Материал помещен в архив

ВОПРОС

Какое количество распорядительных документов является значительным по объему, чтобы регистрировать их отдельно?

ОТВЕТ

Инструкция № 4 не содержит количественных ограничений. Данный вопрос организация решает самостоятельно.

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно (часть четвертая подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.

Инструкция № 4 не раскрывает понятие и количественное измерение понятия «значительный объем» распорядительных документов. Таким образом, данный вопрос решается организацией самостоятельно и закрепляется в соответствующем локальном правовом акте.

При принятии решения о выделении распорядительных документов определенной разновидности для регистрации можно ориентироваться на установленный Инструкцией № 4 объем дела.

Так, объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.171 Инструкции № 4).

Регистрация распорядительных документов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов (часть первая подп.142.3 п.142 Инструкции № 4). Поэтому для каждой разновидности распорядительных документов необходимо ведение отдельных регистрационно-учетных форм.

Справочно Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов используются регистрационно-контрольные карточки или журналы на бумажном или электронном носителе (подп.139.7, 139.9 п.139 Инструкции № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.139.9 п.139 Инструкции № 4 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Таким образом, чем больше разновидностей распорядительных документов будет выделено для отдельной регистрации в организации, тем больше регистрационно-учетных форм необходимо будет заводить, вести, а также включать в номенклатуру дел.

Справочно Номенклатуры дел составляются на дела всей организации и каждого структурного подразделения (п.152 Инструкции № 4).

04.09.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела