Материал помещен в архив

ВОПРОС: Нужно ли для электронных дел оформлять обложку (по аналогии с документами на бумажных носителях)? Какие требования устанавливаются к обложкам электронных дел?

ОТВЕТ: Нет. Информация об электронном деле отражается в его метаданных.

Электронные документы включаются в электронные дела программно-техническими средствами АС ДОУ в соответствии с номенклатурой дел. Электронные дела представляют собой логическую совокупность исполненных электронных документов и их регистрационно-контрольных карточек (РКК) (п.69 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.69, 84 и 85 Инструкции № 19 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 117.

Подготовка электронных дел к передаче в архив организации обеспечивает их включение в информационный пакет, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между СЭД и информационной системой архива организации. При подготовке электронного дела к передаче в архив организации в его состав включаются файлы со всеми реквизитами особенной части электронного документа, которые ранее поддерживались средствами АС ДОУ (включая ЭЦП, обязательные реквизиты РКК и при необходимости листы согласования или ознакомления), и формируются метаданные на каждый электронный документ, предусмотренные Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее - Правила № 20) (пп.84-85 Инструкции № 19).

Электронные дела формируются согласно номенклатуре дел организации в соответствии с законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства (часть первая п.14 Правил № 20).

Документы в электронном виде в архив организации передаются вместе с их метаданными (часть вторая п.13 Правил № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.14 Правил № 20 исключен, в п.13 Правил № 20 внесены изменения постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116.

Справочно Метаданные - данные, описывающие управленческий контекст, содержание, структуру документов в электронном виде и управление ими в течение времени (абзац 12 п.7 Правил № 20).

Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного дела:

• порядковый номер электронного дела в описи электронных дел структурного подразделения;

• индекс электронного дела;

• заголовок электронного дела;

• крайние даты документов в электронном виде электронного дела;

• количество документов в электронном виде электронного дела;

• объем документов в электронном виде электронного дела;

• язык (языки) документов в электронном виде электронного дела.

Целостность метаданных на уровне электронного дела подтверждается указанием в информационном пакете их контрольных характеристик (п.17 Правил № 20).

Таким образом, информация, которая для дел с документами на бумажных носителях указывается на обложке дела, для электронных дел отражается в его метаданных. В свою очередь, метаданные электронного дела при передаче его в архив организации обязательно включаются в состав информационного пакета.

11.12.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела