Материал помещен в архив

ВОПРОС: Нужно ли распечатывать описи электронных дел? Как должны храниться и учитываться описи электронных дел в архиве организации?

ОТВЕТ

Данные вопросы решает сама организация.

Передача документов в электронном виде в составе электронных дел в архив организации осуществляется работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и обеспечивается средствами автоматизированной системы электронного документооборота.

Документы в электронном виде в архив организации передаются вместе с их метаданными.

Передача электронных дел постоянного хранения производится по описям электронных дел постоянного хранения структурных подразделений организации, а временного (свыше 10 лет) хранения - по описям электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения. При необходимости может создаваться бумажный экземпляр описи электронных дел (п.13 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20, далее - Правила № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами № 20 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116. Комментарий см. здесь.

Опись электронных дел структурного подразделения организации формируется средствами автоматизированной системы документационного обеспечения управления в виде электронного документа и утверждается путем проставления ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или руководитель структурного подразделения организации (п.81 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 июля 2024 г. следует руководствоваться п.81 Инструкции № 19 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 02.07.2024 № 46.

Справочно Срок хранения описи дел структурных подразделений (общественных организаций, коллегиальных органов) организаций составляет 1 год после утверждения сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) или включения дел за соответствующий год в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п.126 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.146 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Основными учетными документами для электронных дел (среди прочих) является реестр описей электронных дел по форме согласно приложению 10 к Правилам № 20, предназначенный для регистрации описей электронных дел, учета их количества (п.33 Правил № 20).

Каждой сводной описи электронных дел, кроме номера описи по листу фонда, присваивается уникальный идентификатор - номер по реестру описей электронных дел.

При выбытии всех электронных дел, включенных в опись электронных дел постоянного хранения, ее номер по реестру описей электронных дел другим описям электронных дел не присваивается, а в графе (информационном поле) «Отметка о выбытии» отображаются дата выбытия и основание выбытия (п.43 Правил № 20).

К реестру описей электронных дел формируется итоговая запись, в которой указывается количество поступивших и выбывших в течение заданного периода описей электронных дел и общее количество описей электронных дел, учитываемых по реестру описей электронных дел (п.44 Правил № 20).

Таким образом, организация сама определяет необходимость распечатывания на бумажном носителе описей дел структурных подразделений при передаче электронных документов и дел в архив организации. Учет описей электронных дел в архиве организации осуществляется в реестре описей электронных дел. Архивная информационная система, применяемая в организации, должна обеспечивать хранение описей электронных дел структурных подразделений и сводных описей электронных дел в течение установленных сроков хранения.

29.01.2020

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела