Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

Шаг 1. Создание службы документационного обеспечения управления или назначение лица, ответственного за документационное обеспечение управления

Организация и совершенствование системы ДОУ в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу ДОУ (п.6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников). Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.

Шаг 2. Разработка инструкции по делопроизводству организации

После того как в организации будут определены работники, отвечающие за ДОУ, необходимо регламентировать порядок работы с документами. Для этого в организации разрабатывается инструкция по делопроизводству на основе Инструкции по делопроизводству, но с учетом специфики деятельности организации. Указанная инструкция содержит различные варианты организации тех или иных вопросов работы с документами.

При разработке инструкции по делопроизводству необходимо учесть все особенности деятельности организации, ее штатную численность и другое и закрепить наиболее оптимальные и эффективные нормы работы с документами.

Пример Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях закрепляет две формы регистрации документов: журнальную и карточную. В инструкции по делопроизводству организации необходимо закрепить одну из указанных форм, которая будет применяться в организации. Каждая из форм регистрации документов имеет свои преимущества и недостатки, которые следует учитывать при выборе.

При разработке инструкции по делопроизводству в качестве приложений целесообразно утвердить:

1) общий бланк и бланк для письма организации;

2) унифицированные формы основных (наиболее используемых) видов документов (приказ, акт, протокол, докладная записка и др.).

Справочно Рекомендуем ознакомиться с разделом подборки «Оформление документов в организации»;

3) перечень нерегистрируемых документов;

4) перечень документов, подлежащих утверждению.

Шаг 3. Издание приказа о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях

При наличии в организации структурных подразделений приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения (часть третья п.6 Инструкции по делопроизводству).

Указанные работники контролируют формирование дел в структурном подразделении в соответствии с выпиской из номенклатуры дел организации, передают документы в архив организации и др.

Шаг 4. Составление номенклатуры дел организации

Использование номенклатуры дел как специального классификационного справочника является одним из наиболее рациональных и эффективных способов упорядочения документов организации. Номенклатура дел позволяет систематизировать все документы, образующиеся в процессе деятельности организации. Важной функцией номенклатуры дел является закрепление сроков хранения этих документов. Номенклатура дел составляется ежегодно в каждой организации.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, которым присваивается индекс, сроки хранения дел, и делаются определенные отметки, характеризующие включенные дела.

Порядок разработки номенклатуры дел подробно регламентирован в главе 10 Инструкции по делопроизводству и главе 5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами работы архивов с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Шаг 5. Издание приказа о создании экспертной комиссии. Разработка положения об экспертной комиссии организации

В каждой организации создается экспертная комиссия, которая проводит экспертизу ценности документов. В организации, имеющей подчиненные (входящие в состав, систему) организации, создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия.

Основные функции экспертной комиссии или центральной экспертной комиссии определены п.56 Правил работы архивов.

Важной функцией экспертной комиссии является самостоятельное определение сроков хранения документов, которые не установлены нормативными правовыми актами (организации, являющиеся источником комплектования государственного архива, согласовывают данное решение с соответствующим государственным архивом при согласовании номенклатуры дел организации, организации, имеющие вышестоящую организацию, - центральной экспертной комиссией вышестоящей организации). Экспертная комиссия действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Заседания и принимаемые решения оформляются протоколами.

Шаг 6. Назначение лица, ответственного за архив. Определение места для хранения архивных документов. Разработка положения об архиве

Часто к вопросу о создании архива обращаются уже тогда, когда объем документов физически превышает площади, отведенные для их хранения. Однако руководители государственных органов, иных организаций, индивидуальные предприниматели обязаны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (часть первая ст.12 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»). В этих целях они создают архивы.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.13 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З.

Создание архива вместе с созданием службы ДОУ или ее части позволит избежать дополнительных затрат на научно-техническую обработку документов в будущем. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив.

Передаче в архив подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу (п.97 Правил работы архивов). После их поступления в архиве составляются сводные описи на указанные категории дел. Только после составления и утверждения сводных описей дел в установленном порядке можно составлять акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, за соответствующие годы.

31.10.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела