Материал помещен в архив

ВОПРОС: Организация арендует помещение, состоящее из одной большой комнаты, разделенной пластиковыми перегородками.

Где и как в таких условиях хранить трудовые книжки работников, чтобы обеспечить их сохранность и исключить доступ к ним посторонних лиц?

ОТВЕТ: Порядок хранения и использования трудовых книжек устанавливается приказом руководителя организации.

Порядок заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем, а также иные сведения, подлежащие внесению в трудовую книжку, определяются республиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области труда (часть восьмая ст.50 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция № 40), определяет порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем.

Так, трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).

Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению (п.80 Инструкции № 40).

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты. Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты (п.81 Инструкции № 40).

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к бланкам строгой отчетности.

Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем). При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности (п.3 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196).

Ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек несет наниматель.

Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя. Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного или административного взыскания, а в предусмотренных законодательством случаях - иных мер воздействия.

Трудовые книжки в организациях, как правило, хранятся в запираемых металлических сейфах (шкафах).

Кроме того, наниматель создает условия для обеспечения сохранности и ограничения доступа к иной кадровой документации: личным делам работников, личным карточкам, трудовым договорам (контрактам), журналам учета и регистрации, распорядительным документам по личному составу и т. п.

В рамках исполнения норм ст.55 ТК наниматель обеспечивает соблюдение соответствующих требований в части рациональной и безопасной организации рабочего места в соответствии с функциональными обязанностями работника, а также обеспечивает условия для выполнения требований законодательства при исполнении работником своих трудовых обязанностей.

Так, работнику, ведущему кадровую работу в организации, должны быть созданы условия для надлежащего хранения трудовых книжек (приобретены запирающиеся шкафы, сейфы, металлические ящики и т. п.).

Если такие условия не созданы, обеспечить сохранность кадровых документов и исключить доступ к ним посторонних лиц невозможно, ответственный работник должен информировать нанимателя об этом и потребовать создания надлежащих условий для исполнения своих должностных обязанностей.

Свои требования работник может изложить в докладной записке на имя руководителя организации, зарегистрировать ее, оставив второй экземпляр документа для личного хранения.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ст.55 ТК внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь.

25.06.2018

Ольга Гасюкевич, юрист