Материал помещен в архив

Алгоритм организации делопроизводства с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну

Особенности ведения делопроизводства с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну

Организация и технология делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, частично урегулированы нормативными правовыми актами только в отношении государственных органов, получивших в соответствии с законодательством доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Общие правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, применяются в отношении работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, с учетом особенностей, установленных Положением о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783 (далее - Положение № 783).

Отсутствие регламентации ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, на законодательном уровне обусловлено тем, что режим коммерческой тайны устанавливается ее владельцем с учетом специфики деятельности, отличающей его от других лиц. Вместе с тем владельцу коммерческой тайны необходимо руководствоваться правилами работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, которые определены в нормативных правовых актах, используя в том числе аналогию.

Делопроизводство по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, следует определять как деятельность по обеспечению документирования, организации работы с документами и защиты содержащейся в них информации.

Под документированием понимается запись информации, составляющей коммерческую тайну, на различных носителях по установленным правилам, под организацией работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, в текущей деятельности организации.

Документооборот - движение документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, в организации (организациях) с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

Защита содержащейся в документах информации, составляющей коммерческую тайну, предполагает создание и поддержание специальных условий обращения документов для обеспечения сохранности и конфиденциальности информации.

Ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, имеет свои особенности:

• регламентация состава содержащейся в издаваемых документах информации, включая проекты документов и черновые документы (материалы);

• предоставление пользователям информации только тех документов, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей, исполнения договорных обязательств;

• поэкземплярный учет всех документов, включая проекты документов и черновые документы (материалы);

• максимальная полнота регистрационных данных о каждом документе;

• фиксация прохождения каждого документа и места его нахождения;

• проведение периодических проверок наличия документов;

• разрешительная система доступа к документам (делам), за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами;

• определение требований к условиям хранения документов и их обращения для обеспечения конфиденциальности сведений;

• регламентация обязанностей лиц, получивших доступ к работе с документами;

• персональная ответственность лиц за организацию и ведение делопроизводства, включая ответственность за уничтожение черновых документов (материалов), сохранность документов (дел).

Алгоритм организация делопроизводства с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну

Руководитель организации несет ответственность за организацию делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, за соблюдение установленных правил и порядка работы с указанными документами и их сохранность.

Шаг 1. Ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, может возлагаться на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) (уполномоченное лицо, выполняющее функции службы ДОУ) либо специально создаваемое для этой цели структурное подразделение.

Назначение уполномоченного лица, выполняющего функции службы ДОУ, закрепляется в распорядительном документе (приказе, распоряжении и др.). Права, обязанности и ответственность указанных лиц определяются их должностными инструкциями.

Справочно Пример оформления приказа о возложении обязанностей по ведению делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, см. здесь.

Структурное подразделение, специально создаваемое для организации и ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, может быть самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю организации, или входить в состав других структурных подразделений.

Наименование структурного подразделения, его структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о нем исходя из специфики деятельности организации.

Шаг 2. Структурное подразделение может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок работы таких подразделений регламентируются положениями о них.

Задачи, функции, права и ответственность структурного подразделения, осуществляющего организацию и ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, следуют из содержания его деятельности.

Все работники структурного подразделения, осуществляющего организацию и ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, должны письменно оформить отношения с организацией по соблюдению режима коммерческой тайны, в том числе путем подписания обязательства о неразглашении коммерческой тайны.

Структурное подразделение, осуществляющее организацию и ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, должно быть обеспечено служебными помещениями для работы работников подразделения и оперативного хранения документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, а также при необходимости для работы исполнителей. При этом должно быть исключено незаконное ознакомление, в том числе в результате случайности или действий третьих лиц, со сведениями, составляющими коммерческую тайну, или сведениями, раскрывающими установленный режим коммерческой тайны.

Шаг 3. В организациях может быть установлена как централизованная, так и децентрализованная система ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну:

• при централизованной системе ведения делопроизводства все виды работ по обработке документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, включая формирование и подготовку дел к передаче в архив организации, осуществляются в службе ДОУ (уполномоченным лицом, выполняющим функции службы ДОУ);

• при децентрализованной системе ведения делопроизводства отдельные работы по обработке документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, могут осуществляться в службе ДОУ (уполномоченным лицом, выполняющим функции службы ДОУ), а отдельные виды работ (например, формирование и подготовка дел к передаче в архив организации) - в структурных подразделениях организации.

Выбор системы ведения делопроизводства зависит от структуры организации, структуры и состава службы ДОУ и др. Например, децентрализованная система ведения делопроизводства применяется, как правило, в организациях, имеющих территориально удаленные подразделения.

Независимо от выбранной системы ведения делопроизводства должен быть обеспечен единый подход к учету, тиражированию, контролю исполнения, оперативному хранению, использованию и подготовке к передаче в архив организации документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну.

Для регламентации порядка ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, в организации разрабатывается локальный правовой акт (например, положение, инструкция), в котором должна быть отражена специфика деятельности организации.

В таком локальном правовом акте могут быть конкретизированы следующие вопросы:

• система ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну;

• основные обязанности работников, получивших доступ к работе с информацией, составляющей коммерческую тайну;

• порядок создания документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну;

• порядок проставления и снятия грифа «Коммерческая тайна»;

• порядок приема, регистрации, отправки, тиражирования, выдачи и контроля исполнения документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну;

• порядок учета тиражирования документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну;

• порядок хранения документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну.

В качестве приложений к локальному правовому акту включаются:

• регистрационно-контрольные формы регистрации документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну;

• форма списка на рассылку документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну;

• формы учета тиражирования;

• форма акта приема-передачи документов и дел, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, при смене работника;

• форма акта проверки наличия документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну.

При разработке локального правового акта, определяющего порядок ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, необходимо руководствоваться такими нормативными правовыми актами, как:

• Гражданский кодекс Республики Беларусь;

• Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;

• Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»;

• Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в Закон № 323-З Законом от 18.04.2022 № 163-З внесены изменения, в частности, из названия слова «в Республике Беларусь» исключены. Комментарий см. здесь;

• Положение № 783;

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4;

• Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143;

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Шаг 4. Служебное помещение должно иметь соответствующее технологическое оснащение для выполнения задач и функций структурного подразделения в части обеспечения конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну, необходимое оборудование и технические средства, в том числе средства защиты информации, сертифицированные согласно требованиям к безопасности информации.

Шаг 5. Составной частью организации и ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, является наличие комиссии по вопросам охраны и защиты сведений, составляющих коммерческую тайну.

В качестве возможного варианта можно предложить наделение ЦЭК (ЭК) организации задачами и функциями по охране и защите сведений, составляющих коммерческую тайну. С целью реализации указанных задач и функций в состав ЦЭК (ЭК) следует включить руководителей структурных подразделений, обеспечивающих защиту информации в организации и ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, а также руководителей структурных подразделений, имеющих доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

Справочно Рекомендуем воспользоваться примерами форм документов: • положение о центральной экспертной комиссии организации, являющейся источником комплектования государственного архива, с задачами и функциями по охране и защите сведений, составляющих коммерческую тайну; • положение об экспертной комиссии организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, с задачами и функциями по охране и защите сведений, составляющих коммерческую тайну.

28.07.2020

Александр Бекиш, начальник сектора правового и кадрового обеспечения научно-инженерного республиканского унитарного предприятия «Институт прикладных программных систем», научный сотрудник отдела комплектования Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации