Материал помещен в архив

ВОПРОС: Документ подписан руководителем организации на бумажном носителе, проставлены дата документа - 01.10.2019 - и регистрационный индекс. Данный документ отсканирован, внесен в систему электронного документооборота (СЭД) и подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителя 02.10.2019.

Какой будет дата документа - 01.10.2019 или 02.10.2019?

ОТВЕТ: Дата документа будет 01.10.2019.

В данном случае речь идет об электронной копии документа на бумажном носителе.

В делопроизводстве организации могут создаваться и использоваться электронные копии документов на бумажном носителе, удостоверенные в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства (далее - электронные копии).

Электронная копия применяется взамен оригинала документа на бумажном носителе, созданного в самой организации или полученного ею:

• при исполнении документа с использованием средств автоматизированной системы документационного обеспечения управления;

• при отправке посредством электронной почты, информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота;

• для публикации на официальном сайте организации, информационном портале (п.53 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

Создание электронных отображений осуществляется путем сканирования оригиналов документов на бумажном носителе (после их регистрации в СЭД) и сохранения в графическом формате (пп.55, 57 Инструкции № 19).

Перед удостоверением электронной копии электронные отображения всех страниц оригинала должны быть преобразованы в один файл в формате PDF/A1 или PDF/A2. Удостоверение электронной копии осуществляется путем подписания ЭЦП лица, изготовившего электронные отображения (часть первая п.61, часть первая п.62 Инструкции № 19).

Учет электронных копий ведется путем внесения следующих сведений в регистрационно-контрольную карточку документа, для которого создана электронная копия:

• дата изготовления электронной копии;

• имя файла;

• указание на место хранения;

• должность, инициалы и фамилия лица, изготовившего электронную копию.

Указанные сведения наносятся на оригинал документа на бумажном носителе на нижнем поле (или обороте) первого листа документа штампом, вручную или в виде штрих-кода (при наличии технической возможности) (п.63 Инструкции № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.53 и 63 Инструкции № 19 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) (часть вторая п.46 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. из ч.2 п.46 Инструкции № 4 слово «указание» исключено постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

Таким образом, датой документа является дата его подписания. Дата изготовления электронной копии документа на бумажном носителе может быть отличной от даты документа.

19.11.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела