Материал помещен в архив

ВОПРОС

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях установлено требование к оформлению реквизита «Подпись».

В случае отсутствия хотя бы одного элемента реквизита «Подпись» (например, наименования должности) будет ли документ обладать юридической силой?

ОТВЕТ

Не будет.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

• дата документа;

• регистрационный индекс;

• подпись (часть первая п.18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

При этом для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (часть вторая п.18 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.18 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Таким образом, отсутствие на документе оформленного реквизита «Подпись» лишает документ юридической силы.

Справочно Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (часть третья п.57 Инструкции по делопроизводству).

При этом Инструкция по делопроизводству не содержит норм, согласно которым документ не обладает юридической силой в случае, если в реквизите «Подпись» отсутствует хотя бы один из элементов его оформления, установленный частью третьей п.57 Инструкции по делопроизводству.

Исходя из изложенного, юридическая сила документа, в котором отсутствует один из элементов реквизита «Подпись» (например, расшифровка подписи), может быть поставлена под сомнение и оспорена в судебном порядке.

01.10.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела