Материал помещен в архив

КОМАНДИРОВКА НЕ СОСТОИТСЯ: ВОЗВРАЩАЕМ ПРИОБРЕТЕННЫЕ ПРОЕЗДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

В процессе деятельности практически у всех организаций возникает необходимость выполнения работниками определенной работы, решения производственных и иных вопросов вне места их постоянной работы. В этом случае наниматель направляет работника в служебную командировку. При этом проездные документы (билеты), как правило, приобретаются предварительно как по наличному, так и по безналичному расчету.

Вместе с тем иногда командировки отменяются, и возникает необходимость возврата ранее приобретенных билетов.

При возврате билетов плата за их предварительную продажу не возвращается, также удерживается определенная сумма комиссии, размер которой зависит в том числе от срока возврата билета.

Возникает вопрос: как отражать в бухгалтерском и налоговом учете расходы, связанные с возвратом билетов?

Возмещение стоимости проезда при командировках

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (часть первая ст.91 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее - ТК).

Направление работника в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (часть первая ст.93 ТК), в котором указываются:

• фамилия, имя и отчество командируемого работника, его должность (профессия);

• наименование структурного подразделения, в котором числится работник (при его наличии);

• место командировки;

• срок поездки;

• цель поездки.

Гарантии и компенсации при служебных командировках установлены ст.95 ТК.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ст.95 ТК внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Закреплено, что порядок и размеры возмещения расходов, гарантии и компенсации при служебных командировках как в пределах Республики Беларусь, так и за границу устанавливаются Правительством Республики Беларусь.

В частности, при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35).

Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 октября 2019 г. постановление № 115 на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 20.09.2019 № 45 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее - постановление № 176). Комментарии см. здесь. С 28 января 2020 г. постановление № 35 на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 22.11.2019 № 68 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением № 176. Комментарии см. здесь.

Справочно Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7. Размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 11 октября 2019 г.  постановления № 7 и № 48 на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 27.09.2019 № 52 утратили силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением № 176. Комментарии см. здесь.

При служебных командировках за границу командированному работнику возмещаются расходы по проезду воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом до места командирования и обратно (подп.11.1 п.11 Инструкции № 115).

Расходы на проезд возмещаются при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т. д.) (п.13 Инструкции № 115).

В случае отмены служебной командировки по независящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, бронированию мест в гостиницах, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании документов, подтверждающих расходы в соответствии с законодательством (п.30 Инструкции № 115).

При служебных командировках в пределах Республики Беларусь командированному работнику возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Подлежит возмещению стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа.

Расходы по проезду транспортом общего пользования регулярного сообщения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту подлежат возмещению на основании подлинных проездных документов (части первая и вторая подп.4.1 п.4 Инструкции № 35).

В случае отмены служебной командировки по независящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению (часть шестая подп.4.1 п.4 Инструкции № 35).

Возмещение расходов на проезд при служебных командировках производится, как правило, двумя способами:

1) проездные документы приобретаются централизованно и выдаются командированным работникам перед выездом в командировку;

2) командированному работнику выдается аванс на командировочные расходы, и проездной документ приобретает непосредственно работник.

Бухгалтерский учет централизованно приобретенных проездных документов

В соответствии с типовым планом счетов бухгалтерского учета, установленным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50, и Инструкцией о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной названным постановлением (далее - Инструкция № 50), для обобщения информации о наличии и движении материалов предназначен счет 10 «Материалы».

На отдельном субсчете к счету 10 могут учитываться почтовые марки, оплаченные авиабилеты и другие аналогичные документы в сумме фактических затрат на их приобретение (часть шестнадцатая п.16 Инструкции № 50).

Иными словами, приобретенные проездные документы, если они приобретались в безналичном порядке или в централизованном порядке за наличный расчет, следует учитывать на отдельном субсчете к счету 10, название и назначение которого следует закрепить в учетной политике организации. Например, это может быть субсчет 13 «Денежные документы».

Принятие к бухгалтерскому учету фактически поступивших в организацию проездных документов отражается записями:

Отмену командировки необходимо оформить приказом

При отмене командировки или замене работника, направляемого в командировку, необходимо издать соответствующий приказ (распоряжение), который служит также основанием для возврата билетов и отражения в учете возникающих при этом расходов.

Справочно Постановлением Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 20.02.2017 № 13 «О тарифах на услуги транспортных терминалов» утверждены: • предельные максимальные тарифы на услуги транспортных железнодорожных и автомобильных терминалов, которые включают в себя в том числе предельный тариф за возврат билетов.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 19 декабря 2019 г. следует руководствоваться предельными максимальными тарифами на услуги транспортных автомобильных терминалов, оказываемые пассажирам на пассажирском терминале, в редакции постановления Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 06.12.2019 № 94. В п.8 ниженазванной Инструкции слова «за неиспользованные проездные документы (билеты) или» заменены словами «за неиспользованные либо частично неиспользованные проездные документы (билеты) или неиспользованные» постановлением № 94. С 1 апреля 2020 г. следует руководствоваться предельными максимальными тарифами на услуги транспортных автомобильных терминалов, оказываемые автомобильным перевозчикам (при междугородных автомобильных перевозках пассажиров в регулярном сообщении) на пассажирском терминале, в редакции постановления Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 18.03.2020 № 21. С 21 декабря 2020 г. следует руководствоваться предельными максимальными тарифами на услуги транспортных железнодорожных терминалов в редакции постановления МАРТ от 03.12.2020 № 81;   • Инструкция о порядке установления и применения тарифов на услуги транспортных железнодорожных и автомобильных терминалов, согласно п.8 которой тариф на услугу по оформлению возврата платежей за неиспользованные проездные документы (билеты) или перевозочные документы на багаж либо грузобагаж устанавливается за каждый проездной документ (билет), перевозочный документ. Плата определяется исходя из применяемого тарифа и количества проездных документов (билетов), перевозочных документов. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17.07.2015 № 609 утверждены Правила перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа железнодорожным транспортом общего пользования, главой 9 которых установлен порядок возврата денежных средств за проезд, перевозку багажа и грузобагажа. Так, возврат наличных денежных средств за неиспользованный проездной документ (билет) производится физическому лицу, предъявившему проездной документ (билет). Возврат денежных средств за неиспользованные проездные документы (билеты), оформленные по безналичному расчету, производится на банковский счет юридического или физического лица (части первая - вторая п.78 названных Правил).

Бухгалтерский учет расходов, связанных с возвратом билетов

При отражении в бухгалтерском учете расходов, связанных с командировками, следует руководствоваться:

• Инструкцией по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102 (далее - Инструкция № 102);

• Инструкцией № 50;

• Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 20.12.2023 № 472. Комментарий см. здесь.

Текущая деятельность - это основная приносящая доход деятельность организации и прочая деятельность, не относящаяся к финансовой и инвестиционной деятельности (абзац 6 п.2 Инструкции № 102).

Расходы по текущей деятельности включают в себя затраты, формирующие:

• себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг;

• управленческие расходы;

• расходы на реализацию;

• прочие расходы по текущей деятельности (п.8 Инструкции № 102).

Исходя из экономического смысла командировочные расходы учитывают, как правило, на счетах 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию».

В комментариях к бухгалтерским счетам Инструкции № 50 затраты, связанные с возвратом билетов, прямо не поименованы.

Не поименованы они и в составе прочих расходов по текущей деятельности. Вместе с тем перечень прочих расходов в п.13 Инструкции № 102 не является закрытым и предусматривает другие расходы по текущей деятельности.

Поэтому отражать расходы, связанные с возвратом билетов, также следует исходя из их экономического смысла.

Порядок отражения указанных затрат следует закрепить в учетной политике организации.

Для этого могут использоваться либо те же счета, что и для командировочных расходов, либо субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» к счету 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности».

Представляется, что при несостоявшихся командировках расходы, связанные с возвратом проездных документов, целесообразнее отражать в составе прочих расходов по текущей деятельности на субсчете 90-10.

При возврате проездных документов в бухгалтерском учете производятся записи:

Если аванс на командировочные расходы выдается командированному работнику и им предварительно приобретается проездной билет, то такое приобретение на счете 10-13 не отражается. Стоимость билета учитывается в целом в составе расходов согласно авансовому отчету, составленному работником.

Если командировка работника по объективным причинам не состоялась, а приобретенный им билет был возвращен продавцу, при возврате выданного аванса работник должен составить отчет и к нему приложить документ, подтверждающий удержанные расходы при возврате билета, выдаваемый продавцом билета при его возврате. К этому отчету бухгалтер прикладывает также приказ об отмене командировки.

В бухгалтерском учете при этом необходимо произвести записи:

Если расчеты за проездной документ производились с использованием корпоративной банковской карточки, возврату в кассу или зачислению на карточку подлежит сумма, полученная за возвращенный билет. Разница между стоимостью приобретения и стоимостью возврата списывается аналогично.

В бухгалтерском учете приобретение и возврат билета с использованием корпоративной карточки отражаются записями:

Налоговый учет затрат, возникающих при возврате билетов

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (часть первая п.1 ст.130 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее - НК).

Затратами по производству и реализации товаров (работ, услуг) признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено НК, а также корректировок, определенных с учетом положений ст.30¹ НК. Такие затраты отражаются в том отчетном периоде, к которому они относятся (принцип начисления), независимо от времени (срока) оплаты (предварительная или последующая) (п.2 ст.130 НК).

Не учитываются при налогообложении прибыли затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК (подп.1.6 п.1 ст.131 НК).

Расходы, связанные с возвратом билетов, нельзя считать командировочными расходами сверх норм, установленных законодательством, поскольку денежные нормы на проезд законодательством не установлены. Поэтому возникшие при возврате билетов расходы не учитывать при налогообложении прибыли нет оснований.

Расходы, произведенные плательщиком-организацией для осуществления своей деятельности и непосредственно не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, следует относить к внереализационным расходам (п.1 ст.129 НК).

Поскольку расходы, возникающие при возврате билетов, связаны с деятельностью организации, учесть их можно в составе внереализационных расходов на основании подп.3.27 п.3 ст.129 НК, согласно которому к внереализационным расходам относятся другие расходы, потери, убытки плательщика при осуществлении своей деятельности, непосредственно не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав. Такие расходы отражаются не ранее даты их фактического осуществления (возникновения).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. НК изложен в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З. Согласно части второй п.1 ст.169 новой редакции НК к затратам, учитываемым при налогообложении, относятся: затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и нормируемые затраты. Нормы п.1 и подп.3.27 п.3 ст.129 старой редакции соответствуют нормам п.1 и подп.3.47 п.3 ст.175 новой редакции НК. С 1 января 2021 г. к нормируемым затратам, в частности, относятся расходы и компенсации при служебных командировках, возмещаемые в порядке и размерах, установленных Совмином (подп.1.1 п.1 ст.171 НК в редакции Закона от 29.12.2020 № 72-З).

15.05.2018

Анна Андреева, экономист