Материал помещен в архив

ВОПРОС: Возможно ли ведение личных дел работников в электронном виде?

ОТВЕТ: Нет. Ведение личных дел работников в электронном виде законодательством не предусмотрено.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах (часть вторая п.11 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке (часть первая п.16 Инструкции № 2).

Таким образом, даже если заявление подготовлено с помощью технических средств (компьютера), Инструкция № 2 обязывает выводить его на бумажный носитель. Аналогичная норма установлена и в отношении автобиографии (п.14 Инструкции № 2).

Таким образом, в отношении документов личного дела определено, что их заполнение работником осуществляется собственноручно на бумажном носителе.

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку (п.18 Инструкции № 2).

Таким образом, формирование личных дел работников как гибридных (включающих и документы на бумажном носителе, и электронные документы) или электронных законодательством не предусмотрено.

Кроме того, ограничения по возможности ведения личных дел работников в электронном виде установлены, например, в ст.18, 25, 30 Трудового кодекса Республики Беларусь (в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З, вступает в силу с 28 января 2020 г.), поскольку указанные статьи предусматривают документирование трудовых отношений между работником и нанимателем в письменном виде.

11.12.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела