Материал помещен в архив

ВОПРОС

В системе электронного документооборота организации, являющейся источником комплектования государственного архива, на оперативном хранении находятся электронные документы временного (свыше 10 лет) хранения в разных форматах. Эти документы были созданы до вступления в силу Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организаций, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее - Инструкция № 19), среди них почти нет документов в формате PDF/A1 или PDF/A2.

Как такие электронные документы будут передаваться в архив? Нужно ли при передаче в архив таких документов преобразовывать их в формат PDF/A1 или PDF/A2?

ОТВЕТ

Нет, не нужно. Требования Инструкции № 19 в части преобразования электронных документов в формат PDF/A1 или PDF/A2 не распространяется на электронные документы, которые были созданы до 18 февраля 2019 г.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, после завершения подготовки проекта электронного документа, для которого в номенклатуре дел предусмотрен срок хранения свыше 10 лет (в том числе постоянно) или с отметкой «ЭПК», преобразуют общую часть электронного документа (включая приложения) в формат PortableDocumentFormat (PDF/A1 или PDF/A2).

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, выполняют действия, указанные выше при подготовке к подписанию электронного документа, предназначенных для направления в государственные органы и подчиненные им (входящие в состав, систему) организации (п.37 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организаций, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.37 Инструкции № 19 исключен постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Таким образом, проект электронного документа преобразуется в формат PDF/A1 или PDF/A2 после внутреннего согласования непосредственно перед его подписанием ЭЦП руководителем организации (уполномоченным должностным лицом).

Нормативный правовой акт не имеет обратной силы, то есть не распространяет свое действие на отношения, возникшие до его вступления в силу, за исключением случаев, когда он смягчает или отменяет ответственность граждан и юридических лиц (часть первая п.1 ст.66 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»).

Таким образом, требование по преобразованию электронных документов, для которых в номенклатуре дел предусмотрен срок хранения свыше 10 лет (в том числе постоянно) или с отметкой «ЭПК», в формат PortableDocumentFormat (PDF/A1 или PDF/A2) не распространяется на электронные документы, созданные до 18.02.2019 (до вступления в силу Инструкции № 19).

Электронная цифровая подпись предназначена для подтверждения целостности и подлинности электронного документа (абзац 3 части первой ст.23 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», далее - Закон № 113-З).

Целостность электронного документа - свойство электронного документа, определяющее, что в электронный документ не были внесены изменения. Подлинность электронного документа - свойство электронного документа, определяющее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью (электронными цифровыми подписями) (абзацы 7, 12 части первой ст.1 Закона № 113-З).

При отсутствии в электронном документе штампа времени подтверждение подлинности такого электронного документа после прекращения действия сертификата открытого ключа осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. При временном и постоянном хранении электронных документов должна быть обеспечена их целостность (часть первая ст.21 Закона № 113-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. Законом от 14.10.2022 № 213-З из ч.1 ст.21 Закона № 113-З слова «Республики Беларусь» исключены. Комментарии см. здесь.

Целостность метаданных на уровне документа в электронном виде подтверждается общей для всего документа контрольной характеристикой, указанной во внутренней описи электронного дела (часть вторая п.18 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20, далее - Правила № 20).

Справочно Контрольная характеристика - значение хэш-функции для заданного информационного объекта. Метаданные - данные, описывающие управленческий контекст, содержание, структуру документов в электронном виде и управление ими в течение времени (абзацы 11-12 п.7 Правил № 20).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в абз.11 п.7 Правил № 20 слова «значение хэш-функции» заменены словом «хэш-значение» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116.

Даже при незначительном изменении электронного документа также поменяется и его контрольная характеристика. Соответственно, для созданных до 18.02.2019 электронных документов, находящихся на оперативном хранении в СЭД, конвертация в формат PDF/A1 или PDF/A2 приведет к нарушению их целостности. Поэтому такие документы должны быть переданы в архив организации в тех форматах, в которых они были изначально созданы.

В случае устаревания форматов или программного обеспечения для воспроизведения документов в электронном виде их долговременная сохранность в архиве организации и целостность обеспечивается процессами эмуляции или конвертации (часть вторая п.66 Правил № 20).

Справочно Конвертация - преобразование данных из одного формата файла в другой (абзац 10 п.7 Правил № 20).

При конвертации документов в электронном виде из одного формата файла в другой осуществляется проверка аутентичности содержания созданного файла и эталонного экземпляра документа в электронном виде (п.68 Правил № 20).

В случае конвертации эталонный экземпляр документа в электронном виде сохраняется в том виде и составе, в каком он первоначально поступил в архив организации (часть первая п.71 Правил № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в п.68 Правил № 20 внесены изменения, п.71 Правил № 20 исключен постановлением № 116. Комментарий см. здесь.

Соответственно, электронные документы, созданные до вступления в силу Инструкции № 19, при необходимости могут быть конвертированы в архиве организации в формат PDF/A1 или PDF/A2.

25.03.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела