Материал помещен в архив

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ: СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ И УДОСТОВЕРЕНИЯ, АТТЕСТАЦИЯ

Командировки

Выдавать командировочное удостоверение при направлении в служебную командировку необязательно. Необходимость его выдачи определяет наниматель, если иное не определено законодательными актами (часть первая ст.93 Трудового кодекса Республики Беларусь).

В организации, выдающей своим работникам служебные удостоверения, может вестись специальный журнал учета выдачи служебных удостоверений.

ЖУРНАЛ
учета выдачи служебных удостоверений

Срок хранения журнала учета выдачи служебных удостоверений - 5 лет после окончания их ведения (п.1062 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Необходимость ведения журнала учета работников, выбывающих в командировки, исключена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках».

Таким образом, решение о необходимости ведения журнала учета работников, выбывающих в служебную командировку, наниматель принимает самостоятельно.

В случае ведения указанного журнала можно использовать форму согласно приложению 3 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. постановление № 35 на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 22.11.2019 № 68 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках». Комментарии см. здесь.

Срок хранения журнала регистрации командировочных удостоверений (при его ведении в организации) - 3 года (п.665 Перечня).

Аттестация работников

Кадровая служба может вести журнал учета прохождения аттестаций работников. Форма такого журнала, а также обязательность его ведения нормативными правовыми актами не установлены, следовательно, организация определяет необходимость ведения такого журнала самостоятельно. Можно ввести, например, следующую форму журнала:

ЖУРНАЛ
учета прохождения аттестаций

В правой части журнала указываются сведения о работнике, проходящем или прошедшем аттестацию, в левой части - в столбце с указанием нужного года напротив фамилии конкретного работника отмечается, когда планируется его следующая аттестация. После проведения аттестации номер и дату приказа, которым утверждаются результаты аттестации, указывают в ячейке, в которой ранее было отмечено планируемое время аттестации.

Поскольку срок хранения такого журнала Перечнем не определен, его необходимо установить на заседании экспертной комиссии организации.

Справочно Сроки хранения документов, не закрепленные в законодательстве, определяются экспертной комиссией организаций (подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.165.4 п.165 Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

23.09.2019

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота