Материал помещен в архив

ВОПРОС

В структурных подразделениях организации назначены ответственные за ведение делопроизводства.

Нужно ли дополнительно назначать ответственных за электронный документооборот в структурных подразделениях?

ОТВЕТ

Нет, не нужно.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагается на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др. (часть вторая п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

Положения Инструкции № 4 распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий (часть первая п.3 Инструкции № 4).

Особенности подготовки, оформления, обработки, обеспечения целостности, хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) без создания документов на бумажных носителях, регулируются Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее - Инструкция № 19) (часть пятая п.3).

Опись электронных документов структурного подразделения организации формируется средствами АС ДОУ в виде электронного документа и утверждается путем проставления ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или руководитель структурного подразделения организации (часть первая п.81 Инструкции № 19).

Для каждого электронного дела, подлежащего передаче в архив организации, работник структурного подразделения формирует средствами АС ДОУ внутреннюю опись электронного дела (часть первая п.87 Инструкции № 19).

Отбор электронных дел к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица по результатам экспертизы ценности после подготовки сводных описей электронных дел и дел на бумажных носителях постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (п.89 Инструкции № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.1 п.81, ч.1 п.87, п.89 Инструкции № 19 внесены изменения постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Инструкция № 4 является базовым нормативным правовым актом, которым регулируются организация и ведение делопроизводства в организации.

В свою очередь, Инструкция № 19 устанавливает особенности работы с электронными документами, созданными посредством АС ДОУ, не содержит специальной нормы, определяющей необходимость назначения в структурных подразделениях организации ответственных за организацию работы с электронными документами (по аналогии с нормой, закрепленной в части второй п.7 Инструкции № 4).

Таким образом, Инструкция № 19 не предполагает назначения дополнительных ответственных за работу с электронными документами в структурном подразделении.

Ответственность за работу с документами на бумажных носителях и электронными документами можно возложить на одного работника.

11.02.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела