Материал помещен в архив

ВОПРОС: В личном деле находится девять документов на 10 листах (так как личный листок по учету кадров - на двух листах).

Как правильно это отразить во внутренней описи документов личного дела: «Итого: 10 (десять) листов документов» или «Итого: 9 (девять) документов»? Какое количество листов выносится на обложку такого личного дела (прибавляется ли лист-заверитель)?

ОТВЕТ: Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела. На обложку дела выносятся только сведения о количестве листов дела.

К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись (п.186 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.186 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

В этом же пункте содержатся требования к заполнению и оформлению внутренней описи, которые распространяются в том числе и на личные дела.

Аналогичные, но более развернутые требования к заполнению и оформлению внутренней описи содержатся в пп.78 и 79 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил и ниженазванные приложения 10 и 11 к Правилам исключены постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Форма внутренней описи документов личного дела установлена в приложении 1 к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться приложением 1 к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Форма внутренней описи документов личного дела аналогична общей форме внутренней описи документов дела, установленной в приложении 13 к Инструкции по делопроизводству и приложении 10 к Правилам. Исключение составляет лишь измененное место расположения сведений в графах 2 и 4, а также наличие во внутренней описи личного дела дополнительной графы «Дата включения документа в личное дело».

В конце внутренней описи, в том числе внутренней описи документов личного дела, предусмотрено как отражение количества документов, включенных в личное дело и, соответственно, внесенных во внутреннюю опись, так и количество листов внутренней описи.

Сведения о количестве включенных во внутреннюю опись документов составляют итоговую запись к внутренней описи (записываются цифрами и прописью).

Обратите внимание! В части третьей п.78 Правил содержится смысловая неточность, предусматривающая отражение в итоговой записи количества включенных в дело листов документов, а не документов. Такая же неточность изначально присутствовала и в п.186 Инструкции по делопроизводству, однако была исправлена при внесении изменений и дополнений постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.12.2014 № 240.

Следовательно, в итоговой записи к внутренней описи документов дела, в том числе личного дела, должно указываться количество включенных в дело и внесенных во внутреннюю опись документов. Вносимые во внутреннюю опись документы нумеруются по порядку в графе 1.

В отличие от других дел, к которым внутренняя опись составляется после завершения дела делопроизводством, внутренняя опись к личным делам составляется в процессе ведения личного дела, то есть включение в личное дело нового документа сразу же отражается во внутренней описи.

Ниже итоговой записи к внутренней описи указываются сведения о количестве листов внутренней описи (также записываются цифрами и прописью).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела (часть первая п.185 Инструкции по делопроизводству и часть первая п.76 Правил).

Следовательно, в конце внутренней описи документов личного дела должны быть сделаны как итоговая запись о количестве включенных в дело и внесенных во внутреннюю опись документов, так и о количестве листов внутренней описи.

Пример Итого 9 (девять) документов. Количество листов внутренней описи 1 (один).

Указанные сведения оформляются после окончания ведения личного дела в процессе его полного оформления при подготовке к передаче на хранение в архив организации (то есть перед включением в опись дел структурного подразделения, по которой эта передача будет производиться).

Сведения о количестве листов дела (без учета количества листов внутренней описи) отражаются в листе-заверителе дела, форма которого установлена в приложении 14 к Инструкции по делопроизводству и приложении 11 к Правилам.

Количество листов внутренней описи в листе-заверителе дела записывается отдельно и указывается ниже сведений о количестве листов дела.

Пример В деле подшито и пронумеровано 10 (десять) листов. + 1 (один) лист внутренней описи.

При этом лист, сложенный пополам и подшитый за середину (личный листок по учету кадров), нумеруется в деле как два листа (часть вторая п.185 Инструкции по делопроизводству и подп.77.2 п.77 Правил).

На обложку дела выносятся только сведения о количестве листов дела. Это означает, что количество листов внутренней описи на обложке дела не указывается вовсе - ни отдельно от листов дела, ни в сумме с количеством листов дела. Лист-заверитель к количеству листов дела также не добавляется.

29.03.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела