Материал помещен в архив

ВОПРОС: Является ли наличие СЭД достаточным для организации архивного хранения электронных документов?

ОТВЕТ: Нет. Кроме СЭД необходима еще архивная информационная система.

Передача документов в электронном виде в составе электронных дел в архив организации осуществляется работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и обеспечивается средствами автоматизированной системы электронного документооборота (часть первая п.13 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20, далее - Правила № 20).

Передача и прием электронных дел осуществляются по каналам электросвязи или на съемных носителях в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между СЭД и информационной системой архива организации (часть первая п.16 Правил № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.13 и 16 Правил № 20 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 116.

Справочно Архивная информационная система - защищенная информационная система хранения данных, в том числе реализованная на основе облачного сервиса, обеспечивающая длительное хранение документов в электронном виде и их метаданных в архиве организации, подтверждение целостности и авторизованный доступ к содержащейся в них информации (абзац 4 п.7 Правил № 20).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. абз.4 п.7 Правил № 20 исключен постановлением № 116.

При этом электронные дела временного (до 10 лет) хранения в течение всего срока остаются на оперативном хранении в рамках АС ДОУ (п.17 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.17 Инструкции № 19 исключен постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке (часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.2 п.236 Инструкции № 4 слова «При невозможности получения» заменены словами «При отсутствии» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

Справочно Под «созданием условий для хранения электронных документов» следует понимать наличие в организации СЭД, а также специальной информационной системы архива организации.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде, согласно приложению 20 к Инструкции № 4, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (часть третья п.236 Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.3 п.236 Инструкции № 4 слова «без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми»)» заменены словами «за исключением документов с отметкой «ЭПК» постановлением № 113.

Таким образом, наличие СЭД в организации является недостаточным для архивного хранения электронных документов.

Для обеспечения целостности электронных документов, подлежащих архивному хранению, необходима специальная архивная информационная система. При этом в СЭД электронные дела временного (до 10 лет) хранения остаются на оперативном хранении. Однако допускается передача в архив организации электронных дел временного (до 10 лет) хранения (часть вторая п.18 Инструкции № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.18 Инструкции № 19 исключен постановлением № 117.

11.12.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела