Материал помещен в архив

ВОПРОС

Какие организации обязательно должны использовать для обмена документами СМДО государственных органов? Какой нормативный правовой акт регулирует необходимость использования указанной системы организациями?

ОТВЕТ

Систему межведомственного электронного документооборота должны использовать все государственные органы и государственные организации.

Государственным органам и иным государственным организациям, подчиненным (подотчетным) Президенту Республики Беларусь, Совету Республики и Палате представителей Национального собрания Республики Беларусь, Конституционному Суду, Верховному Суду, Высшему Хозяйственному Суду, Комитету государственного контроля, Генеральной прокуратуре, Аппарату Совета Министров Республики Беларусь, республиканским органам государственного управления и иным государственным организациям, подчиненным Правительству Республики Беларусь, областным и Минскому городскому исполнительным комитетам до 1 января 2015 г. было поручено обеспечить:

• приобретение (разработку, модернизацию) ведомственных систем электронного документооборота (далее - ВСЭД);

• взаимодействие ВСЭД с СМДО государственных органов (абзац 2 части первой п.3 Указа Президента Республики Беларусь от 04.04.2013 № 157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь», далее - Указ № 157).

Иным государственным органам и государственным организациям, не указанным выше, хозяйственным обществам, в отношении которых Республика Беларусь либо административно-территориальная единица, обладая акциями (долями в уставных фондах), может определять решения, принимаемые этими хозяйственными обществами, до 1 января 2017 г. было поручено обеспечить приобретение (разработку, модернизацию) ВСЭД и их взаимодействие с СМДО. При этом бюджетным организациям, которые имеют незначительный документооборот, допускается установить автоматизированное рабочее место ВСЭД с возможностью подключения и работы с СМДО (часть вторая п.3 Указа № 157).

Справочно Критерии отнесения организаций к бюджетным организациям, которые имеют незначительный документооборот, определены в приложении к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 12.04.2016 № 299.

Также государственным органам и иным государственным организациям предписывалось принять меры, обеспечивающие поэтапное сокращение к 2016 году количества документов на бумажных носителях (п.4 Указа № 157).

Доставка электронных документов в другие организации осуществляется посредством:

• электронной почты (в качестве вложения);

• информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота (в рамках информационного пакета, формат и структура которого определяются регламентом информационной системы) (часть первая п.15 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

Таким образом, согласно Указу № 157 СМДО должны использовать все государственные органы и государственные организации.

02.07.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела