Материал помещен в архив

ИЗМЕНЕНИЯ В ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЧАСТИ СООТВЕТСТВИЯ ЗАКОНУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ОТ 28.12.2009 № 113-З «ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТЕ И ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ».
Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39

С 22 марта 2019 г. вступили в силу изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), внесенные комментируемым постановлением № 39.

Изменения в Инструкцию внесены в рамках мероприятий по приведению актов законодательства в соответствие с требованиями:

• Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон № 113-З);

• Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах».

Справочно Дополнительно см. материал «Изменения в Инструкции по делопроизводству в части соответствия закону Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З "О нормативных правовых актах". Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39».

Изменения, внесенные в Инструкцию в части, касающейся приведения в соответствие Законом № 113-З, обусловлены:

• изменениями и дополнениями, внесенными в него Законом Республики Беларусь от 08.11.2018№ 143-З;

• принятыми в соответствии с ним Инструкцией по работе с электронными документами, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее - Инструкция № 19), а также Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций», утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее - Правила № 20).

1. В деятельности организаций могут создаваться и использоваться копии электронных документов (ЭД).

Копия электронного документа создается путем удостоверения формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Справочно Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086.

Удостоверение формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе может быть осуществлено организацией, создавшей этот ЭД, и организацией, получившей ЭД от другой организации посредством межведомственных информационных систем (часть третья ст.20 Закона № 113-З).

Одной из наиболее широко применяемых в настоящее время таких систем является система межведомственного электронного документооборота государственных органов - СМДО.

Таким образом, возможности организаций заверять копии ЭД (удостоверять форму их внешнего представления на бумажном носителе) практически не ограничены в отличие от возможностей организаций заверять копии документов, изначально созданных на бумажном носителе - организации могут заверять копии ЭД, как созданных в ней, так и полученных ею.

При этом законодательство не содержит ограничений по целям создания и использования таких копий, что вытекает из положений части четвертой ст.22 Закона № 113-З, согласно которым оригинал ЭД и его копия, соответствующая требованиям, установленным ст.20 Закона № 113-З, имеют одинаковую юридическую силу.

Закон № 113-З допускает создавать также электронные копии документов на бумажном носителе.

Так, электронная копия документа на бумажном носителе после подписания электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) лица, изготовившего эту электронную копию, приобретает юридическую силу и может использоваться в переписке государственных органов и других государственных организаций при осуществлении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами, а также в иных случаях и порядке, установленных законодательством (часть четвертая ст.23 Закона № 113-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться ч.4 ст.23 Закона № 113-З с учетом изменений, внесенных Законом от 14.10.2022 № 213-З.

Порядок создания, удостоверения и сфера применения электронных копий документов на бумажном носителе установлена главой 7 Инструкции № 19.

Кроме того, в организации в случаях, определенных п.236 Инструкции по делопроизводству, должны заверяться созданные на бумажных носителях копии документов в электронном виде (далее - ДЭВ).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

2. Наиболее принципиальные изменения, внесенные в Инструкцию по делопроизводству - исключение из нее норм, определявших особенности создания ЭД и организации работы с ними.

Это не означает, что нормы Инструкции по делопроизводству более не должны учитываться при создании ЭД и работе с ними.

При этом осталась норма, согласно которой положения Инструкции по делопроизводству в части подготовки и оформления документов (как на бумажных, так и на электронных носителях) распространяются только на организационно-распорядительную документацию, а в части организации работы с документами - на всю управленческую документацию (п.3 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Электронный документ - это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств ЭЦП с использованием при проверке ЭЦП открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот ЭД (абзац 16 ст.1 Закона № 113-З). Иными словами ЭД - это ДЭВ, подписанный сертифицированной ЭЦП. Документ в электронном виде - это документ, информация которого представлена в цифровой форме и может представлять собой единый файл либо совокупность файлов (объектов хранения) и при необходимости содержать контрольные характеристики. К ДЭВ относятся цифровые документы на электронном носителе, которые могут быть подписаны разными способами: сертифицированной ЭЦП, не сертифицированной ЭЦП, иной электронной подписью (не усиленной, не квалифицированной), иным электронным аналогом собственноручной подписи (абзац 7 п.7 Правил № 20).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. абз.7 п.7 Правил № 20 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116. Определение термина «документ в электронном виде» приводится в абз.13 ст.2 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З): документ в электронном виде - документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств.

Из текста Инструкции по делопроизводству исключены нормы, определявшие особенности подготовки и оформления ЭД, а также организации работы с ними. В свою очередь, нормы Инструкции по делопроизводству, устанавливавшие требования к созданию ДЭВ и организации работы с ними приведены в соответствие с терминологией и требованиями законодательства.

В частности, упоминания об ЭД, а также нормы, определявшие особенности их подготовки, работы с ними, исключены из пп.7, 9, 19, 20, 46, 47 и других Инструкции по делопроизводству.

3. В пп.91¹, 218 и 222 Инструкции по делопроизводству внесены изменения в части, касающейся названия копий документов на бумажных носителях, созданных путем сканирования.

Для обозначения таких копий используется два понятия:

1) электронная копия документа на бумажном носителе;

2) электронное отображение документа на бумажном носителе.

Справочно Электронная копия документа на бумажном носителе - это электронное отображение документа на бумажном носителе, соответствующее оригиналу и подписанное ЭЦП лица, изготовившего такое электронное отображение (ст.2 Закона № 113-З).

Следовательно, понятие «электронная копия документа на бумажном носителе» является производным от понятия «электронное отображение электронного документа на бумажном носителе» и отличается от него наличием ЭЦП лица, изготовившего такое отображение.

Нормативные правовые акты в сфере архивного дела и делопроизводства (Инструкция по делопроизводству, Инструкция № 19) допускают использование в делопроизводственной практике организаций, в том числе в их информационно-документационном обмене, обоих видов указанных копий (отображений).

Общие требования к созданию таких копий определены пп.91¹ и 218 Инструкции по делопроизводству, а особые требования к созданию, оформлению и удостоверению электронных копий документов на бумажном носителе - главой 7 Инструкции №19.

На этом основании понятие «графический образ документа на бумажном носителе» в пп.218 и 222 Инструкции по делопроизводству заменено понятием «электронное отображение документа на бумажном носителе».

Замена понятия «графический образ документа на бумажном носителе» на понятие «электронная копия документа на бумажном носителе» обусловлена тем, что Инструкции № 19 устанавливает требования к документам, предназначенным для обращения в СМДО, а это предполагает подписание ЭЦП всех отправляемых документов, в том числе «сканов».

4. Исключена часть вторая из подп.138.1 п.138 Инструкции по делопроизводству, которая содержала определение понятия «электронный документооборот».

Теперь понятие «электронный документооборот» закреплено в п.13 Инструкции № 19.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией № 19 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

5. Также исключена часть вторая из подп.141.6 п.141 Инструкции по делопроизводству, которая устанавливала порядок перенаправления поступивших в организацию ЭД. Соответствующие вопросы теперь регулируются п.50 Инструкции № 19.

6. Исключена обязательность согласования с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» включения в номенклатуру дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, дел с ДЭВ и информационными ресурсами (п.155 Инструкции по делопроизводству).

Согласование номенклатур дел таких организаций теперь осуществляется исключительно с государственными архивами, источниками комплектования которых они являются, или соответствующими структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.

7. Изменилась редакция подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству относительно работы с ДЭВ.

Так, в графе 5 номенклатуры дел «Примечание» наряду с прочими проставляется отметка «об электронных делах, содержащих документы в электронном виде (ЭД)».

Таким образом, Инструкция по делопроизводству расширила состав документов, включаемых в электронные дела, - в них включаются не только ЭД, но и иные ДЭВ, в том числе не имеющие каких-либо электронных подписей.

Данная норма согласуется с положениями Правил № 20, поскольку электронное дело - это самостоятельная единица хранения документов в электронном виде и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации.

Обратите внимание! Введенное в Инструкцию по делопроизводству сокращение «ЭД» обозначает не электронный документ, а электронное дело.

8. Существенные дополнения внесены в Инструкцию по делопроизводству по вопросам составления описей дел структурных подразделений и передачи электронных дел в архив организации.

С учетом подходов, закрепленных в Инструкции № 19 и Правилах № 20, п.191 Инструкции по делопроизводству дополнен частью второй, предусматривающей составление на электронные дела отдельных описей дел.

Таким образом, в структурных подразделениях организаций, в деятельности которых образуются и дела с документами на бумажных носителях, и электронные дела постоянного и (или) временного (свыше 10 лет) хранения, должны будут составляться две отдельные описи при подготовке этих дел к передаче на хранение в архив организации.

После поступления в архив организации дела с ДЭВ и дела с документами на бумажных носителях также будут включены в отдельные сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел).

Так, добавлен п.206¹ в Инструкции по делопроизводству, который определяет, что передача дел с ДЭВ должна осуществляться в порядке, установленном Правилами № 20.

9. Исключена норма, что ЭД временного (до 10 лет) хранения, в отношении которых принято решение о передаче на хранение в архив организации, должны передаваться в архив до истечения срока действия сертификата открытого ключа ЭЦП (п.205 Инструкции по делопроизводству).

При этом передача электронных дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации по-прежнему допускается п.80 Инструкции № 19.

Такая передача целесообразна в том случае, если функциональные возможности автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) организации не позволяют обеспечить подлинность и целостность ЭД на этапе оперативного хранения в течение установленного срока.

10. Определенные изменения претерпели нормы главы 18 Инструкции по делопроизводству, в которой установлены особенности работы с ДЭВ.

В п.218 Инструкции по делопроизводству сохранено положение, согласно которому допустимыми форматами ДЭВ являются Portable Document Format / A (PDF/A); Office Open XML (DOCX); OpenDocument Format (ODT).

В то же время при выборе форматов файлов ЭД предпочтение следует отдавать форматам DOCX и ODT, а в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, после завершения подготовки проекта ЭД (то есть перед его подписанием ЭЦП) со сроком хранения свыше 10 лет или ЭД, имеющего отметку «ЭПК» согласно номенклатуре дел, его общую часть (файл с основным содержанием документа) необходимо преобразовывать в формат PDF/A1 или PDF/A2 (пп.28 и 37 Инструкции № 19).

Последнее требование должно соблюдаться организациями, не являющимися источниками комплектования государственных архивов при подготовке к подписанию ЭД, предназначенных для направления в государственные органы и подчиненные им (входящие в состав, систему) организации.

Не претерпел изменений и состав форматов, в которых смогут составляться электронные отображения документов на бумажных носителях.

Однако в случае преобразования электронного отображения в электронную копию документа на бумажном носителе руководствоваться надо п.61 Инструкции № 19, где перед удостоверением электронной копии (то есть перед подписанием ЭЦП) электронные отображения всех страниц оригинала должны быть объединены в один файл в формате PDF /A1 или PDF/A2, если изначально они были созданы в ином формате.

11. Наиболее существенные изменения претерпели пп.236 и 237 Инструкции по делопроизводству, в которых определены требования к формированию и хранению электронных и гибридных дел.

Если в архиве организации созданы условия, соответствующие требованиям Правил № 20, то все созданные в организации или поступившие в нее ДЭВ формируются в электронные дела и хранятся без создания идентичных по содержанию документов, в том числе копий на бумажных носителях, в течение всего установленного срока хранения. Электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в установленном порядке и в установленные сроки передаются на хранение в архив организации. Создание дублетных дел с бумажными документами и их параллельное хранение как в делопроизводстве, так и в архиве организации в этом случае не требуется.

Если в архиве организации требуемые условия не созданы, то хранение ДЭВ без идентичных по содержанию бумажных экземпляров (как созданных в самой организации, так и поступивших в нее) допускается только для документов временного (до 10 лет хранения) без дополнительных условий выделения к уничтожению (отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми» и др.).

Таким образом, если в организации создается внутренний или исходящий документ постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также временного (до 10 лет) хранения с дополнительным условием выделения к уничтожению, но в архиве этой организации не созданы требуемые условия для хранения ДЭВ, то он первоначально должен быть создан на бумажном носителе и оформлен по установленным правилам, в том числе подписан и зарегистрирован. Только после этого идентичный по содержанию ДЭВ, в котором будут отражены все установленные для него обязательные реквизиты, может быть отправлен адресату либо использоваться в деятельности организации его создавшей.

Формированию в дело в этом случае подлежит именно бумажный оригинал документа, а идентичные им экземпляры ДЭВ в электронные дела не формируются, при необходимости хранятся в рабочих электронных папках исполнителей и по истечении надобности в них уничтожаются (часть четвертая п.236 Инструкции по делопроизводству). Соответственно, передаче в архив организации подлежит дело на бумажном носителе.

Аналогичным образом, если в организацию поступает ДЭВ, который согласно номенклатуре дел подлежит включению в дело постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, или временного (до 10 лет) хранения с дополнительным условием выделения к уничтожению, но в архиве этой организации не созданы требуемые условия для хранения ДЭВ, то он должен быть распечатан на бумажный носитель и заверен в установленном порядке. Дальнейшая работа с такими документами, в том числе формирование их в дела, передача на хранение в архив организации, осуществляется в том же порядке, что и с документами, созданными в самой организации.

Без бумажных оригиналов (в отношении исходящих и внутренних документов) или копий ДЭВ на бумажных носителях (в отношении входящих документов) в организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения ДЭВ в соответствии с нормативными требованиями, могут храниться только ДЭВ временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению.

При этом без изменений сохранено приложение 20 к Инструкции по делопроизводству, которым определен перечень документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде. В этот перечень включены все виды документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет) и для которых отсутствуют дополнительные условия выделения к уничтожению в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Учитывая, что перечень типовых документов не охватывает всего разнообразия видового состава документов, создаваемых в организациях различных отраслей и направлений деятельности, в п.236 Инструкции по делопроизводству дополнительно включена норма, согласно которой организации вправе самостоятельно разрабатывать аналогичные перечни, но с соблюдением тех же условий.

При этом сохраняется требование обеспечения целостности ДЭВ, находящихся на оперативном хранении.

Целостность ДЭВ должна обеспечиваться АС ДОУ или иной информационной системой организации, посредством которой эти документы были созданы или получены (часть третья п.236 Инструкции по делопроизводству).

Контроль целостности ДЭВ на этапе оперативного хранения может быть обеспечен тремя способами:

1) посредством применения опции хэширования (контрольной характеристики);

2) использования журнала учета событий;

3) применения организационно-правовых мер (данный способ предполагает хранение электронных дел с ДЭВ на компьютере, доступ к которому ограничивается логином и паролем уполномоченного лица и во многом основан на доверии).

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения ДЭВ с сохранением их целостности, не допускается формировать гибридные дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (часть пятая п.237 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! В организациях, в которых не созданы соответствующие нормативным требованиям условия для хранения документов в электронном виде, нормы пп.236 и 237 Инструкции по делопроизводству должны применяться и при работе с электронными документами (то есть подписанными сертифицированной ЭЦП).

14.06.2019

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела