Материал помещен в архив

ВОПРОС

Можно ли получить письменное согласие работника в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее - ТК), в электронном виде с использованием иных аналогов собственноручной подписи (без электронной цифровой подписи)?

ОТВЕТ

Нельзя. ТК не предусматривает такой возможности.

В ТК предписывается объявлять работнику под подпись приказы о приеме на работу, временном переводе, об изменении в трудовых обязанностях работника, изменении условий и прекращении трудового договора, о дисциплинарных взысканиях и др. (ст.25, 32¹, 55 и 199 ТК).

В некоторых случаях ТК также требует письменное согласие работника:

• при установлении срока, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу (ст.67 ТК);

• в случае привлечения к работе в ночное время инвалидов, а также женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет (ст.117 ТК);

• при переводе (ст.30 ТК) и др.

Справочно Рукописный документ - письменный документ, созданный посредством нанесения знаков письма от руки. Письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма. Текстовый документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи (подп.3.1.13-3.1.15 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18)).

Так, для создания письменного документа необходимо нанесение на материальный носитель знаков письма.

Условия обмена между нанимателем и работником, выполняющим дистанционную работу, электронными документами или сообщениями в электронном виде (в том числе СМС-сообщениями, файлами и записями), содержащими письменные задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, уведомления, приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора, определяются трудовым договором.

Письменные задания, иная информация для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, а также иные документы, не требующие ознакомления работника под подпись, могут направляться путем обмена файлами с текстами документов в электронном виде.

В случае необходимости ознакомления работника с документами под подпись работник, выполняющий дистанционную работу, может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами или файлами с текстами этих документов в электронном виде с последующим направлением в течение 2 рабочих дней работнику копий документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (части третья - пятая ст.307¹ ТК).

Таким образом, только в отношении дистанционных работников предусмотрена возможность ознакомления под подпись с документами путем обмена электронными документами или документами в электронном виде (с последующей отправкой копий указанных документов на бумажных носителях).

Электронная цифровая подпись, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, - аналог собственноручной подписи (часть пятая ст.23 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», далее - Закон № 113-З).

Справочно Действие Закона № 113-З распространяется на отношения в сфере обращения электронных документов и электронной цифровой подписи. Его действие не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, а также при обращении документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи (часть вторая ст.2 Закона № 113-З).

Значит, действие Закона № 113-З распространяется только на те электронные документы, целостность и подлинность которых была подтверждена путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи.

Порядок использования иных аналогов собственноручной подписи, а также обращения документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи, устанавливается законодательством Республики Беларусь и (или) соглашением сторон (часть третья ст.2 Закона № 113-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться ч.3 ст.2 Закона № 113-З с учетом изменений, внесенных Законом от 14.10.2022 № 213-З.

Справочно Сделка в простой письменной форме должна быть совершена путем составления текстового документа, включая документ в электронном виде (в том числе электронный документ), выражающего ее содержание, который подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что соответствующий текстовый документ подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронная цифровая подпись или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующих лица или лиц), и не противоречит законодательству и соглашению сторон (часть первая п.1 ст.161 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Ограничения на применение электронных документов могут быть установлены в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь (часть вторая ст.15 Закона № 113-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться ч.2 ст.15 Закона № 113-З с учетом изменений, внесенных Законом № 213-З.

Таким образом, ТК не регулирует вопросы использования иных аналогов собственноручной подписи при ознакомлении работников с документами (для получения их письменного согласия).

20.05.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела