Материал помещен в архив

ВОПРОС

Архив учреждения не принимает документы со сроком хранения до 10 лет, которые находятся на кафедре учреждения образования, так как они имеют временный срок хранения.

Что делать с такими документами?

ОТВЕТ

Провести экспертизу ценности документов и составить акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Дела с документами временного (до 10 лет) срока хранения хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования до момента их уничтожения (п.205 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.205 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

После истечения сроков временного хранения проводится экспертиза ценности документов, по результатам которой оформляется акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п.207 Инструкции по делопроизводству).

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения (п.209 Инструкции по делопроизводству).

Соответственно, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться на дела кафедры.

Справочно Форма акта закреплена в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству.

Оформленный акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации (п.211 Инструкции по делопроизводству).

Получить методическую помощь, а также узнать, утверждены и согласованы ли в установленном порядке архивом сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, можно у заведующего архивом учреждения образования.

Справочно Подробнее по этой теме см. материал «Хранение документов в организации».

24.02.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела