Материал помещен в архив

ВОПРОС

Какие ЭЦП должны вместе с электронным документом передаваться в архив организации: только ЭЦП руководителя или также и ЭЦП должностных лиц, согласующих (визирующих) документ?

ОТВЕТ

Все ЭЦП, которыми был подписан (завизирован) документ.

Согласование проекта электронного документа внутри организации осуществляется с использованием средств автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ). Лица, осуществляющие согласование проекта электронного документа, получают доступ к нему после авторизации и идентификации в АС ДОУ.

Отметка о согласовании (виза) включается в РКК или оформляется отдельным листом согласования с использованием средств АС ДОУ.

В случаях если согласование проекта электронного документа осуществляется путем подписания общей части проекта электронного документа, ЭЦП включаются в особенную часть проекта электронного документа (п.35 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.35 и ниженазванным п.85 Инструкции № 19 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 117.

Справочно Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей. Особенная часть электронного документа может содержать штамп времени, а также дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами (часть третья ст.17 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

При подготовке электронного дела к передаче в архив организации в его состав включаются файлы со всеми реквизитами особенной части электронных документов, которые ранее поддерживались средствами АС ДОУ (включая ЭЦП, обязательные реквизиты РКК и при необходимости листы согласования или ознакомления), и формируются метаданные на каждый электронный документ, предусмотренные Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (п.85 вышеуказанной Инструкции).

Таким образом, если согласование (визирование) проекта электронного документа осуществлялось путем подписания его общей части ЭЦП, они включаются в особенную часть электронного документа и, соответственно, подлежат передаче в архив организации.

17.01.2020

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела