Материал помещен в архив

ВОПРОС

Распространяются ли требования Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях на оформление документов, относящихся к системе договорной документации?

ОТВЕТ

Не распространяются. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), в части оформления документов распространяется только на организационно-распорядительную документацию.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, а также на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и др.), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение (части первая, седьмая п.3 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.7 п.3 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Организационно-распорядительная документация - это документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (подп.3.2.4 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18)).

В организационно-распорядительной документации выделяют следующие подсистемы:

• распорядительные (приказ, распоряжение, постановление, решение и др.);

• организационные (устав, положение, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и др.);

• справочно-информационные (акт, письмо, протокол, докладная записка, справка, уведомление и др.).

Таким образом, договоры не относятся к организационно-распорядительной документации и составляют отдельную систему договорной документации.

При этом в локальном правовом акте организации (например, в положении об организации договорной работы) нормативными правовыми актами не запрещается устанавливать порядок оформления договоров, разработанный на основании глав 5-6 Инструкции по делопроизводству.

02.10.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела