Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
Ответственность в сфере делопроизводства, архивного дела, при обращении граждан и ведении книги замечаний и предложений
 |
Обратите внимание! С 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4. В ближайшее время материал будет приведен в соответствие с нормами новой редакции. |
В материале рассмотрены:
• нормы Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) об ответственности за нарушения в области делопроизводства и архивного дела, при обращении граждан и ведении книги замечаний и предложений;
• нормы Уголовного кодекса Республики Беларусь (далее - УК) об ответственности за хищение, уничтожение, повреждение, сокрытие, подделку официальных документов;
• вопросы распределения ответственности в документационном обеспечении управления. Назначение ответственного лица должно быть закреплено в приказе либо ином распорядительном документе (распоряжении, постановлении, решении) организации.
Административная ответственность
| Норма КоАП | Состав правонарушения (диспозиция) | Санкция за правонарушение | Аналитические материалы |
| Часть первая ст.10.10 «Нарушение законодательства об обращениях граждан и юридических лиц» | Отказ в приеме обращения гражданина, индивидуального предпринимателя или юридического лица, либо нарушение установленных сроков рассмотрения такого обращения, либо непринятие в пределах своей компетенции мер по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя | Штраф до 4 базовых величин (далее - БВ) | Работа с обращениями граждан и юридических лиц |
| Часть вторая ст.10.10 «Нарушение законодательства об обращениях граждан и юридических лиц» | Отсутствие книги замечаний и предложений или непредъявление книги замечаний и предложений по первому требованию гражданина | Штраф до 4 БВ | Книга замечаний и предложений |
| Статья 10.19 «Нарушение законодательства об административных процедурах» | Требование руководителем государственного органа, иной организации или работником государственного органа, иной организации, ответственным за выполнение соответствующих функций, представления гражданами, индивидуальными предпринимателями или юридическими лицами для осуществления административной процедуры документов или сведений, не предусмотренных законодательством, либо требование документов или сведений, которые должны запрашиваться государственным органом, иной организацией самостоятельно, либо несоблюдение установленных законодательством сроков представления документов или сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, сроков осуществления административной процедуры, либо неправомерный отказ в осуществлении административной процедуры, либо неправомерное взимание платы за осуществление административной процедуры | Штраф до 4 БВ | |
| Статья 24.25 «Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения» | Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений | Штраф до 30 БВ | Хранение документов в организации |
Уголовная ответственность
| Норма УК | Состав правонарушения (диспозиция) | Санкция |
| Статья 377 «Хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие документов, штампов, печатей, хищение бланков» | Хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов, штампов, печатей, совершенные из корыстных или иных личных побуждений (часть 1) | Общественные работы, или штраф, или исправительные работы на срок до 2 лет, или арест, или ограничение свободы на срок до 2 лет, или лишение свободы на тот же срок |
| Те же действия, совершенные в отношении документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, или иных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, переданных на государственное хранение, или официальных документов особой важности либо повлекшие тяжкие последствия, а равно хищение штампов, печатей или бланков особой важности, а также полуфабрикатов или материалов, используемых для изготовления таких бланков и содержащих элементы защиты от подделки (часть 2) | Штраф, или арест, или ограничение свободы на срок до 5 лет, или лишение свободы на тот же срок | |
| Статья 380 «Подделка, изготовление, использование либо сбыт поддельных документов, штампов, печатей, бланков» | Подделка удостоверения или иного официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в целях использования такого документа самим исполнителем или другим лицом, либо сбыт такого документа, либо изготовление поддельных штампов, печатей, бланков в тех же целях, либо их сбыт, либо использование заведомо подложного документа (часть 1) | Общественные работы, или штраф, или исправительные работы на срок до 2 лет, или арест, или ограничение свободы на срок до 2 лет |
| Те же действия, совершенные повторно либо группой лиц по предварительному сговору (часть 2) | Штраф, или арест, или ограничение свободы на срок до 5 лет, или лишение свободы на срок до 3 лет | |
| Статья 427 «Служебный подлог» | Внесение должностным или иным уполномоченным лицом заведомо ложных сведений и записей в официальные документы, либо подделка документов, либо составление и выдача заведомо ложных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, при отсутствии признаков более тяжкого преступления (часть 1) | Штраф, или лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или исправительные работы на срок до 2 лет, или ограничение свободы на тот же срок, или лишение свободы на срок до 2 лет |
Назначение ответственных лиц
| Признак | Содержание | Норма | Аналитические материалы |
| Ответственные лица за документационное обеспечение управления | Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т. п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т. п. Служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них. При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников). Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями |
Пункт 6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) | |
| Организация делопроизводства | Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др. Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ |
Пункт 7 Инструкции по делопроизводству | |
| Ведение делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения | За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами (носителями информации), содержащими такую информацию, работник государственного органа, юридического лица несет ответственность в соответствии с законодательством | Часть вторая п.16 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783 | |
| Ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну | Режим коммерческой тайны включает в себя в том числе меры по определению работников, ответственных за принятие мер по обеспечению конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну | Часть вторая ст.8 Закона Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне» | |
| Архив | В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив. Должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) определяются должностными инструкциями |
Пункты 9, 10 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143. От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.9 Правил № 143 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. В организации, в которой установление штатных должностей служащих работников архива не предусмотрено, выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов возлагается на назначаемое приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации лицо |
|
| Работа с обращениями граждан, юридических лиц | Руководители организаций, индивидуальные предприниматели несут персональную ответственность за ненадлежащую работу с обращениями. Так, руководитель организации приказом или распоряжением может назначить должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства по обращениям (например, работник кадровой службы или секретарь организации). Справочно Делопроизводство по обращениям заявителей осуществляется уполномоченными должностными лицами отдельно от других видов делопроизводства.Делопроизводство по письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, поданным в письменной, устной или электронной форме. Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе внесенным в книгу замечаний и предложений, в государственных органах, иных организациях, у индивидуального предпринимателя ведется централизованно (п.4 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786). От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 января 2023 г. следует руководствоваться п.4 Положения № 1786 с учетом изменений, внесенных постановлением Совмина от 19.12.2022 № 877. Комментарий см. здесь |
Пункт 3 ст.5 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» | |
| Административные процедуры | По решению руководителя уполномоченного органа в этом органе могут создаваться справочно-информационные и (или) консультационные службы либо определяться работники, ответственные за справочно-информационное обслуживание или предварительное консультирование заинтересованных лиц | Пункт 3 ст.7 Закона Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур» | |
| Ведение книги замечаний и предложений | Ответственными за хранение книги замечаний и предложений являются руководитель организации или уполномоченное им лицо, индивидуальный предприниматель. Так, назначение уполномоченного лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений, должно быть закреплено в приказе либо ином распорядительном документе (распоряжении, постановлении, решении) |
Пункт 18 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 | Приказ о ведении книги замечаний и предложений в организации |
| Хранение печатей и штампов | С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь). Если организация использует в своей деятельности печать, штамп, целесообразно закрепить порядок их хранения и использования в локальном правовом акте |
Подпункт 3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» | |
| Хранение личный ключ электронной цифровой подписи, факсимиле | 1. Владелец личного ключа (электронной цифровой подписи) обязан: - хранить в тайне личный ключ; - обеспечивать защиту личного ключа от случайного уничтожения или модификации (изменения); - не использовать личный ключ, если соответствующий ему открытый ключ отозван или срок действия этого открытого ключа истек; - отозвать открытый ключ в случае, если тайна соответствующего ему личного ключа нарушена. В случае неисполнения владельцем личного ключа указанных обязанностей на него возлагается возмещение причиненного вследствие этого вреда. 2. Если организация использует факсимиле, то целесообразно закрепить порядок его хранения и использования в локальном правовом акте |
Части вторая, третья, четвертая ст.25 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. Законом от 14.10.2022 № 213-З из ч.2 ст.25 Закона № 113-З слова «Республики Беларусь» исключены. Комментарии см. здесь |
Приказ о применении электронной цифровой и факсимильной подписей. Положение об изготовлении, хранении и использовании электронной цифровой подписи. Положение об изготовлении, получении, выдаче, хранении и использовании факсимильного воспроизведения подписей (факсимиле) |
03.03.2021
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»