей.

После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя, который объявляется работнику под подпись.

Приказами оформляются также иные трудовые отношения между работником и нанимателем и их изменения (перевод на другую работу, увольнение, командирование, предоставление отпуска, премирование, наложение дисциплинарных взысканий и др.). Указанные разновидности приказов в законодательстве получили обобщенное название «приказы по личному составу».

Требования к составлению и оформлению приказов, в том числе по личному составу, содержатся в пп.93, 98-101 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Датой приказа является дата его подписания.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.93 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Таким образом, сложившаяся и описанная в вопросе ситуация является нарушением установленных законодательством норм, и, следовательно, законодательство не содержит нормативных предписаний ее возможного разрешения.

По мнению автора, если в организации трудовые договоры (контракты) между нанимателем и работниками не были своевременно оформлены, подписаны и зарегистрированы, то письменно оформить их необходимо со дня обнаружения соответствующего нарушения. С учетом того, что датой документа, в том числе трудового договора (контракта), является дата его подписания, трудовые договоры (контракты) должны быть датированы соответствующим днем. Подписаны такие документы должны быть работниками и лицами, уполномоченными на их подписание, в день подписания.

Это не исключает того, что датой начала трудовых отношений, указанной в трудовом договоре (контракте), согласно ст.25 ТК будет являться дата фактического допущения работника к работе. Поэтому приказы по личному составу также должны быть подписаны лицами, уполномоченными на их подписание, в день подписания.

Обратите внимание! Оформление и подписание трудовых договоров (контрактов), приказов, иных документов задним числом может быть расценено как фальсификация документов.

Аналогичным образом должен решаться вопрос с оформлением личных карточек и личных дел работников, в которые включаются личные листки по учету кадров.

Нормативные правовые акты не содержат норм, устанавливающих конкретные сроки их оформления. Поэтому личные карточки и личные дела должны быть заведены на работников в возможно кратчайшие сроки со дня установления факта необходимости их оформления.

Следует отметить, что понятие «восстановление подлинников» может применяться в отношении определенных видов специальной документации.

Например, в отношении конструкторской документации соответствующая процедура предусмотрена межгосударственным стандартом ГОСТ 2.501-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения». Согласно разделу 8 указанного стандарта подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены; восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника и т. д.

29.03.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела