Материал помещен в архив

ВОПРОС: Кто должен ознакомить с приказом лиц, в нем указанных: сам исполнитель или секретарь? Каким нормативным документом это установлено?

ОТВЕТ: Обязанности, касающиеся ознакомления работников организации с приказами, определяются должностными инструкциями работников, иными правовыми актами организации.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь в сфере делопроизводства и архивного дела, основной из которых Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, не содержат прямого ответа на поставленный вопрос.

Обязанности и ответственность работников, в том числе в части, касающейся ознакомления работников организации с приказами, определяются должностными инструкциями, иными правовыми актами организации.

В зависимости от объема документооборота, установленного в организации, порядка работы с документами обязанности по ознакомлению работников организации с приказами могут быть возложены на конкретное должностное лицо (например, на секретаря), конкретное структурное подразделение (например, канцелярию, отдел кадров) либо распределены между разными должностными лицами (структурными подразделениями). Например, если в организации все приказы регистрируются и формируются в дела в одном структурном подразделении (у одного должностного лица), то обязанности по ознакомлению работников организации со всеми приказами целесообразно возложить именно на это подразделение (лицо). В случае если приказы различных видов (разновидностей) регистрируются и (или) формируются в дела в разных структурных подразделениях (у различных должностных лиц), то обязанности по ознакомлению с приказами представляется целесообразным распределить между этими подразделениями (должностными лицами).

При этом следует иметь в виду, что обязанности по ознакомлению работников с документами, как правило, возлагаются на работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации (работников делопроизводственной службы, отдела кадров и др.). Возлагать соответствующие обязанности на исполнителя приказа (как в значении лица, подготовившего его проект, так и в значении лица, ответственного за его исполнение) представляется необоснованным, если только эти категории лиц не совпадают. Например, проект приказа о приеме на работу может быть подготовлен в кадровой службе, в ней же зарегистрирован после подписания и включен в дело с приказами по личному составу, которое формируется в той же кадровой службе. В этом случае работник кадровой службы - исполнитель приказа, он же осуществляет и ознакомление с приказом работников, которых касается его содержание.

Современные информационные технологии, в том числе в рамках автоматизированных систем документационного обеспечения управления (ведомственных систем электронного документооборота), предоставляют широкие возможности оптимизации процесса ознакомления работников с документами, в том числе с приказами. Например, приказы могут размещаться в общей папке на сервере организации с возможностью доступа к ним уполномоченных работников организации, которым направляются соответствующие электронные уведомления.

Рассылку электронных сообщений о размещении на сервере организации новых документов можно исключить в случае закрепления за работниками организаций обязанностей по регулярному ознакомлению с информацией, размещаемой на сервере организации. Реализация такого подхода предполагает построение системы контроля за выполнением данного требования.

06.11.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела