Материал помещен в архив

РЕМОНТ АВТОМОБИЛЯ ВОДИТЕЛЕМ В ЗАГРАНКОМАНДИРОВКЕ: БУХГАЛТЕРСКИЙ И НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ РАСХОДОВ

Ситуация Организация занимается грузоперевозками из Республики Беларусь в иностранные государства и из иностранных государств в Республику Беларусь. Часто для устранения поломок автомобилей в пути следования на территории иностранных государств водители приобретают запасные части и самостоятельно производят ремонт автомобилей. 1. Как правильно оформить документы и доказать установку водителем запасных частей на автомобиль на территории иностранного государства? 2. Подлежит ли стоимость приобретенных на территории иностранного государства запасных частей обложению НДС?

Приобретение запасных частей должно быть подтверждено документально

Порядок возмещения расходов при загранкомандировках установлен Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 октября 2019 г. постановление № 115 на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 20.09.2019 № 45 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках». Комментарии см. здесь.

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;

• по найму жилого помещения;

• по проживанию вне места жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (п.8 Инструкции № 115).

Если работник направлен в командировку на автотранспорте нанимателя, ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на расходы за границей по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате стоянки, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту.

Возмещение указанных расходов производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале (часть третья п.32 Инструкции № 115).

Оплата за пределами Республики Беларусь вынужденного ремонта транспортного средства, включая стоимость материалов и запасных частей, мойки транспортного средства, чистки, дезинфекции, санитарной обработки, включена в перечень затрат в иностранной валюте, относящихся на расходы по транспортировке, страхованию и экспедированию грузов и пассажиров, а также на уплату налогов и сборов в иностранной валюте, связанных с транспортировкой грузов и пассажиров, утвержденный постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 23.07.2007 № 44 (абзац 3 п.1 названного перечня).

Работник, вернувшись из командировки, должен составить отчет по командировке, отчитаться за израсходованные им денежные средства и приложить все имеющиеся документы, подтверждающие понесенные расходы.

По приобретенным запчастям должны быть в наличии оформленные в надлежащем порядке следующие документы: кассовые чеки, копии товарных чеков с указанием наименования, количества, цены и суммы приобретенного товара, подписями должностных лиц.

Расходы, понесенные работником в командировке в иностранной валюте, следует пересчитать в белорусские рубли по курсу Национального банка Республики Беларусь в порядке, установленном Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 20.12.2023 № 472. Комментарий см. здесь.

Установка запасных частей на автомобиль подтверждается первичным учетным документом

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п.1 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее - Закон № 57-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. ст.10 Закона № 57-З изложена в новой редакции Законом от 11.10.2022 № 210-З.

Хозяйственная операция - действие или событие, подлежащие отражению организацией в бухгалтерском учете и приводящие к изменению ее активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов (абзац 24 ст.1 Закона № 57-З).

Установка приобретенных запчастей на автомобиль также хозяйственная операция, следовательно, должна подтверждаться первичным учетным документом.

Перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны в первичных учетных документах, приведен в п.2 ст.10 Закона № 57-З.

Обязателен к применению всеми субъектами хозяйствования перечень первичных учетных документов, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 (далее - Перечень № 360).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться перечнем первичных учетных документов в ред. постановления Совмина от 30.12.2022 № 962.

Перечень № 360 не содержит первичного учетного документа, подтверждающего выполнение ремонта автомобиля.

Формы первичных учетных документов, не включенных в Перечень № 360, могут утверждаться республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь либо руководителем организации (часть первая п.4 ст.10 Закона № 57-З).

Подтвердить установку запасных частей на территории иностранного государства организация может, в частности, оформлением акта установки (замены) запасных частей, использования материалов для восстановления работоспособности транспортного средства за пределами таможенной территории Республики Беларусь, форма которого утверждена постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 26.06.2008 № 74 (далее - постановление № 74, акт).

Акт применяется юридическими лицами независимо от организационно-правовой формы и формы собственности и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими международные автомобильные перевозки пассажиров и (или) грузов. Акт служит подтверждением количества и (или) стоимости установленных (замененных) запасных частей и использованных материалов по восстановлению работоспособности транспортного средства силами водителя при нахождении за пределами таможенной территории Республики Беларусь (п.1 Инструкции о порядке применения и заполнения формы акта установки (замены) запасных частей, использования материалов для восстановления работоспособности транспортного средства за пределами таможенной территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением № 74; далее - Инструкция № 74).

Акт могут использовать и другие организации, закрепив соответствующее положение в учетной политике организации.

Необходимость установки (замены) запасных частей, использования материалов на транспортное средство за пределами таможенной территории Республики Беларусь подлежит предварительному согласованию водителем с главным инженером, механиком или другим лицом, уполномоченным руководителем перевозчика (п.2 Инструкции № 74).

Акт должен составить водитель автомобиля непосредственно после завершения установки (замены) запасных частей или использования материалов для восстановления работоспособности транспортного средства (п.3 Инструкции № 74).

Не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения водителя из командировки, не считая день прибытия, уполномоченное лицо, с которым было произведено предварительное согласование необходимости установки (замены) запасных частей или использования материалов для восстановления работоспособности транспортного средства, должно произвести в акте подтверждающую отметку, указав дату фактического согласования в соответствующей графе акта.

К акту прилагаются подлинники документов, подтверждающих приобретение и стоимость запасных частей, материалов, указанных в акте (п.5 Инструкции № 74).

Акт следует предъявить в бухгалтерию не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения водителя из командировки, не считая день прибытия, совместно с авансовым отчетом о командировке для проверки соответствия стоимости установленных (замененных) запасных частей, использованных материалов при восстановлении работоспособности транспортного средства.

Акт должен подписать также бухгалтер, который проводит проверку (п.6 Инструкции № 74).

Затем акт утверждается руководителем организации. В грифе акта «УТВЕРЖДАЮ» следует указывать полное или краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами, свидетельством о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, подпись и расшифровку подписи руководителя организации (п.7 Инструкции № 74).

Приведем пример заполнения акта.

Бухгалтерский и налоговый учет затрат на ремонт автомобиля

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п.1 ст.130 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее - НК).

Поскольку транспортное средство используется при оказании транспортных услуг, затраты на его ремонт учитываются при налогообложении прибыли.

Фактические затраты на поддержание основных средств в рабочем состоянии (технический осмотр и уход, проведение всех видов ремонта) признаются расходами в том отчетном периоде, в котором они произведены (часть вторая п.20 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.04.2012 № 26).

Таким образом, на основании авансового отчета и акта запасные части, приобретенные на территории Польши, должны быть приняты организацией к бухгалтерскому учету и списаны на себестоимость и в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, в августе 2018 г.

В бухгалтерском учете при этом производятся следующие записи:

При ввозе запасных частей, установленных при ремонте за границей, налог на добавленную стоимость исчислять не следует

На основании акта, подтверждающего установку приобретенных запчастей на автомобиль за пределами Республики Беларусь, организация вправе воспользоваться нормой подп.1.1 п.1 ст.96 НК, согласно которой освобождаются от налога на добавленную стоимость при ввозе на территорию Республики Беларусь предметы материально-технического снабжения и снаряжения, топливо, продовольствие и другое имущество, необходимые для эксплуатации транспортных средств на время следования в пути, в пунктах промежуточной остановки или приобретенные за границей в связи с ликвидацией аварии (поломки) этих транспортных средств.

Таким образом, запасные части, приобретенные для устранения поломки автомобиля и установленные в пути следования на территории Польши, не облагаются налогом на добавленную стоимость при ввозе их на территорию Республики Беларусь.

Справочно Дополнительно по данному вопросу см. «Ремонт автомобиля в заграничной командировке: налоговый и бухгалтерский учет».

06.11.2018

Валентина Прохожая, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»