Материал помещен в архив

ВОПРОС: В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке.

Соответствует ли этим условиям организация хранения электронных документов в «облачной» системе электронного документооборота (СЭД) на серверах сторонней организации?

ОТВЕТ: Нет, не соответствует.

В данном случае речь идет об использовании в организации программного обеспечения по модели SaaS (software as a service - программное обеспечение как услуга). Одним из самых массовых примеров использования программного обеспечения по SaaS-модели является электронная почта (например, Gmail, Яндекс.Почта и т. д.).

Передача и прием электронных дел осуществляются по каналам электросвязи или на съемных носителях в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между СЭД и информационной системой архива организации (п.16 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.16 Правил № 20 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 116.

Электронные дела временного (до 10 лет) хранения в течение всего срока остаются на оперативном хранении в рамках автоматизированной системы документационного обеспечения управления (п.17 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.17 Инструкции № 19 исключен постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

Справочно Под «созданием условий для хранения электронных документов» следует понимать наличие в организации СЭД, а также специальной информационной системы архива организации.

Таким образом, наличие «облачной» СЭД в организации является недостаточным для архивного хранения электронных документов. Для обеспечения целостности электронных документов, подлежащих архивному хранению, необходимо наличие специальной архивной информационной системы, которая также может быть реализована по модели SaaS.

Архивная информационная система - защищенная информационная система хранения данных, в том числе реализованная на основе облачного сервиса, обеспечивающая длительное хранение документов в электронном виде и их метаданных в архиве организации, подтверждение целостности и авторизованный доступ к содержащейся в них информации (абзац 4 п.7 вышеназванных Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. абз.4 п.7 Правил № 20 исключен постановлением № 116.

11.12.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела