Материал помещен в архив

ВОПРОС

Аккредитация учреждения образования была в 2017 году, следующая будет в 2022 году. Заместитель директора учреждения отказывается сдавать в архив документы, которые могут понадобиться при проведении следующей аккредитации.

Нужно ли сдавать документы в архив до проведения аккредитации учреждения образования?

ОТВЕТ

Проведение аккредитации не является основанием для непередачи документов в архив организации.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации.

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений (п.204 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел (п.205 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в п.205 Инструкции слова «по номенклатуре дел» заменены словами «по описям или по номенклатуре дел» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

Таким образом, Инструкция установила обязательство для организаций передавать документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в архив не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Соответственно, документы, которые образовались в течение 2017 делопроизводственного года, подлежат передаче в архив организации не позднее 31 декабря 2019 г.

Передача дел в архив не подразумевает ограничения к ним доступа работников организаций. Порядок выдачи документов также регулируется нормативными правовыми актами.

Дела выдаются из хранилищ работникам организации во временное пользование (абзац 4 части первой п.307 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

Дела выдаются из хранилищ на срок, не превышающий 1 месяц, - работникам архива организации в рабочие помещения, пользователям в читальный зал и работникам организации во временное пользование (часть первая п.308 Правил).

Продление установленных сроков выдачи дел допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации (часть третья п.308 Правил).

Выдача дел во временное пользование работникам организации осуществляется с разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) (часть вторая п.309 Правил).

Справочно Подробно см. раздел 6.2 материала «Архив организации».

Таким образом, в рассматриваемой ситуации:

1) документы должны быть переданы в архив организации;

2) для прохождения аккредитации необходимые документы (дела) можно получить из архива во временное пользование.

03.02.2021

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела