Материал помещен в архив

ВОПРОС

Организации составляют акты выполненных работ в электронном виде.

Каким образом необходимо регистрировать акты выполненных работ в автоматизированной системе документационного обеспечения управления организации?

ОТВЕТ

Регистрация актов выполненных работ осуществляется в общем порядке, установленном для иных документов на бумажных носителях (в электронном виде).

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа (часть первая п.7 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», далее - Закон).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться п.6 ст.10 Закона в ред. Закона от 11.10.2022 № 210-З. Комментарии см. здесь.

Справочно Первичный учетный документ - документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (абзац 13 ст.1 Закона).

Соответственно, акты выполненных работ относятся к первичным учетным документам.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя (часть первая п.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

При этом положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий (часть седьмая п.3 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.7 п.3 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Таким образом, при рассмотрении вопроса о регистрации актов выполненных работ, составленных в электронном виде, необходимо руководствоваться нормами Инструкции по делопроизводству.

Специальных требований в отношении регистрации актов выполненных работ в автоматизированной системе документационного обеспечения управления Инструкция по делопроизводству не содержит.

Как правило, акт выполненных работ является совместным документом, так как подписывается уполномоченными лицами организаций, которые его составили. При этом нормативными правовыми актами определены случаи, когда акт выполненных работ может быть составлен участником хозяйственной операции единолично.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо) (часть третья п.47 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, акт выполненных работ должен быть зарегистрирован в организациях, являющихся его составителями.

Регистрация входящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью (подп.139.6 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Следовательно, регистрация актов выполненных работ, составленных в виде электронного документа, осуществляется в том же порядке, что и документы на бумажных носителях.

Регистрация всех категорий документов должна осуществляться в регистрационно-контрольной карточке на бумажном или электронном носителе или в журнале (часть первая подп.139.7 и подп.139.9 п.139 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.139.9 п.139 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением № 113. Комментарии см. здесь.

Состав реквизитов регистрационно-контрольной карточки может быть дополнен дополнительными реквизитами (по усмотрению организации).

Справочно Форма журнала регистрации входящих, исходящих документов - приложения 8, 9 к Инструкции по делопроизводству.

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что регистрация в автоматизированной системе документационного обеспечения управления актов выполненных работ не отличается от регистрации иных документов.

21.09.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела