Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

<...>

Глава 9
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

50. Сведения относятся к служебной информации ограниченного распространения в соответствии с перечнем сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения (приложение к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783), и в случаях, предусмотренных законами Республики Беларусь и решениями Президента Республики Беларусь.

51. Решение об отнесении сведений к служебной информации ограниченного распространения и проставлении на документах ограничительного грифа «Для служебного пользования» принимается директором организации или уполномоченным им должностным лицом.

52. К служебной информации ограниченного распространения допускаются работники организации в соответствии с решением директора организации или уполномоченного им должностного лица, что может быть указано в резолюции или закреплено в списке, утвержденном приказом директора организации.

53. Ограничительный гриф «Для служебного пользования» снимается при изменении объективных обстоятельств для отнесения информации к сведениям, относящимся к служебной информации ограниченного распространения, миновании надобности в ограничении доступа к документам, исключении сведений, содержащихся в документах, из перечня сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, а также установлении необоснованности их отнесения директором организации либо уполномоченным им должностным лицом в пределах компетенции.

54. Решение о снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования» оформляется приказом директора или в резолюции директора организации либо уполномоченного им должностного лица на документе с обоснованием снятия данного грифа.

55. При снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования» на документах, на обложках дел, в регистрационно-контрольных формах, в номенклатуре дел и описях дел делаются соответствующие отметки. О снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования» информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

56. При снятии с документов ограничительного грифа «Для служебного пользования» имеющийся на документах, обложках дел, в регистрационно-контрольных формах, номенклатуре дел и описях дел ограничительный гриф зачеркивается (затушевывается), ниже указываются основание снятия ограничительного грифа «Для служебного пользования», дата и номер распорядительного документа (резолюции). В номенклатуре дел и описях дел основания снятия указываются в графе «Примечание».

57. При оформлении документа (приложения к документу), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, ограничительный гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первого листа документа (приложения к документу), а также на первом листе сопроводительного письма к документу (при его составлении).

Например:

Ограничительный гриф «Для служебного пользования» располагается выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

58. На документе с ограничительным грифом «Для служебного пользования» в правом верхнем углу документа ниже ограничительного грифа «Для служебного пользования» проставляется номер экземпляра (Экз. № 1, Экз. № 2 и т. д.).

59. Хранение документов в электронном виде, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется на электронных носителях, а также на средствах вычислительной техники (в том числе в информационных системах, предназначенных для обработки информации, распространение и (или) представление которой ограничено), не имеющих подключения к сетям электросвязи общего пользования (в том числе сети Интернет).

60. Допускается сканирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (присоединением файлов с текстом документов к регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК)), и их помещение в автоматизированной системе документационного обеспечения управления.

61. Электронные копии документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, могут быть перенесены на другие носители только с письменного разрешения (резолюции) директора организации либо уполномоченного им должностного лица, начальников отделов, заведующего канцелярией. При этом ограничительный гриф «Для служебного пользования», номер экземпляра проставляется в электронном тексте документа.

62. Делопроизводство по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, ведется ______________________ (указать систему делопроизводства: централизованно или децентрализованно).

63. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в РКК (примечание 1) единой формы для исходящих, входящих и внутренних документов отдельно (примечание 2) от других видов документов.

64. В РКК указывается следующая информация:

автор (корреспондент);

дата и индекс поступления документа;

дата и индекс документа;

заголовок (краткое содержание);

дата и индекс сопроводительного письма;

количество и номера экземпляров документа;

количество листов документа;

количество листов приложений к документу;

резолюция или кому направлен документ;

срок исполнения;

дата и расписка в получении и возврате документа;

отметка о тиражировании документа;

отметка об уничтожении черновых документов (материалов);

отметка о снятии с контроля;

отметка об исполнении документа.

На оборотной стороне РКК в реквизите «Контрольные отметки» указываются отметка, о снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования», результаты проведения проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и др.

65. Приказы директора, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются совместно с приказами директора общего делопроизводства в журнале регистрации приказов директора. В графе «Примечания» этого журнала указываются: количество листов документа и приложений, номера экземпляров и порядковые номера экземпляров, передача и возврат документов под расписку и др.

66. Регистрационным индексом входящего документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года с дополнительными литерами «дсп», который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Например:

15/16-10-дсп

67. Индекс исходящего документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в структурном подразделении, подготовившем документ), и порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, или регистрационный номер поступления инициативного документа.

Например:

16-10/15-дсп

68. Регистрационными индексами приказов директора, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, будут порядковые номера, дополненные условным обозначением «дсп», например 5-дсп.

69. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, пересылаются по защищенным в соответствии с требованиями законодательства каналам связи: _________________________ (указать способ пересылки: фельдъегерской или специальной связью, нарочным или заказным почтовым отправлением).

Запрещается передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, по факсимильной связи.

70. В случае отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, заказным почтовым отправлением используются конверты (пакеты), изготовленные из плотной бумаги.

Работники канцелярии при отправке таких документов предварительно оборачивают их в бумагу, а затем вкладывают в конверты.

На верхний клапан конверта (пакета) после запечатывания проставляется оттиск простой печати «Для документов».

71. При направлении документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, в котором указываются общее количество отправляемых документов и номера экземпляров, направляемых каждому адресату. Список на рассылку подписывается начальником отдела, подготовившего документ.

При отправке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, по защищенным в соответствии с требованиями законодательства каналам электросвязи всем адресатам направляются электронная копия документа с проставленным ограничительным грифом «Для служебного пользования» и список на рассылку независимо от количества адресатов. В этом случае в списке на рассылку указываются номер и дата документа, адресаты и соответствующие им номера экземпляров.

72. При отправке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, _____________ (указать способ пересылки: фельдъегерской или специальной связью, нарочным или заказным почтовым отправлением) составляются реестры рассылки.

В реестрах рассылки указываются регистрационные индексы и номера экземпляров (кроме первого) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направленных адресатам, фамилия отправителя и дата отправки. Реестры рассылки формируются в отдельное дело.

73. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на бумажных носителях их исполнителям и между исполнителями осуществляется под подпись в РКК.

74. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, другим работникам, кроме допущенных к работе со служебной информацией ограниченного распространения, запрещена.

75. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, тиражируются с письменного разрешения (резолюции) директора организации либо уполномоченного им должностного лица, главного бухгалтера, заведующего канцелярией.

76. Информация о тиражировании документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, переносится в РКК.

77. Контроль за размножением документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагается на канцелярию.

78. Учет тиражированных документов осуществляется поэкземплярно.

79. При тиражировании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на его копиях рядом с номером экземпляра документа в скобках указывается порядковый номер экземпляра копии.

Например:

Экз. № 2 (1)

Экз. № 2 (2)

Экз. № 2 (3)

80. Сведения о тиражировании документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ____________ (дата размножения, номер экземпляра и адресат) указываются на оборотной стороне документа и в его регистрационно-контрольной форме.

Данные сведения могут указываться в списке на рассылку, когда тиражируются исходящие документы.

81. Черновые документы (материалы), содержащие служебную информацию ограниченного распространения, на бумажных носителях уничтожаются исполнителями документов способом, исключающим возможность прочтения текста.

82. Отметка об уничтожении черновых документов (материалов) указывается в регистрационно-контрольной форме.

83. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, формируются в организации в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

84. Индекс дела с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, дополняется литерами «дсп». Например, 3-10-дсп.

85. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу проставляется ограничительный гриф «Для служебного пользования». Индекс дела на обложке дополняется литерами «дсп», например 3-2-дсп.

86. Дела с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через год после их завершения в делопроизводстве подлежат передаче в архив организации по описи дел структурного подразделения и включению в архиве организации в сводные описи дел (годовые разделы сводной описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

87. По истечении сроков хранения документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

88. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, хранятся в сейфах, запираемых шкафах, хранилищах либо ящиках рабочего стола, исключающих доступ к документам сторонних лиц.

89. Запрещается выносить документы и дела, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, из помещений организации.

В необходимых случаях вынос документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, из здания организации должен быть согласован с директором организации.

90. При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, передаются по решению директора организации или начальника отдела другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

91. Проверка наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проводится не реже одного раза в два года комиссией, создаваемой директором организации.

<...>

Справочно Дополнительно рекомендуем: • «Приказ о создании комиссии по проведению проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (пример)»; • «Акт проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (пример)».

Примечание 1. Возможны варианты регистрации: журнальная, карточная, электронная.

Примечание 2. Допускается регистрировать совместно с другими документами.

27.02.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

См. другие формы в каталоге.