Материал помещен в архив

ВОПРОС: Может ли организация при передаче электронных документов в архив не использовать сертифицированные средства ЭЦП?

ОТВЕТ: Нет, не может.

Для каждого электронного дела, подлежащего передаче в архив организации, работник структурного подразделения формирует средствами АС ДОУ внутреннюю опись электронного дела по форме, установленной приложением 4 к Правилам работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее - Правила № 20).

Внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного электронного документа, подписанного ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или работник структурного подразделения организации, создавший внутреннюю опись (п.87 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.1 п.87 Инструкции № 19 слова «внутреннюю опись электронного дела» заменены словами «внутреннюю опись электронного дела (далее - внутренняя опись)» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

Аналогичная норма содержится в п.14 Правил № 20.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.14 Правил № 20 исключен постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116.

Справочно Электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абзац 16 части первой ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», далее - Закон № 113-З).

Сертифицированные средства ЭЦП выдает РУП «Национальный центр электронных услуг», который выполняет функции оператора корневого и иных удостоверяющих центров Государственной системы управления открытыми ключами (ГосСУОК) (абзац 2 подп.5.1 п.5 Указа Президента Республики Беларусь от 08.11.2011 № 515 «О некоторых вопросах развития информационного общества в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 июня 2022 г. следует руководствоваться подп.5.1 п.5 Указа № 515 в ред. Указа от 31.05.2022 № 188.

При использовании только сертифицированных средств электронной цифровой подписи документ в электронном виде может быть признан электронным документом (в значении, которое предусматривает Закон № 113-З).

Действие Инструкции № 19 и Правил № 20 распространяется на государственные органы, иные организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (п.1 Инструкции № 19 и п.1 Правил № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.1 Инструкции № 19 изложен в новой редакции постановлением № 117.

Таким образом, организации, в которых электронные документы подлежат архивному хранению (имеют временный (свыше 10 лет) и постоянный срок хранения), использование сертифицированных средств ЭЦП является обязательным требованием.

13.11.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела