Вопрос-ответ от 19.12.2019
Автор: Варнашов Д.

В организации для внутреннего и внешнего информационного взаимодействия активно используется корпоративная электронная почта, а также различные мессенджеры (Viber, Telegram). Нужно ли сохранять сообщения, переданные посредством электронной почты или мессенджера, при осуществлении деловой деятельности организацией?


 

Материал помещен в архив

 

Дополнительная информацияУстановить закладкуКомментарии ВОПРОС: В организации для внутреннего и внешнего информационного взаимодействия активно используется корпоративная электронная почта, а также различные мессенджеры (Viber, Telegram).

Нужно ли сохранять сообщения, переданные посредством электронной почты или мессенджера, при осуществлении деловой деятельности организацией?

 

ОТВЕТ: Организация сама устанавливает порядок работы с такими сообщениями.

Вспомогательные электронные сообщения, включая сообщения электронной почты без вложенного электронного документа, не регистрируются и хранятся получателем до минования надобности. Регламент работы организации может предусматривать направление в дело электронных сообщений, важных для понимания обстоятельств принимаемого управленческого решения или способных служить доказательством деловой деятельности (п.46 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

Под «вспомогательными электронными сообщениями» можно подразумевать переписку в социальных сетях, мессенджерах и других сервисах.

Порядок работы со вспомогательными электронными сообщениями целесообразно отразить в локальном правовом акте организации (в Инструкции по делопроизводству, Инструкции по работе с электронными документами, Инструкции по работе с сообщениями электронной почты и мессенджеров и т. п.).

Как показывает судебная практика, при разрешении гражданских и экономических споров суды принимают переписку по электронной почте и в мессенджерах в качестве доказательства по делу.

 

пример ситуация

Пример 1

В ходе осмотра установленной на мобильном телефоне программы Viber зафиксированы диалоги (переписка) лица, которое пользовалось телефоном, с абонентом, поименованным в справочнике телефона как «Сигареты», имевшие место 28.08.2016: лицо, которое пользовалось телефоном, предложило абоненту приобрести сигареты марок «NZ» и «Минск», сторонами оговаривались стоимость одного короба, способы доставки, велись переговоры о последующей реализации сигарет. И именно сигареты марок «NZ» и «Минск» были обнаружены в гараже гражданина Б. (постановление экономического суда Минской области от 05.12.2016, дело № 349-10Ап/16).

 

пример ситуация

Пример 2

При изучении проекта контракта и приложений к нему ответчик в одностороннем порядке внес изменения, и истец указанный контракт не подписал. Истец полагал, что ответчик представил суду копию подписанного контракта с теми условиями, которые были внесены им же в одностороннем порядке путем копирования с проекта контракта, направленного по электронной почте, подписи и печати истца и вставки в измененный документ. Более того, у ответчика отсутствуют данный контракт и приложение к нему, подписанные с двух сторон с проставлением оригинальных печатей. С учетом изложенного истец не признает факт заключения сделки с ответчиком от 01.08.2018 и просит не принимать во внимание копию указанного документа (решение экономического суда Могилевской области от 28.03.2019, дело № 69-8/2018).

 

пример ситуация

Пример 3

Согласно переписке между истицей и директором общества из приложения Viber за 23.05.2017 (день увольнения Ш.) Г. в 8:54 обращается к ней следующим образом: «Управляющая, ты вырыла сама себе яму, будешь уволена по статье.., мы подготавливаем на тебя иск в суд, будешь платить за все убытки…». В ответ на это истица в тот же день потребовала документы и расчет, указывая, что если их не будет, то они встретятся в суде (определение судебной коллегии по гражданским делам областного суда от 15.01.2018).

 

19.12.2019

 

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела