Материал помещен в архив

ВОПРОС

Организация планирует перейти к хранению документов только в электронном виде в соответствии с нормативными правовыми актами.

Нужно ли наличие архива с документами на бумажных носителях в случае перехода на архивное хранение электронных документов?

ОТВЕТ

В случае создания в архиве организации условий для архивного хранения электронных документов значительную часть ранее созданных документов (временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения) необходимо будет продолжать хранить на бумажных носителях до истечения сроков их хранения.

Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (абзац 2 части первой ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться определением понятия «архив» согласно абз.2 ч.1 ст.2 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З.

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке (часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.2 п.236 Инструкции № 4 слова «При невозможности получения» заменены словами «При отсутствии» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Передача документов в электронном виде в составе электронных дел в архив организации осуществляется работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и обеспечивается средствами автоматизированной системы электронного документооборота (часть первая п.13 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20, далее - Правила № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами № 20 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116. Комментарий см. здесь.

Передача и прием электронных дел осуществляются по каналам электросвязи или на съемных носителях в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и информационной системой архива организации (часть первая п.16 Правил № 20).

Справочно Архивная информационная система (АИС) - защищенная информационная система хранения данных, в том числе реализованная на основе облачного сервиса, обеспечивающая длительное хранение документов в электронном виде и их метаданных в архиве организации, подтверждение целостности и авторизованный доступ к содержащейся в них информации (абзац 4 п.7 Правил № 20).

Таким образом, под созданием условий для архивного хранения электронных документов следует понимать наличие в организации системы электронного документооборота (СЭД), а также информационной системы архива организации (АИС).

Нормативными правовыми актами предусмотрено создание электронных копий документов на бумажных носителях. Для документов на бумажном носителе, не подлежащих передаче в архив организации, допускается уничтожение оригиналов после создания электронных копий и организации их надежного хранения. В этих случаях уничтожение документов на бумажном носителе оформляется в порядке, установленном Инструкцией № 4 (п.67 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.67 Инструкции № 19 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117: «Документы на бумажном носителе, не подлежащие передаче на хранение в архив организации, после создания их электронных копий и организации их надежного хранения допускается уничтожать в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях».

Речь идет о «замещающем сканировании». Однако возможность его применения на сегодня ограничена только документами временного (до 10 лет) хранения, так как (по общему правилу) указанные документы не подлежат обязательной передаче в архив организации (пп.204 и 205 Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в п.205 Инструкции № 4 внесены изменения постановлением № 113. Комментарии см. здесь.

Таким образом, в случае создания в архиве организации условий для архивного хранения электронных документов значительную часть ранее созданных документов (временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения) необходимо будет продолжать хранить на бумажных носителях до истечения сроков их хранения, так как для них не предусмотрено возможности создания электронных копий и уничтожения оригиналов на бумажном носителе. Соответственно, на хранении в архиве будут находиться как документы на бумажных носителях, так и электронные документы (документы в электронном виде). Создавать отдельную структуру для хранения документов на бумажных носителях необязательно, так как архив организации должен обеспечивать хранение всех документов (вне зависимости от способа их создания).

09.09.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела