Материал помещен в архив

ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ И ПРОХОЖДЕНИЯ В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ

Понятие, этапы работы

В учреждения образования поступает большое количество документов, документы поступают по различным каналам связи (по почте, по электронной почте - электронные сообщения, по телефону - телефонограммы, по факсу - факсограммы).

Справочно Входящие документы - вся поступающая в организацию корреспонденция, в том числе поступившая по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота (подп.140.1 п.140 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Все входящие документы принимаются и обрабатываются в учреждении образования централизованно службой документационного обеспечения управления, которая включает канцелярию, общий отдел, секретаря и др. В учреждениях образования вся почта поступает централизованно в приемную руководителя.

Этапы работы с входящими документами:

1) сопровождение и доставка корреспонденции, поступившей в адрес организации;

2) первичная обработка (распаковка, учет, сортировка);

3) регистрация документов;

4) подготовка документов на доклад руководителю (проставление регистрационного индекса и даты);

5) рассмотрение документов, оформление резолюций;

6) регистрация резолюции, постановка на контроль при необходимости;

7) исполнение и контроль исполнения;

8) прием исполненного документа и снятие его с контроля;

9) проставление отметки об исполнении документа;

10) подшивка исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Первичная обработка документов

Правильность доставки корреспонденции проверяется секретарем до ее вскрытия. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению на почту или пересылается адресату.

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ (подп.140.4 п.140 Инструкции).

Не вскрываются конверты с пометкой «лично», они передаются адресату.

Конверты не уничтожаются в случаях, если:

• дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

• на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;

• дата документа существенно отличается от даты его получения;

• в полученном документе нет обратного адреса отправителя (подп.140.5 п.140 Инструкции).

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.

После вскрытия конвертов проверяют правильность адресования вложенного в конверт документа, количество его листов, наличие приложений.

При отсутствии приложений или листов документа ставят в известность отправителя письма и делают отметку на самом документе и в регистрационно-контрольной карточке или журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Справочно Формы РКК и журнала регистрации входящих документов приведены в приложениях 6 и 8 к Инструкции.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться приложением 8 к Инструкции в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Первичная обработка документов заканчивается сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. При сортировке руководствуются перечнем нерегистрируемых документов, который обязательно должен быть разработан службой ДОУ или секретарем и утвержден руководителем учреждения образования. Такой перечень оформляется в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. На них проставляется регистрационный штамп без заполнения.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условными обозначениями (индексами) руководителей организации (предприятия), структурных подразделений или исполнителей, например: «К докладу», «В ожидании ответа», «Резерв на будущее». Можно использовать папки различных цветов. Поступающие документы просто раскладывают по соответствующим секциям.

При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

Без предварительного рассмотрения и разметки передают по назначению документы, в адресе которых указаны структурное подразделение или фамилия работника.

Регистрация документов

Справочно Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции).

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Регистрация входящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью (подп.139.6 п.139 Инструкции).

Обратите внимание! Входящие документы регистрируют в день поступления (подп.140.7 п.140 Инструкции).

На практике применяются следующие системы регистрации:

1) централизованная, то есть регистрация всех документов производится централизованно, в одном месте, например в канцелярии, в малых организациях - у секретаря. Эта форма считается наиболее эффективной;

2) децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и т. д.);

3) смешанная, то есть сочетание централизованной и децентрализованной систем; применяется чаще всего в крупных организациях при большом документообороте.

Для регистрации всех категорий входящих документов заполняется РКК на бумажном или электронном носителе, содержащая совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6 к Инструкции (подп.139.7 п.139 Инструкции).

Регистрационный штамп

На всех без исключения входящих документах в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп (реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» - п.66 Инструкции).

Регистрационный штамп входящих документов состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

Размеры отметки о поступлении (регистрационного штампа входящих документов) не могут превышать 42 мм по горизонтали и 16 мм по вертикали.

Пример   УО «Минский государственный колледж»   10.06.2019   № 65/1-15

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты) (часть третья п.66 Инструкции).

Если корреспондент не вскрывает конверт, то штамп ставится на конверте.

Регистрационный индекс

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т. п., а также другими поисковыми признаками. Например: «№ 3-9/190», где:

3 - индекс структурного подразделения;

9 - индекс дела;

190 - порядковый номер документа.

Резолюция

После регистрации документы из службы ДОУ или от секретаря должны передаваться руководству учреждения образования на рассмотрение или непосредственным исполнителям (в день их поступления).

Телеграммы и другие срочные документы передаются по мере их поступления (подп.140.8 п.140 Инструкции).

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки его исполнения.

Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Резолюция проставляется на документе между реквизитами «Адресат» и «Текст» на свободном месте. Текст резолюции строится по схеме «Кому? Что сделать? К какому сроку? Подпись и дата руководителя».

Справочно Порядок оформления реквизита «Резолюция» определен в п.53 Инструкции.

Руководитель, рассмотрев документ с резолюцией, отражающей его решение, направляет решение исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в РКК или регистрационный журнал. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем в РКК или регистрационный журнал.

Резолюция может явиться основанием для взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому по списку; он считается ответственным исполнителем. Документ с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под расписку в РКК или в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты его получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом «Коммерческая тайна» или «Для служебного пользования».

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь размножает входящий документ и передает его копии исполнителям.

Отметка об исполнении документа

После исполнения поступившего документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело (п.65 Инструкции).

Такая отметка включает в себя:

• слова «В дело» с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которой будет храниться документ;

• дату и регистрационный индекс документа, свидетельствующего об исполнении;

• собственноручную подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя;

• дату направления документа в дело.

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.

Оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело слева на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа.

Отметка об исполнении документа переносится в РКК или журнал регистрации входящих документов, после чего карточка перемещается в раздел «Исполненные документы» справочной картотеки учреждения.

Справочно Ознакомьтесь с примерами оформления: • регистрационно-контрольной карточки на входящий документ учреждения образования; • журнала регистрации входящих документов учреждения образования.

24.06.2019

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу