Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
ИСЧИСЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ: ПРАКТИЧЕСКИЕ СИТУАЦИИ
С 22 марта 2018 г. вступили в силу изменения и дополнения, внесенные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56, в перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь. |
Наиболее значимые изменения и дополнения, внесенные в Перечень, затронули сроки временного хранения документов, подлежащих проверке налоговыми органами. Графа 5 «Пояснение» Перечня, согласно которой устанавливаются сроки хранения таких документов после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (1 год, 3, 5 лет), дополнена предложением следующего содержания: «Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет». Кроме этого, некоторые документы имеют иные дополнительные условия выделения их к уничтожению.
Каким образом применять данную норму на практике и как правильно определить сроки хранения документов, имеющих различные сроки временного хранения и дополнительные условия выделения к уничтожению, рассмотрено в материале.
 |
Справочно Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.12 примечаний Перечня). |
Документы без дополнительных условий выделения к уничтожению
Исчисление сроков хранения документов, не подлежащих проверке налоговыми органами и иным дополнительным условиям выделения к уничтожению, начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
 |
Пример Исчисление сроков хранения документов, отложившихся в делопроизводстве организации с января по декабрь 2017 г. и законченных делопроизводством в 2017 году, начинается с 1 января 2018 г. Если в 2017 году в организации сформировано дело под заголовком «Документы лиц, состоящих в резерве руководящих кадров, не вошедшие в состав личных дел (характеристики, анкеты и др.)», срок хранения которых установлен в 3 года (п.627 Перечня), то оно должно храниться в организации в течение 2018-2020 годов, выделить его к уничтожению можно будет не ранее 1 января 2021 г. |
 |
Обратите внимание! Для переходящих дел годом окончания их делопроизводством является год, в котором в такое дело был подшит последний документ, сделана последняя запись (в книге, журнале) и т. п. |
Документы, подлежащие проверке налоговыми органами со сроком хранения 3 года и не имеющие иных дополнительных условий выделения к уничтожению
Исчисление сроков хранения документов, подлежащих проверке налоговыми органами (при отсутствии иных дополнительных условий выделения к уничтожению), начинается с 1 января года, следующего за годом проведения проверки.
При этом проверяемый налоговыми органами период не должен превышать 5 календарных лет, если иное не установлено законодательными актами, предшествующих году, в котором в установленном порядке принято решение о назначении проверки, а также за истекший период текущего календарного года (п.16 Указа Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь», далее - Указ).
|
|
От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2022 г. следует руководствоваться п.16 Указа с учетом изменений, внесенных Указом от 28.02.2022 № 73. |
|
|
Пример Дело под заголовком «Доверенности на перевозку ценностей» сформировано в делопроизводстве организации в 2013 году. Это дело должно храниться в организации в течение 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.340 Перечня). Проверка налоговыми органами проведена в 2017 году, проверяемый период - 2012-2016 годы и истекший период 2017 года. Установленный 3-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2018 г. Следовательно, данное дело, сформированное в 2013 году, аналогичные дела, сформированные в 2012, 2014-2016 годах, а также аналогичные дела, сформированные в 2010 и предыдущие годы, могут быть уничтожены в установленном порядке не ранее 1 января 2021 г. Исключение: дело под заголовком «Доверенности на перевозку ценностей», сформированное в 2011 году, может быть уничтожено не ранее 1 января 2022 г., так как проверке налоговыми органами документы за указанный год не подвергались, а установленный для таких случаев 10-летний срок хранения дела истечет только к указанной дате. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства в организации после 2013 года не проводилась, то установленный 10-летний срок хранения такого дела должен исчисляться с 1 января 2014 г. В этом случае дело под заголовком «Доверенности на перевозку ценностей», сформированное в делопроизводстве организации в 2013 году, может быть выделено к уничтожению не ранее 1 января 2024 г. |
Документы со сроком хранения 5 лет при дополнительном условии уничтожения не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки
Для документов, указанных в подп.58.2 п.58, пп.253, 264, 275-278, 281, 283, 293-295, 297, подп.314.2 п.314, подп.315.2-315.5 п.315, пп.318, 329-332, 361, 364, 368, 396, 397-399, 403, 412, 420-422, 443, 595, 596, 1014, 1019 Перечня, установлен срок хранения 5 лет при дополнительном условии: «Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет».
1. Исчисление сроков хранения этих документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством, в случае если проверка налоговыми органами проведена на следующий после его завершения делопроизводством год, так как установленный 5-летний срок его хранения будет больше установленного 3-летнего срока хранения после проведения проверки.
|
|
Пример Дело под заголовком «Документы об организации кассовой работы (сведения, переписка и др.)» сформировано в делопроизводстве организации в 2017 году. Это дело должно храниться в течение 5 лет после завершения делопроизводством, но может быть выделено к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а если такая проверка не проводилась - через 10 лет (п.283 Перечня). Проверка налоговыми органами проведена в 2018 году, проверяемый период - 2013-2017 годы и истекший период 2018 года. Установленный 5-летний срок хранения этого дела без учета дополнительных условий выделения к уничтожению должен исчисляться с 1 января 2018 г. и истечет к 1 января 2023 г., а 3-летний после проверки налоговыми органами - с 1 января 2019 г. и истечет к 1 января 2022 г. Следовательно, данное дело, сформированное в 2017 году, а также аналогичные дела, сформированные в предыдущие годы, могут быть уничтожены в установленном порядке не ранее 1 января 2023 г. |
2. Если налоговыми органами проверка проведена не на следующий год, а через 1, 2 или более лет после окончания этого дела делопроизводством, то срок его хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом проведения проверки, так как установленный 5-летний срок его хранения будет равен или меньше установленного 3-летнего срока хранения после проведения проверки.
|
|
Пример Дело под заголовком «Документы об организации кассовой работы (сведения, переписка и др.)» сформировано в делопроизводстве организации в 2017 году. Проверка налоговыми органами проведена в 2020 году, проверяемый период - 2015-2019 годы и истекший период 2020 года. Установленный 5-летний срок хранения этого дела без учета дополнительных условий выделения к уничтожению должен исчисляться с 1 января 2018 г. и истечет к 1 января 2023 г., а 3-летний после проверки налоговыми органами - с 1 января 2021 г. и истечет к 1 января 2024 г. Следовательно, данное дело, сформированное в 2017 году, аналогичные дела, сформированные в 2015-2016 годах, а также аналогичные дела, сформированные в 2013 и предыдущие годы, могут быть уничтожены в установленном порядке не ранее 1 января 2024 г. Исключение: дело под заголовком «Документы об организации кассовой работы (сведения, переписка и др.)», сформированное в 2014 году, может быть уничтожено не ранее 1 января 2025 г., так как проверке налоговыми органами документы за указанный год не подвергались, а установленный для таких случаев 10-летний срок хранения дела истечет только к указанной дате. |
3. Если проверка налоговыми органами соблюдения налогового законодательства после 2017 года в течение 10 лет не проводилась, то установленный 10-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2018 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2028 г.
Документы со сроками хранения 10 лет при дополнительном условии выделения к уничтожению не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки
Для документов, указанных в п.296 (для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов), подп.315.2 п.315, подп.663.2 п.663, п.1093 Перечня, установлен срок хранения 10 лет при дополнительном условии: «Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет».
Исчисление сроков хранения этих документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством, независимо от того, проводилась проверка налоговыми органами или нет, так как установленный 10-летний срок хранения дел, в которые сформированы эти документы, будет превышать период, полученный путем суммирования 5-летнего проверяемого периода и 3-летнего периода хранения после проведения проверки налоговыми органами независимо от года проведения такой проверки.
|
|
Пример Дело под заголовком «Документы о служебных командировках за границу (докладные записки, задания на командировку, отчеты о командировках и др.)» сформировано в 2017 году. Установленный 10-летний срок хранения такого дела должен исчисляться с 1 января 2018 г. и истечет к 1 января 2028 г. С учетом того, что проверка соблюдения налогового законодательства может проводиться за период, не превышающий 5 календарных лет, предшествующих году проверки, эти документы могут быть проверены не позже 2022 года. В этом случае 3-летний срок хранения после проверки налоговыми органами должен исчисляться с 1 января 2023 г. и истечет к 1 января 2026 г. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, установленный 10-летний срок хранения такого дела также будет исчисляться с 1 января 2018 г. и истечет к 1 января 2028 г. Следовательно, данное дело, сформированное в 2017 году, а также аналогичные дела, сформированные в предыдущие годы, независимо от года проведения проверки или ее отсутствия могут быть уничтожены в установленном порядке не ранее 1 января 2028 г. |
|
|
Обратите внимание! Если установленный законодательными актами (п.16 Указа) проверяемый период будет превышать 5 лет, предшествующих году проведения проверки, его необходимо будет учитывать при расчете сроков хранения соответствующих документов. |
Документы со сроком хранения 3 года при дополнительном условии выделения к уничтожению «после замены новыми» и подлежащие проверке налоговыми органами
Для документов, указанных в пп.186 и 187 Перечня, установлен срок хранения 3 года при дополнительном условии: «После замены новыми, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после замены новыми».
Исчисление сроков хранения этих документов начинается с 1 января года, следующего за годом проведения налоговыми органами проверки, в случае если такая проверка была проведена после замены документов новыми.
|
|
Пример Положение о премировании работников организации утверждено в 2015 году и включено в отдельное дело. Принятое взамен его новое Положение о премировании работников организации утверждено в 2018 году. Проверка налоговыми органами проведена в 2019 году, проверяемый период - 2014-2018 годы и истекший период 2019 года. Установленный 3-летний срок хранения этого дела без учета дополнительных условий выделения к уничтожению должен исчисляться с 1 января 2019 г. (года, следующего за годом замены новым) и истечет к 1 января 2022 г., а 3-летний после проверки налоговыми органами - с 1 января 2020 г. и истечет к 1 января 2023 г. Следовательно, дело, в которое подшито Положение о премировании работников организации за 2015 год и замененное новым в 2018 году, может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2023 г., так как установленный 3-летний срок его хранения (после замены новым) будет меньше установленного 3-летнего срока хранения после проведения проверки. Если проверка налоговыми органами соблюдения налогового законодательства после 2019 года в течение 10 лет не проводилась либо была проведена до замены Положения о премировании работников организации новым, то установленный 10-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2019 г. В данном случае указанное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2029 г. |
Документы, подлежащие проверке налоговыми органами, с иными дополнительными условиями выделения к уничтожению
Для некоторых документов, подлежащих проверке налоговыми органами, Перечнем установлены разные сроки временного хранения при наличии специфических дополнительных условий их выделения к уничтожению: «после закрытия банковского счета», «после исполнения», «после увольнения материально ответственного лица», «после ликвидации основных средств», «после завершения пересмотра цен (тарифов)», «после возврата (погашения) кредита», «после отчисления из аспирантуры (адъюнктуры)» и др. (пп.193, 199, 212, 213, 215, подп.223.2 п.223, подп.262.1 п.262, п.265, подп.316.2 п.316, пп.353, 362, 365, 387, 417, 424, 453, 950, 1138, 1148).
|
|
От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. из п.417 Перечня слова «Республики Беларусь» исключены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 17.10.2019 № 194. |
При исчислении сроков хранения таких документов следует учитывать не только установленные сроки хранения после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, но и указанные специфические дополнительные условия выделения документов к уничтожению.
|
|
Пример Переоценка основных средств в организации проведена в 2017 году. Соответствующее дело под заголовком «Документы о переоценке основных средств (протоколы, акты, отчеты и др.)» также сформировано в делопроизводстве организации в 2017 году. Это дело должно храниться в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, до переоценки, но может быть выделено к уничтожению при соблюдении дополнительного условия: «Не менее 1 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после переоценки» Установленный срок хранения этого дела «До переоценки» без учета дополнительных условий выделения к уничтожению истекает к 1 января 2018 г., а 1 год после проведения проверки налоговыми органами - к 1 января 2021 г. Следовательно, дело под заголовком «Документы о переоценке основных средств (протоколы, акты, отчеты и др.)», в которое включены документы о переоценке, проведенной в 2017 году, может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2021 г. Если проверка налоговыми органами соблюдения налогового законодательства с 2018 года не проводилась, то установленный 10-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2018 г. (года, следующего за годом переоценки). В этом случае данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2028 г. |
Уничтожение документов в установленном порядке: обязательное условие, которое необходимо соблюсти
Нормативными правовыми актами Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства установлено, что отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п.207 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; п.102 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143; далее - Правила).
|
|
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться гл.13 Правил в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118. |
Таким образом, до составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли, в организации необходимо составить и оформить в установленном порядке сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) постоянного хранения (за исключением государственных организаций, в которых документы постоянного хранения не образуются), временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
|
|
Обратите внимание! До тех пор пока сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу не составлены и не утверждены, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, не может быть утвержден и, соответственно, ни один документ не может быть уничтожен, даже если нормативно установленный срок его хранения с учетом всех возможных дополнительных условий выделения документов к уничтожению уже истек. |
Сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) составляются в архиве организации.
Порядок составления, оформления и утверждения сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) установлен в главах 14, 16 и 17 Правил.
Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения и требования к составлению акта о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли, закреплены в главе 16 «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения» вышеуказанной Инструкции и в главе 13 «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения» Правил.
05.09.2018
Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела