Материал помещен в архив

ВОПРОС

Как должна передаваться резолюция руководителя организации в архив, если в системе электронного документооборота (СЭД) текст резолюции помещается в регистрационно-контрольную карточку (РКК)?

ОТВЕТ

Если текст резолюции оформляется СЭД в РКК, она передается в архив организации вместе с РКК электронного документа.

Реквизит «Резолюция» вырабатывается с использованием средств автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) и может оформляться как текст в РКК либо листом резолюции, подписываемым ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является автор резолюции, содержание которой переносится в РКК (п.47 Инструкции по работе с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция).

Электронные документы включаются в электронные дела программно-техническими средствами АС ДОУ в соответствии с номенклатурой дел. Электронные дела представляют собой логическую совокупность исполненных электронных документов и их РКК.

При помещении электронного документа в электронное дело проверяется правильность и полнота заполнения всех обязательных реквизитов РКК, комплектность файлов электронного документа (пп.69 и 70 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.69 Инструкции в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 117.

В состав электронного дела включаются метаданные на каждый документ в электронном виде (часть вторая п.14 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20, далее - Правила).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.14 Правил исключен постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116.

Справочно Метаданные - данные, описывающие управленческий контекст, содержание, структуру документов в электронном виде и управление ими в течение времени (абзац 12 части первой п.7 Правил).

Таким образом, если текст резолюции оформляется СЭД в РКК, она передается в архив организации вместе с РКК электронного документа.

17.01.2020

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела