Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации ряд управленческих функций передан на аутсорсинг (например, кадровое делопроизводство). В соответствии с договором оказания услуг кадровая документация хранится у контрагента (аутсорсера).

Как в таком случае отражать документы в номенклатуре дел организации?

ОТВЕТ

Соответствующая информация отражается в графе 5 «Примечания» номенклатуры дел.

Номенклатура дел составляется в каждой организации на дела всей организации и каждого структурного подразделения (п.152 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

В графе 5 «Примечание» номенклатуры дел проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, об электронных делах, содержащих документы в электронном виде (ЭД), информационных ресурсах (ИР), гибридных делах (ГД) и др. (подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, графа 5 «Примечание» используется для отражения в ней большого количества различной информации. В этой связи возможным решением рассматриваемого вопроса может быть проставление в графе 5 «Примечание» отметки о том, что дело ведется и хранится в организации-аутсорсере, которая занимается кадровым сопровождением организации.

Пример   Индекс дела (тома, части) Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов по перечню* Примечание 1 2 3 4 5 03. Кадровая работа …         03-13 Контракты с работниками общества   3 года п.641 После окончания срока действия контрактов. Переданы в ООО «Кадровый аудит» 03-14 Личные карточки работников общества   75 лет п.639 После увольнения. Переданы в ООО «Кадровый аудит» 03-15 Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, докладные записки, уведомления, представления и др.)   3 года п.644 Переданы в ООО «Кадровый аудит» 03-18 График трудовых отпусков на 2020 год   1 год п.666 Передан в ООО «Кадровый аудит»

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Помимо указания наименования организации (индивидуального предпринимателя), осуществляющей кадровое сопровождение, возможно указание даты и регистрационного индекса договора на оказание соответствующих услуг.

Пример   Индекс дела (тома, части) Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов по перечню* Примечание 1 2 3 4 5 …         03-13 Контракты с работниками общества   3 года п.641 После окончания срока действия контрактов. Переданы в ООО «Кадровый аудит» согласно договору от 03.01.2020 № 5

08.07.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела