Материал помещен в архив

ВОПРОС

Может ли организация предлагать сроки хранения для документов, включенных в перечень типовых документов, с учетом практики работы с ними в организации?

ОТВЕТ

Да, может.

Организация может предлагать изменить сроки хранения документов или установить сроки хранения документов, не предусмотренных действующим перечнем типовых документов с указанием сроков хранения.

Одной из функций экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии) организации является подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - перечень типовых документов) (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140), и их направление на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждений (п.176 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Соответственно, вопрос изменения сроков хранения документов, включенных в перечень типовых документов, может выноситься на основании оформленных в установленном порядке предложений экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии) организации об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и направленных в Министерство юстиции Республики Беларусь (Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее - Департамент)).

Министерство юстиции Республики Беларусь как республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, который утверждает перечень типовых документов согласно подп.6.30 п.6 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.10.2001 № 1605, направляет поступившие предложения на рассмотрение в Департамент.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 июля 2023 г. следует руководствоваться подп.6.30 п.6 Положения № 1605 с изменениями, внесенными постановлением Совмина от 13.07.2023 № 457.

Департамент обязан рассмотреть поступившие предложения на заседании Центральной экспертно-методической комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (подп.7.13 п.7 Положения о Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2006 № 986).

Обратите внимание! Решение о направлении предложений об изменении сроков хранения и самих рекомендуемых сроках хранения документов должно быть принято на заседании экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии) организации.

Справочно Пример письма об изменении сроков хранения документов см. здесь.

26.08.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела