Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации негосударственной формы собственности личные дела ведутся на всех работников.

Можно ли в сводной номенклатуре дел отразить личные дела работников под одним индексом дела?

ОТВЕТ

Нет, нельзя. Личные дела отдельных работников имеют срок хранения «постоянно».

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень).

Перечень устанавливает следующие сроки хранения для личных дел работников (в негосударственных организациях - согласно графе 3 Перечня):

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.673 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Таким образом, разные виды личных дел работников имеют разные сроки хранения. Соответственно, в номенклатуру дел организации должны быть включены как минимум два заголовка с личными делами работников (исходя из установленных Перечнем сроков хранения).

Пример Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по Перечню Примечание 04-09 Личные дела руководителей общества и работников, которые награждены государственными наградами (примечание 1), которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания (примечание 2)   Постоянно пп.638.1, 638.2 После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения 04-10 Личные дела работников общества   75 лет ЭПК п.638.3 После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения

Примечание 1. В систему государственных наград Республики Беларусь входят:

• звание «Герой Беларуси»;

• ордена Республики Беларусь;

• медали Республики Беларусь;

• почетные звания Республики Беларусь (часть вторая ст.1 Закона Республики Беларусь от 18.05.2004 № 288-З «О государственных наградах Республики Беларусь»).

Примечание 2. В Республике Беларусь присуждаются:

• ученые степени: кандидата наук и доктора наук;

• академические ученые звания: члена-корреспондента и действительного члена (академика) Национальной академии наук Беларуси;

• ученые звания: доцента и профессора (часть первая ст.15, ст.16 Закона Республики Беларусь от 21.10.1996 № 708-XIII «О научной деятельности»).

18.01.2021

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела