Материал помещен в архив

 

 

по делопроизводству в 
_____________________

(наименование организации)

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) в ________________________________ (наименование организации) (далее - организация) путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними.

2. Настоящая Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности, в том числе посредством автоматизированной системы ДОУ (далее - АС ДОУ), и организации работы с документами на бумажном носителе, документами в электронном виде, электронными документами в организации.

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив организации, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.

Особенности подготовки и оформления проектов нормативных правовых актов определены Законом Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (далее - Закон о нормативных правовых актах).

Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде, за исключением документов, указанных в части третьей настоящего пункта, регулируются главой 18 настоящей Инструкции.

Особенности подготовки, оформления, обработки, обеспечения целостности, хранения электронных документов, создаваемых посредством АС ДОУ без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются главой 19 настоящей Инструкции.

Особенности подготовки, оформления и (или) обработки, хранения документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются локальными правовыми актами с учетом требований актов законодательства.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (договорная, плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

4. Дополнения и изменения в настоящую Инструкцию вносятся после согласования с ________________________________________________________ (наименование государственного архива) (далее - государственный архив) и государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (далее - государственное учреждение).

5. Организация и совершенствование системы ДОУ в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства с учетом требований настоящей Инструкции, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на ______________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения или должности работника (группы работников)) (далее - служба ДОУ).

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в ДОУ, определяются их должностными инструкциями.

6. Правила делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников организации. Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации. Работники организации обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции. Все вновь принятые на работу работники организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком работы с документами в организации и настоящей Инструкцией.

7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначаются работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, которые осуществляют в подразделениях учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информируют руководителей подразделений о состоянии их исполнения, группируют документы в дела в соответствии с номенклатурой дел, осуществляют отбор документов к уничтожению в подразделениях, получают от службы ДОУ бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (далее - гербовые бланки), ведут их учет и несут ответственность за их использование в подразделениях, осуществляют ознакомление работников с актами законодательства, локальными правовыми актами и методическими документами в сфере архивного дела и делопроизводства.

Ответственность за обеспечение сохранности документов и дел в архиве организации несет лицо, ответственное за архив организации.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю структурного подразделения и в службу ДОУ.

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или руководителя соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.

Дела, взятые работником из архива организации, должны быть сданы в архив организации.

8. Контроль за состоянием делопроизводства в организации осуществляется органами архивного дела и делопроизводства, государственным архивом, государственным учреждением и вышестоящими организациями.

ГЛАВА 2
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

9. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов - фиксации на материальных носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, электронные документы).

Документы в электронном виде, электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.

Требования к документам в электронном виде распространяются на электронные документы, если иное не предусмотрено законодательством об электронных документах и электронной цифровой подписи.

Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организации являются:

акты законодательства;

решения судов;

предписания государственных органов и должностных лиц;

поручения вышестоящих организаций;

осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных функций и задач в соответствии с ее компетенцией.

10. Руководитель организации наделен правом издавать в пределах своей компетенции приказы и давать указания, обязательные для всех работников организации. Инструкции, положения, правила организации утверждаются приказом руководителя организации.

11. Ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее - заседания) фиксируется в протоколах.

12. Организация ведет переписку с государственными органами и иными организациями, гражданами в целях выполнения поставленных перед ней задач и реализации возложенных на нее функций.

Переписка между структурными подразделениями, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

13. Организация на основании нормативных правовых актов, определяющих ее задачи и функции, составляет также планы, отчеты, докладные записки, справки, акты и другие управленческие документы.

14. Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в уставе организации, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников и иных локальных правовых актах организации.

15. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование), утверждение.

Составитель документа несет ответственность за правильность его содержания, оформления и своевременность подготовки.

При подготовке и оформлении документа необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное его исполнение и поиск.

16. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

дата документа;

регистрационный индекс;

подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, отметка о заверении копии.

Для электронных документов функцию подписи выполняет электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП) руководителя организации, его заместителей или иных уполномоченных должностных лиц.

17. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Документы в электронном виде и электронные документы оформляются в порядке, установленном соответственно главами 18 и 19 настоящей Инструкции.

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.

При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.

18. Каждый лист документа должен иметь поля:

левое - 30 мм;

правое - не менее 8 мм;

верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде на устройство отображения и на бумажный носитель.

На службу ДОУ возлагается контроль за правильностью оформления документов в организации.

ГЛАВА 3
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ. УГЛОВОЙ ШТАМП

19. Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

20. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

21. В организации устанавливается два вида бланков, разработанных в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (далее - СТБ 6.38-2016): бланк для письма (приложения 3 и 4 к настоящей Инструкции) и общий бланк (приложение 5 к настоящей Инструкции).

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, указаний, протоколов). Бланки для конкретных видов документов изготавливаются в случае, если их объем превышает 200 документов в год.

22. При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм).

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти-семи строк текста.

23. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими дальнейшее тиражирование документов.

24. На бланк для письма наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

почтовый адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

25. На общий бланк наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» и ограничительными линиями для реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс».

26. Допускается изготовление бланков для письма структурных подразделений.

На бланк для письма структурного подразделения наносятся реквизиты:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

почтовый адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма структурного подразделения наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

27. Бланки документов разрабатываются на основе продольного расположения реквизитов, при котором реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

28. Реквизиты бланка располагаются центрованным способом, при котором начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

29. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.

30. При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках:

белорусском и русском - для писем в пределах Республики Беларусь;

белорусском и английском - для писем за пределы Республики Беларусь.

31. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, которая изготавливается по заказу службы ДОУ.

32. Гербовые бланки подлежат обязательному учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам гербовых бланков в журнале учета гербовых бланков по форме согласно приложению 6 к настоящей Инструкции. В структурных подразделениях ведется отдельный журнал учета гербовых бланков.

Журналы учета гербовых бланков включаются в номенклатуру дел организации.

33. Для структурных подразделений гербовые бланки выдаются службой ДОУ работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, о чем делается соответствующая отметка в журнале учета гербовых бланков.

Ответственность за использование гербовых бланков в структурных подразделениях несут лица, ответственные за ведение делопроизводства в указанных подразделениях.

Испорченные гербовые бланки передаются структурными подразделениями в службу ДОУ по акту по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции, о чем делается соответствующая отметка в журнале учета гербовых бланков.

34. Гербовые бланки хранятся в шкафах (сейфах), которые закрываются и опечатываются.

35. Уничтожение гербовых бланков производится по акту по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции с отметкой в журнале учета гербовых бланков.

36. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возложен на службу ДОУ. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются приказом руководителя организации.

37. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации.

О проводимой проверке делается отметка в журнале учета гербовых бланков после последней записи.

Например: 01.06.2021 проверено наличие, использование и хранение бланков, нарушений не выявлено. Фамилия и инициалы членов комиссии.

В случае обнаружения нарушений при изготовлении, использовании и хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом по форме согласно приложению 9 к настоящей Инструкции и доводятся до сведения руководителя организации.

38. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью службы ДОУ. Указатель рассылки с количеством отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.

39. Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.

Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп для конкретного вида документа.

40. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления соответствуют составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

41. Размер углового штампа с изображением Государственного герба Республики Беларусь не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм по вертикали. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на угловом штампе помещается в центре над серединой строки реквизита «Наименование вышестоящей организации». Диаметр изображения - не более 17 мм.

ГЛАВА 4
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

42. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2016.

При оформлении документов используется следующий состав реквизитов:

1) Государственный герб Республики Беларусь;

2) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3) наименование вышестоящей организации;

4) наименование организации;

5) наименование структурного подразделения;

6) почтовый адрес отправителя;

7) коммуникационные и коммерческие данные;

8) название вида документа;

9) дата документа;

10) регистрационный индекс;

11) ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

12) место составления или издания;

13) гриф ограничения доступа;

14) адресат;

15) гриф утверждения;

16) резолюция;

17) заголовок к тексту;

18) отметка о контроле;

19) текст;

20) отметка о наличии приложения;

21) подпись;

22) гриф приложения;

23) гриф согласования;

24) виза;

25) печать;

26) отметка об исполнителе;

27) отметка о заверении копии;

28) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29) отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

30) отметка о переносе данных на машинный носитель.

Расположение и размер реквизитов документа приведены в приложении 10 к настоящей Инструкции.

43. Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь».

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

44. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)».

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, помещается на бланках на левом поле на уровне реквизита «Наименование вышестоящей организации».

45. Реквизит «Наименование вышестоящей организации».

Указывается полное официальное наименование вышестоящей организации, закрепленное в положении о ней.

 

Например:

Министерство экономики
Республики Беларусь

 

Наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.).

46. Реквизит «Наименование организации».

Наименование организации обозначает автора документа, которым является организация.

Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом организации. Сокращенное наименование организации помещается ниже полного и заключается в скобки.

 

Например:

Научно-инженерное
республиканское унитарное
предприятие «Институт прикладных
программных систем»
(НИРУП «ИППС»)

 

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

 

Например:

 

При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться соответствующий бланк с указанием наименований организаций, создающих документ, в том числе на одном языке.

47. Реквизит «Наименование структурного подразделения».

Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

48. Реквизит «Почтовый адрес отправителя».

Реквизит «Почтовый адрес отправителя» оформляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи общего пользования.

 

Например:

ул. Энгельса, 6, 220030, г. Минск

 

49. Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные».

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, официальный адрес электронной почты) помещаются на исходящих письмах (бланках для писем) ниже реквизита «Почтовый адрес отправителя». Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Ниже официального адреса электронной почты указываются учетный номер плательщика (УНП) и код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).

 

Например:

Телефон (+375 17) 327 72 77
Факс (+375 17) 327 44 44
E-mail: info@becloud.by
УНП 191772685, ОКПО 380840345000

 

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и располагаются ниже коммуникационных данных.

 

Например:

Р.с. № BY89AKBB30120863400175500000
в ЦБУ № 529 ОАО «АСБ Беларусбанк»
БИК AKBBBY2X

 

50. Реквизит «Название вида документа».

Реквизит «Название вида документа» указывается ниже реквизита «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») при изготовлении конкретного документа (бланка для конкретного документа).

Название документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия. На бланках для писем название вида документа не указывается.

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.

При использовании общего бланка на двух языках название документа печатается на двух языках.

51. Реквизит «Дата документа». Оформление дат в документах.

Датой документа является дата его подписания (приказ, указание, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) - дата утверждения.

Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

При подготовке проекта документа на бумажном носителе допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. При оформлении дат в протоколах также используется цифровой способ.

 

Например:

01.06.2021

 

При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использовать словесно-цифровой способ. При использовании словесно-цифрового способа день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31), название месяца - прописью, год - четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква «г» с точкой.

 

Например:

1 июня 2021 г.

 

52. Реквизит «Регистрационный индекс».

Реквизит «Регистрационный индекс» создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел и другими условными обозначениями.

 

Например:

08-11/72 - для исходящих документов;

72/08-11 - для входящих документов,

где 08 - индекс структурного подразделения, 11 - порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, 72 - порядковый регистрационный номер письма.

 

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

 

Например:

08-11/72/07-10/52

 

53. Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».

Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» указывается на исходящих ответных письмах (бланках для письма) ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

 

Например:

На № 05-05/127 от 24.05.2021

 

54. Реквизит «Место составления или издания».

Реквизит «Место составления или издания» располагается под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на всех документах, за исключением писем и заявлений. Для организации местом составления или издания является место ее нахождения, которое определяется местом ее государственной регистрации и фактическим адресом.

 

Например:

г. Минск

 

55. Реквизит «Гриф ограничения доступа».

Реквизит «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

56. Реквизит «Адресат».

Адресатами могут быть организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели.

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

 

Например:

 

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.

 

Например:

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

 

Например:

 

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

 

Например:

 

При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.

 

Например:

 

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

 

Например:

 

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту.

Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи общего пользования.

 

Например:

 

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю, вначале указываются фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется)) получателя, затем - почтовый адрес.

 

Например:

 

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

 

Например:

 

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 11 к настоящей Инструкции. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

Если документ ответный, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации

57. Реквизит «Гриф утверждения».

Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания распорядительного документа (составления протокола). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе собственноручной подписи должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое (например, предприятие) наименование организации или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

 

Например:

 

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

 

Например:

 

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением.

При утверждении приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.

 

Например:

 

или

 

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения помещаются на одном уровне. Наименования организаций включаются в наименования должностных лиц, утвердивших документ, а собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилия) помещаются на одном уровне.

 

Например:

 

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, закрепляется в локальных правовых актах.

58. Реквизит «Резолюция».

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Реквизит «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. Поручение, содержащееся в резолюции, должно быть конкретным.

 

Например:

 

Поручение, содержащееся в резолюции, может быть изложено общей фразой (например, «К сведению», «К исполнению», «В дело»).

 

Например:

 

Поручение, изложенное в резолюции, может содержать конкретное решение (например, «Оказать материальную помощь в размере …») или указание по порядку решения вопроса.

 

Например:

 

В резолюции не следует повторять содержание документа.

При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

 

Например:

 

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.

Изменять резолюцию имеет право только автор резолюции.

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текст (но не на полях документа).

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается».

При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги формата А6 с соблюдением следующих размеров полей: верхнее и нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм.

59. Реквизит «Заголовок к тексту».

Реквизит «Заголовок к тексту» оформляется в левом верхнем углу документа ниже реквизита «Место составления или издания». В письмах заголовок к тексту оформляется ниже реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».

Заголовок составляется к документам, оформленным на бланках или чистых листах бумаги формата А4. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, текст которых не превышает 7 строк, а также оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

Заголовок формулируется составителем документа и должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

 

Например:

приказ (о чем?) «О совершенствовании структуры предприятия»;

положение (о чем?) «О финансовом отделе»;

протокол (чего?) «заседания экспертной комиссии»;

правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;

должностная инструкция (кому?) «делопроизводителю отдела документационного обеспечения»;

акт (о чем?) «О выдаче дел во временное пользование»;

акт (чего?) «приема-передачи документов и дел»;

письмо (о чем?) «О заключении договора на выполнение работ»

 

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в государственных стандартах Республики Беларусь, общегосударственных классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.

 

Например:

О внедрении СТБ ИСО 9001-2015

 

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

60. Реквизит «Отметка о контроле».

Реквизит «Отметка о контроле» располагается на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту» и обозначается буквой «К». Отметка может быть дополнена контрольной датой. Отметка проставляется с помощью штемпеля.

61. Реквизит «Отметка о наличии приложения».

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись» и включает в себя слово «Приложение» и сведения о содержании приложения, количестве его листов и экземпляров. Слово «Приложение» печатается с прописной буквы без отступа от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров приложения.

 

Например:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

 

Например:

Приложение:

1. Лицензионный договор от 21.05.2021 № 35/5 на 5 л. в 2 экз. 2. Платежное поручение № 000947 от 24.05.2021 на 1 л. в 1 экз.

 

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложения.

 

Например:

Приложение: письмо Министерства экономики Республики Беларусь от 02.06.2021 № 07-13/98 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

 

Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.

 

Например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз., в первый адрес.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

 

Например:

Приложение: отчет о научно-исследовательской работе в 2 экз.

 

В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 2», «...представить перечень документов по прилагаемой форме».

62. Реквизит «Подпись».

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

Исходящие документы подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленных в локальных правовых актах организации.

Реквизит «Подпись» располагается после реквизитов «Текст» и (или) «Отметка о наличии приложения» и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

При оформлении документа, в котором в качестве реквизита оформлено наименование организации, в наименование должности включается, как правило, видовое (например, предприятие) наименование организации.

 

Например:

Директор предприятия

Подпись

И.А.Михайловский

 

При оформлении документа, в котором наименование организации в качестве реквизита не оформляется, в наименование должности включается полное наименование организации.

 

Например:

Директор республиканского унитарного предприятия «Национальный центр электронных услуг»

Подпись

Р.А.Градусов

 

В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).

 

Например:

Директор предприятия, кандидат юридических наук, доцент

Подпись

А.П.Шевченко

 

При подписании документа несколькими должностными лицами наименования должностей лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилия) располагаются друг за другом в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

 

Например:

Директор предприятия	Подпись	И.А.Михайловский
Главный бухгалтер	Подпись	С.И.Басова

 

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилия) располагаются на одном уровне.

Например:

 

 

При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

 

Например:

Председатель комиссии	Подпись	С.А.Шнипов
Члены комиссии:	Подпись	С.И.Басова
	Подпись	И.Д.Кирильчик
	Подпись	Е.А.Свирид

 

Документы коллегиальных органов подписываются, как правило, председателем и секретарем этого органа.

 

Например:

Председатель	Подпись	И.А.Михайловский
Секретарь	Подпись	Т.А.Виповская

 

При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.

При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.

В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

63. Реквизит «Гриф приложения».

Реквизит «Гриф приложения» располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака «№»), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

 

Например:

 

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых приказом руководителя организации или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

64. Согласование документов.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями, в том числе общественными организациями, созданными в организации (профессиональным союзом и др.) (внешнее согласование).

Внешнее согласование документов в зависимости от содержания документа проводится с (со):

сторонними организациями - в случае, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания (принятия) документа и (или) когда издание (принятие) документа затрагивает их интересы;

общественными организациями - в случаях, предусмотренных актами законодательства, или в случае необходимости;

органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (например, пожарный, экологический), - в случаях, предусмотренных актами законодательства;

вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

С профессиональным союзом подлежат согласованию:

графики сменности (часть четвертая ст.123 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК));

проекты локальных правовых актов, устанавливающих суммированный учет рабочего времени (часть шестая ст.126 ТК) и разделение рабочего дня на части (часть третья ст.127 ТК);

правила внутреннего трудового распорядка (ст.195 ТК);

проекты локальных правовых актов, на основании которых создаются органы примирения, посредничества и арбитража для урегулирования индивидуальных трудовых споров и определяется порядок их работы (ст.251 ТК);

положение о комиссии по охране труда (часть первая ст.24 Закона Республики Беларусь от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда»), инструкции по охране труда (часть вторая п.14 Инструкции о порядке разработки и принятия работодателями локальных правовых актов, содержащих требования по охране труда, в виде инструкций по охране труда для профессий рабочих и (или) отдельных видов работ (услуг), утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 176);

проект распорядительного документа об утверждении перечня рабочих мест, указанных в подп.12.1-12.7 п.12 Положения о порядке проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.02.2008 № 253 (далее - Положение № 253), плана мероприятий по улучшению условий труда на рабочих местах с вредными и (или) опасными условиями труда (часть первая п.13 Положения № 253);

иные документы, определенные в актах законодательства.

Согласование проектов нормативных правовых актов осуществляется в порядке, установленном Законом о нормативных правовых актах.

65. Реквизит «Гриф согласования».

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ, включая полное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты.

Гриф согласования печатают без отступа от границы левого поля.

Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

 

Например:

СОГЛАСОВАНО
Министр финансов
Республики Беларусь

Подпись

Ю.М.Селиверстов

01.06.2021

 

Если согласование документа производится коллегиальным органом, в том числе органом общественной организации, созданной в организации, или письмом гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», названия вида документа в именительном падеже, включая видовое или полное наименование организации (коллегиального органа), его даты и регистрационного индекса.

 

Например:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профсоюзного
собрания первичной профсоюзной
организации научно-инженерного
республиканского унитарного
предприятия «Институт
прикладных программных систем»
Белорусского профессионального
союза работников связи
01.06.2021 № 4

 

или

 

СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства связи
и информатизации Республики Беларусь
02.06.2021 № 04-12/175

 

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне. Наименования организаций включаются в наименования должностей лиц, с которыми согласовывается документ, а собственноручные подписи помещаются на одном уровне.

 

Например:

 

Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:

 

Например:

 

Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

 

Например:

 

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования по образцу согласно приложению 12 к настоящей Инструкции. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

 

Например:

Лист согласования
прилагается

 

1. Реквизит «Визы».

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

 

Например:

Начальник отдела
правового обеспечения

Подпись

Н.А.Сидоркевич

03.06.2021

 

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

 

Например:

Начальник отдела
правового обеспечения

Подпись

Н.А.Сидоркевич

04.06.2021
С проектом не согласна.
Замечания прилагаются.

 

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. При большом количестве виз допускается располагать их двумя вертикальными рядами. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

 

Например:

Начальник отдела планирования
и экономического развития

Подпись

О.Н.Романюк

01.06.2021

Начальник сектора правового
и кадрового обеспечения

Подпись

А.А.Бекиш

02.06.2021

 

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе согласования по форме согласно приложению 13 к настоящей Инструкции и при размножении документа не воспроизводятся.

При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка «Лист визирования прилагается».

 

Например:

Лист визирования
прилагается

 

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа, исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

Поступившие проекты гражданско-правовых договоров визируются структурным подразделением, ответственным за их исполнение. В случае если проект гражданско-правового договора готовится организацией, то проект договора составляется структурным подразделением, заинтересованным в его заключении, в том числе в случае, если указанное подразделение является исполнителем по нему. Проекты договоров, за исключением подготовленных с использованием примерных форм, утвержденных приказом руководителя организации, согласовываются (в порядке очередности) с бухгалтерской службой, экономической службой и юридической службой в соответствии с их компетенцией. Необходимость согласования с другими структурными подразделениями определяется с учетом предмета договора. В случае необходимости структурное подразделение, визирующее проект договора, может потребовать предоставления дополнительных документов (информации) по договору. При наличии замечаний проект договора не визируется, а замечания оформляются на отдельном листе за подписью начальника соответствующего структурного подразделения. На повторное визирование представляется проект договора с учтенными замечаниями и лист замечаний. После согласования проекта договора структурное подразделение, ответственное за его исполнение (заинтересованное в его заключении), представляет его на подпись руководителю организации или уполномоченному им должностному лицу. При наличии несогласованных замечаний структурных подразделений относительно условий договора и его целесообразности решение о заключении договора принимается руководителем организации или его заместителями. Акт о выполненных работах (оказанных услугах) к договору до представления на подпись руководителю организации или уполномоченному им должностному лицу должен быть завизирован начальником структурного подразделения, ответственного за выполнение работ (оказание услуг) по договору либо заинтересованного в исполнении договора.

Проекты распорядительных документов до представления на рассмотрение руководителю организации должны быть завизированы (в порядке очередности) начальником структурного подразделения, осуществляющего подготовку проекта, заместителем руководителя организации, курирующего данный вопрос в организации, другими должностными лицами (при необходимости), руководителем юридической службы.

Проекты приказов по личному составу, записок об отпуске должны быть завизированы (в порядке очередности) начальником структурного подразделения, к деятельности которого они относятся, заместителем руководителя организации, курирующего данное структурное подразделение, главным бухгалтером, руководителем экономической службы, руководителем юридической службы.

Сроки согласования больших по объему и (или) сложных по содержанию документов не должны, как правило, превышать трех рабочих дней (для каждой согласующей инстанции). Иные документы должны рассматриваться, как правило, в день их поступления на согласование.

2. Реквизит «Печать».

В организации применяются следующие виды печатей: печать организации с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печать структурного подразделения, печать, указывающая на ее целевое значение (например, для документов).

Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей закрепляется в локальных правовых актах, разрабатываемых в соответствии с законодательством.

При проставлении печати ее оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

 

Подпись

А.П.Шевченко

 

3. Реквизит «Отметка об исполнителе».

Реквизит «Отметка об исполнителе» располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

 

Например:

Виповская 292 57 53

 

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке).

 

Например:

08 Виповская 292 57 53

 

При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена рукописным способом датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации.

 

Например:

08 Виповская 292 57 53
01.06.2021 D:/Документы/Письмо_кадровая диагностика.doc

 

При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.

Отметка об исполнителе оформляется на исходящих документах и распорядительных документах.

4. Реквизит «Отметка о заверении копии».

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена уполномоченным должностным лицом организации.

Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.

 

Например:

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

 

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно» (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату заверения.

 

Например:

Верно
Начальник отдела
правового обеспечения Подпись Н.А.Сидоркевич
01.06.2021

 

Копии документов, предоставляемые гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее - обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в порядке, предусмотренном частями второй - шестой настоящего пункта.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

 

Например:

Верно
Подпись А.А.Бекиш

 

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью организации с изображением Государственного герба Республики Беларусь, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи, либо заверять в порядке, предусмотренном частями пятой и шестой настоящего пункта.

Организация может заверять копии документов:

созданных в самой организации;

полученных организацией в подтверждении ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.);

включаемых в состав личных дел;

предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц», иными актами законодательства.

5. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя и даты направления документа в дело.

 

Например:

В дело 08-12
Подготовлен ответ
01.06.2021 № 08-12/82
Подпись
03.06.2021

 

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.

 

Например:

В дело 08-12
Проведена консультация по телефону
Подпись
03.06.2021

 

6. Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)».

Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из сокращенного наименования организации, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

Размеры отметки о поступлении (регистрационного штампа входящих документов) не могут превышать 42 миллиметра по горизонтали и 16 мм по вертикали.

 

Например:

 

7. Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель».

Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается в центре нижнего поля первого листа документа.

Отметка о переносе данных на машинный носитель оформляется с помощью штампа и включает в себя сведения о переносе информации (документа) на машинный носитель, собственноручную подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.

 

Например:

Документ переведен
в электронный вид

Подпись

Т.А.Виповская

01.06.2021

ГЛАВА 5
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ

8. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.

9. Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

10. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.

Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.

11. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.

12. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.

13. В тексте документа не допускается употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

14. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

 

Например:

ГЛАВА 8
ИНДЕКСАЦИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ В СВЯЗИ С ИНФЛЯЦИЕЙ

 

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

 

Например:

2.1.

2.2.

 

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

15. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

16. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

17. В распорядительных документах организации текст излагается от первого лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др.

18. В письмах текст излагается от первого лица множественного числа, например: просим, направляем, сообщаем, предлагаем, так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В случае если письмо содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа, например: прошу, предлагаю. Обращение следует указывать при адресовании писем физическим лицам. В то же время в текущей деловой переписке обращения, как правило, не указываются.

ГЛАВА 6
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

84. Текст документов на бланках формата А4 печатается на компьютере через одинарный межстрочный интервал, на бланках формата А5 - точно 14 пунктов.

85. При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пунктов, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание текста производится по ширине листа.

Оформление документов осуществляется с использованием программного обеспечения, соответствующего следующим требованиям:

наличие функциональности, обеспечивающей возможность оформления реквизитов документа в соответствии с требованиями законодательства;

поддержка допустимых форматов документов в электронном виде;

поддержка методов и средств защиты текста документа от редактирования (парольная защита, создание документа, не редактируемого стандартными средствами и т. д.) для допустимых форматов.

86. При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 миллиметров (когда текст не вмещается), размер шрифта текста и межстрочный интервал - до 11 пунктов.

87. При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пунктов. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом 6 пунктов.

Реквизиты отделяют друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.

 

Например:

 

 

88. Максимальная длина строки многострочных реквизитов (за исключением реквизитов «Текст» и «Отметка о наличии приложения») 73 миллиметра на компьютере.

89. При печатании документов используют отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере.

90. От границы левого поля документа печатаются:

реквизит «Название вида документа»;

реквизит «Заголовок к тексту»;

реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения»;

наименование должности в реквизите «Подпись»;

реквизит «Гриф согласования»;

реквизит «Отметка об исполнителе»;

реквизит «Отметка о заверении копии»;

слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

С отступом 12,55 мм от границы левого поля документа печатается начало абзацев в тексте.

С отступом 80 мм от границы левого поля документа печатается реквизит «Адресат».

С отступом 100 мм от границы левого поля документа печатаются реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

С отступом 120 мм от границы левого поля документа печатается расшифровка подписи (инициалы, фамилия) в реквизите «Подпись».

При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи (инициалы, фамилия) в реквизите «Подпись» печатаются с отступом 160 мм от границы левого поля документа.

91. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается с отступом 100 мм от границы левого поля документа, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - с отступом 160 мм от границы левого поля документа.

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается с отступом 100 мм от границы левого поля документа, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - с отступом 160 мм от границы левого поля документа.

92. Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается увеличивать длину его строк до 120 мм от границы левого поля документа, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - до 160 мм от границы левого поля документа.

93. В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения» печатаются от границы левого поля документа и оставляют открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пунктов.

94. В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

95. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. В справочно-информационных документах допускается делать выделения наиболее важных смысловых частей текста курсивом или полужирным начертанием.

Текст документов и многострочных реквизитов оформляется без переноса слов.

Прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» - в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» - в приказах, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» - в указаниях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» - в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах.

96. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10-15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пунктов. Первый лист не нумеруется. Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.

ГЛАВА 7
ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

97. В организации издаются следующие виды распорядительных документов: приказ, указание.

98. Подготовка проекта распорядительного документа осуществляется структурным подразделением, курирующим область правоотношений, затрагиваемую разрабатываемым проектом распорядительного документа, с обязательным участием юридической службы.

В случае если подготовка проекта возлагается на несколько структурных подразделений, ответственным исполнителем по подготовке проекта распорядительного документа является структурное подразделение, определенное первым в перечне структурных подразделений, ответственных за подготовку соответствующего проекта распорядительного документа.

Руководитель организации или его заместитель возлагает подготовку проекта распорядительного документа на одно либо несколько структурных подразделений с учетом их компетенции.

Ответственный исполнитель:

при необходимости вносит предложения руководителю организации или его заместителю о создании рабочих групп для подготовки значительных по объему либо наиболее значимых по степени важности проектов распорядительных документов, а также о привлечении в установленном порядке к подготовке проектов распорядительных документов работников иных организаций;

обеспечивает исходя из общего срока подготовки проекта распорядительного документа направление проекта распорядительного документа структурным подразделениям, ответственным за его подготовку, для доработки проекта распорядительного документа, выработки по нему предложений, замечаний;

осуществляет с участием структурных подразделений, ответственных за подготовку проекта распорядительного документа, последующее сопровождение (в том числе согласование, обобщение замечаний и предложений, внесение) проекта распорядительного документа;

докладывает руководителю организации о результатах подготовки проекта акта.

Ответственность за подготовку проекта распорядительного документа несет руководитель структурного подразделения, являющегося ответственным исполнителем.

Проекты распорядительных документов разрабатываются в соответствии с нормативными правовыми актами, поручениями Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, иных вышестоящих государственных органов (должностных лиц) либо на основании резолюции руководителя государственного органа и иной организации и его заместителей на соответствующих служебных документах (планах, докладных записках, служебных письмах, актах и других).

В случае если готовится проект распорядительного документа, затрагивающий компетенцию структурных подразделений, ответственных за его подготовку, они готовят отдельные структурные элементы (части) проекта в соответствии с компетенцией и представляют их ответственному исполнителю.

99. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Во время отсутствия руководителя организации приказы издает один из его заместителей в соответствии с распределением обязанностей.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

100. Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. Во время отсутствия руководителя организации указания издает один из его заместителей в соответствии с распределением обязанностей.

Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

101. Приказы, издаваемые в организации, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по административно-хозяйственным вопросам; по личному составу.

Приказы по основной деятельности отражают управленческие решения по организационным вопросам: создания, реорганизации и ликвидации структурных подразделений; определения функций и задач структурных подразделений; утверждения и изменения структуры и штатной численности, штатного расписания; создания и изменения совещательных органов и комиссий; установления режима работы организации и внесения изменений в него; определения прав и обязанностей работников; утверждения, изменения, приостановления действия и отмены локальных правовых актов; производственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, труда и заработной платы, внешнеэкономической деятельности и др.

Критерий отнесения приказа к приказам по основной деятельности - отражение в его содержании основной деятельности организации, определенной ее уставом.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам направлены на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед организацией. Перечень вопросов, отражаемых в таких приказах, включает в себя вопросы выдачи пропусков, допуска в служебные помещения, приобретения хозяйственного имущества, оформления служебных проездных документов, бронирования мест в гостиницах, материально-технического обслуживания деятельности организации, эксплуатации зданий и помещений, пожарной безопасности и охраны организации, государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, гражданской обороны, транспортного обслуживания и др.

Приказы по личному составу отражают вопросы приема на работу, перевода на другую постоянную работу, перемещения, увольнения, награждения, поощрения, премирования, продления трудовых договоров (контрактов), заключения новых трудовых договоров (контрактов), перевода на контрактную форму найма, установления надбавок, доплат, временного перевода, отстранения от работы, допуска к работе, установления (отмены) неполного рабочего времени, присвоения квалификационных категорий, разрядов, классов, повышения тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу, изменения фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников, отзыва из трудового отпуска, наложения дисциплинарных взысканий, досрочного снятия дисциплинарных взысканий, назначения дежурных, оказания материальной помощи, направления на повышение квалификации (переподготовку, стажировку). Отпуска оформляются запиской об отпуске.

Не допускается объединение в одном приказе вопросов по основной деятельности и по личному составу.

102. Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

 

Например:

Во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от 20.12.2019 № 882 «Об изменении постановлений Совета Министров Республики Беларусь»

 

Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

 

Например:

Основание:

1. Заявление Свирбута Н.В. от 01.06.2021 № 59. 2. Дополнительное соглашение от 01.06.2021 № 11/4 к контракту от 01.07.2020 № 11.

 

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», указания - «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».

Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля документа, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Затем с новой строки с абзаца следует текст распорядительной части документа. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов по личному составу располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т. д.

Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятиями излагаются по пунктам. Каждый пункт строится по схеме: исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение, указывается в дательном падеже); предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме; срок исполнения (как правило, указывается на отдельной строке).

 

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

Начальнику сектора правового и кадрового обеспечения А.А.Бекишу разработать положение о порядке организации претензионно-исковой работы на предприятии.

Срок исполнения - 12.07.2021.

 

Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить действия с разными сроками исполнения, то в отдельном пункте указываются исполнители или исполнитель, а подпунктами определяются действия и сроки.

 

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику сектора правового и кадрового обеспечения А.А.Бекишу:

1.1. Разработать положение о порядке организации претензионно-исковой работы в организации.

Срок исполнения - 12.07.2021.

1.2. Разработать положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности.

Срок исполнения - 19.08.2021.

 

Если в распорядительной части приказа исполнителем является структурное подразделение, а не конкретный исполнитель, тогда название структурного подразделения указывается в дательном падеже, а в скобках в именительном падеже - фамилия руководителя структурного подразделения.

 

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Сектору правового и кадрового обеспечения (Бекиш А.А.) принять меры по реализации настоящего приказа.

 

Для приказов с большим числом пунктов текст распорядительной части может оформляться в виде таблицы.

 

Например:

 

 

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ _________ от __________ № ______».

В распорядительный документ по основной деятельности не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения...».

Письменным подтверждением факта доведения распорядительного документа до сведения работника служит отметка об ознакомлении, которая состоит из слов «С приказом (указанием) ознакомлен(а) или ознакомлены», наименования должности, подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты ознакомления.

 

Например:

С приказом ознакомлены:
Начальник административно-хозяйственного отдела	Подпись	О.А.Доруш 10.06.2021
Начальник сектора системного администрирования	Подпись	Н.В.Свирбут 11.06.2021

 

В приказах по личному составу отметка об ознакомлении состоит из слов «С приказом ознакомлен(а) или ознакомлены», подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты ознакомления.

 

Например:

С приказом ознакомлены:	Подпись	В.А.Артюхова 10.06.2021
	Подпись	О.В.Савич 10.06.2021

 

Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу, по форме согласно приложению 14 к настоящей Инструкции.

Перечень должностных лиц (работников) или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается структурным подразделением или должностным лицом, подготовившим данный распорядительный документ. Ознакомление производится лицом, подготовившим проект распорядительного документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Отметка об ознакомлении также служит письменным подтверждением факта доведения иных документов (например, акта, протокола и т. п.) до сведения работника.

103. Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами (структурными подразделениями).

При наличии замечаний и (или) предложений к проекту распорядительного документа работник, готовивший данный проект, осуществляет его доработку. Согласованный проект распорядительного документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается. Если разногласия по проекту распорядительного документа не сняты, то окончательное решение принимает руководитель, от имени которого он издается.

104. Дата в приказе и указании проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа и указания является дата подписания.

105. Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания, если в нем не указан иной срок.

106. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.

107. Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы (форма приведена в приложении 15 к настоящей Инструкции), краткой формы (форма приведена в приложении 16 к настоящей Инструкции) и сокращенной формы (форма приведена в приложении 17 к настоящей Инструкции).

108. Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно (временно) действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

109. Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.

110. Датой протокола является дата проведения заседания. Протоколы нумеруются.

111. Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно по форме согласно приложению 18 к настоящей Инструкции и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

 

Например:

Присутствовали 19 человек (список прилагается).

 

Список приглашенных составляется отдельно по форме согласно приложению 19 к настоящей Инструкции и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.

В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

 

Например:

О соблюдении трудовой дисциплины в 2020 году.

Информация начальника сектора правового и кадрового обеспечения А.А.Бекиша.

 

При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

 

Например:

СЛУШАЛИ:

Свирид Е.А. - Текст выступления прилагается.

 

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.

 

Например:

РЕШИЛИ:

Одобрить проект Инструкции по делопроизводству в научно-инженерном республиканском унитарном предприятии «Институт прикладных программных систем».

 

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» - принятые решения.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.

Документ, утверждаемый постоянно (временно) действующим коллегиальным органом (например, план, перечень), прилагается к протоколу.

112. Протокол совещания подписывается, как правило, председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

113. Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты инвентаризации, приема-передачи материальных ценностей и др.).

114. Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт - о чем?») или родительном падеже («акт - чего?»).

115. Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

116. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др.

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

В случае если актирование подтверждается документом, оформляется отметка о наличии приложения.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

 

Например:

Составлен в 2 экземплярах:
1-й экз. - в дело № 03-10
2-й экз. - в бухгалтерию

 

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

117. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

118. Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей приказ (устный приказ) явился основанием для составления акта.

119. Акты (справки) проверок подписываются в соответствии с требованиями законодательства в сфере контрольной (надзорной) деятельности.

120. Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

121. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т. д.).

122. В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

123. Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже.

 

Например:

О проведении заседания комиссии по противодействию коррупции.

 

124. Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей. В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения, что …», «Информирую Вас о …», «Считаю необходимым доложить, что …» и т. п.

Предпочтительны следующие устойчивые обороты: «По Вашему поручению проведена …», «Во исполнение приказа …», «В соответствии с планом …» и т. п.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на Ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т. п. В конце основной части докладной записки следует сделать выводы или четко указать вносимое предложение (просьбу): «Считаю необходимым (целесообразным) …», «Предлагаю …», «Прошу …», «С учетом изложенного …» и т. п.

Текст докладной записки излагается от первого лица единственного числа, так как носит личный характер, отражает мнение, точку зрения, взгляды конкретного лица, его составившего.

125. Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние - руководителем организации.

Докладные записки на имя руководителя организации подписываются руководителями структурных подразделений или их заместителями.

126. Датой докладной записки является дата ее подписания.

127. Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

128. В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.)

Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

129. В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или физическому лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

130. Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

 

Например:

По состоянию на 01.06.2021

или

За период с 01.01.2020 по 31.12.2020

 

В личных справках заголовок допускается не указывать.

131. Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».

При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством порядке.

132. Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние - их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

133. Датой справки является дата ее подписания.

134. Сводка - документ, содержащий обобщенные данные по одному вопросу (например, сводка об исполнении документов, сводка предложений, сводка замечаний и т. д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

135. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

136. В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

137. Письма составляются в структурных подразделениях (работниками), в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

Проекты писем, представляемые на подпись руководству организации, должны быть завизированы руководителем лица, подготовившего их. Проекты писем, составленные несколькими лицами, визируются их руководителями.

138. Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленных в локальных правовых актах организации.

139. Датой письма является дата его подписания.

ГЛАВА 8
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫЕ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ

140. Организация документооборота:

140.1. документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело;

140.2. электронный документооборот - способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно;

140.3. организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

оперативность прохождения документов;

исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководителем организации;

140.4. организация документооборота при применении АС ДОУ должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

141. В организации работа с документами осуществляется с применением АС ДОУ. Конкретная АС ДОУ, используемая в организации, определяется руководителем организации.

142. Регистрация документов:

142.1. регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки;

142.2. регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки;

142.3. нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый приказом руководителя организации;

142.4. регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется децентрализовано.

Перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях и не подлежащих регистрации службой ДОУ, разрабатывается службой ДОУ и утверждается руководителем организации;

142.5. регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью;

142.6. в организации применяется карточная форма регистрации документов;

142.7. для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка в АС ДОУ (далее - РКК), содержащая совокупность регистрационно-учетных сведений о документе.

Состав и правила заполнения обязательных реквизитов РКК определены в приложении 20 к настоящей Инструкции;

142.8. из РКК формируются автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения;

142.9. при регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Регистрационный индекс включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел.

143. Прием, регистрация и исполнение входящих документов:

143.1. вся поступающая в организацию корреспонденция, в том числе поступившая по электронной почте, системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь (далее - СМДО), принимается и обрабатывается службой ДОУ, как правило, в день поступления; документы, срок исполнения которых составляет менее трех дней, подлежат обработке в первую очередь;

143.2. до вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей.

Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено»;

143.3. поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций, созданных в организации, или имеющих пометку «Лично», которые передаются адресату.

Упаковка документов, поступивших на съемных машинных носителях (дисках, USB-флеш-накопителях и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация;

143.4. после вскрытия конвертов (пакетов) проверяется комплектность и сохранность вложений.

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт по форме согласно приложению 21 к настоящей Инструкции, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ.

Отсутствующие в конверте (пакетах) документы, отдельные листы, приложения запрашиваются у отправителя, а на документе ставится отметка «Документы (листы, приложения) затребованы» с указанием даты запроса;

143.5. после вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:

дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;

дата документа существенно отличается от даты его получения;

в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.

Адресные ярлыки конвертов и пакетов сохраняются в случае поступления корреспонденции наложенным платежом для представления с отчетом в бухгалтерскую службу в качестве оправдательных документов;

143.6. поступающие документы разделяются в службе ДОУ на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрируемые документы разделяются в службе ДОУ на документы, подлежащие регистрации в службе ДОУ и подлежащие регистрации в структурных подразделениях;

143.7. на всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов). Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке о поступлении, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено актами законодательства.

Регистрационный штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.

Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления.

На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется;

143.8. входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело;

143.9. зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководителю организации, его заместителям в соответствии с распределением обязанностей. Документы, не требующие решения руководства организации, передаются исполнителям согласно их компетенции.

Телеграммы и другие срочные документы передаются руководству организации по мере поступления.

Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Документы, срок исполнения которых составляет менее трех дней, рассматриваются в первую очередь;

143.10. результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции.

Резолюция переносится в РКК;

143.11. для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях документы на бумажных носителях, поступающие в организацию, переводятся в электронный вид путем сканирования или иным способом и размещаются в АС ДОУ. Наличие электронной копии документа на бумажном носителе не отменяет необходимости осуществления с поступившим документом на бумажном носителе делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив организации;

143.12. документы регистрируются однократно. Документы, зарегистрированные в службе ДОУ, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях;

143.13. документы передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей.

Руководитель структурного подразделения направляет документы конкретным исполнителям, указывая в необходимых случаях порядок и сроки их рассмотрения (исполнения), о чем делается соответствующая запись в РКК;

143.14. документ с момента поступления до завершения исполнения находится в службе ДОУ и в дело не помещается;

143.15. на исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения - исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен;

143.16. служба ДОУ переносит отметку об исполнении документа и направлении его в дело в РКК, после чего документ подшивается в дело.

144. Регистрация и отправка исходящих документов:

144.1. исходящие документы, в том числе отправляемые по электронной почте, СМДО, регистрируются в службе ДОУ или структурных подразделениях после их согласования (визирования) и подписания. Документы регистрируются в день их подписания;

144.2. исходящие документы делятся на инициативные и ответные;

144.3. индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в структурном подразделении, подготовившем документ), и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ;

144.4. на каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется РКК;

144.5. регистрация ответных документов осуществляется на РКК, на которых были зарегистрированы соответствующие инициативные документы. Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа. В РКК информация об ответном документе указывается в графе «Отметка об исполнении документа».

На ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату документа-запроса;

144.6. отправка документов осуществляется службой ДОУ. Документы должны направляться в службу ДОУ для отправки, как правило, не позднее одного часа до завершения рабочего времени в организации, за исключением ответных документов, требующих исполнения в сроки, установленные в инициативных документах.

В службе ДОУ проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования и др.

Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям;

144.7. отправляемые документы передаются в службу ДОУ в незаконвертованном виде с отметкой о категории отправления (при необходимости). В случае направления документов заказными почтовыми отправлениями исполнители проставляют в правой верхней части документа отметку «Заказное», которая переносится на почтовое отправление;

144.8. документы на съемных машинных носителях (дисках, USB-флеш-накопителях и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях;

144.9. документы, направляемые более чем в четыре адреса, передаются для отправки со списком на рассылку, оформляемым в соответствии с требованиями п.56 настоящей Инструкции.

На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки по форме согласно приложению 22 к настоящей Инструкции, в котором работник службы ДОУ проставляет свои инициалы и фамилию, а также дату отправки. Реестр со штемпелем отделения связи подшивается в дело службы ДОУ;

144.10. документы, поступившие в службу ДОУ для отправки, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

145. Регистрация и исполнение внутренних документов:

145.1. работа с внутренними документами на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным для работы с исходящими документами;

145.2. внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, регистрируются, как правило, в РКК после их подписания (утверждения);

145.3. регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов.

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.

Распорядительные документы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, протоколы совещаний, в том числе оперативных совещаний у руководства организации, регистрируются в службе ДОУ.

Протоколы заседаний постоянно (временно) действующих коллегиальных органов, созданных в организации, регистрируются у секретарей таких органов.

Распорядительные документы по личному составу регистрируются в кадровой службе.

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

Отдельно регистрируются приказы об утверждении штатного расписания и внесении в него изменений, а также записки об отпуске;

145.4. регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационной номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

Регистрационным индексом распорядительного документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный буквенным обозначением:

«ахв» - приказы по административно-хозяйственным вопросам (3-летнего срока хранения);

«к» - приказы о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, перемещении, увольнении, награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном переводе, отстранении от работы, допуске к работе, установлении (отмене) неполного рабочего времени, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников (75-летнего срока хранения);

«л» - приказы о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) (3-летнего срока хранения);

145.5. совместные распорядительные документы, протоколы совместных заседаний имеют составные индексы, включающие порядковые регистрационные номера, присваиваемые им в организациях, их подготовивших;

 

Например:

10/17

 

145.6. регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел;

 

Например:

07-08/10

 

145.7. рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком рассмотрения и исполнения входящих документов.

Документы, требующие контроля исполнения, передаются в службу ДОУ для заполнения РКК. Из РКК на внутренние документы формируются контрольные и справочные картотеки.

146. В организации создана автоматизированная информационно-поисковая система в АС ДОУ, которая строится на основе РКК, которые объединяются в картотеки и базы (банки) регистрационных данных.

Справочные картотеки делятся на две части: неисполненные и исполненные документы, РКК в которых систематизируются по следующим признакам:

предметно-вопросному или тематическому (в соответствии с содержанием документов или сферой деятельности, к которой относятся документы);

по номенклатуре дел (в соответствии с названиями дел по номенклатуре дел или их индексами);

корреспондентскому (по наименованиям или условным обозначениям организаций, с которыми ведется переписка);

по исполнителям (по структурным подразделениям);

географическому (по наименованиям административно-территориальных единиц);

номинальному (по названию видов или разновидностей документов);

регистрационному (по порядку возрастания регистрационных номеров документов).

Выбор поискового признака определяется в зависимости от видов документов и характера информационных запросов.

Первая часть картотеки служит для поиска сведений о документах в процессе их исполнения. Вторая часть картотеки служит для поиска исполненных документов по номенклатуре дел организации.

По мере исполнения документов РКК с необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части картотеки.

Отдельные картотеки (базы данных) формируются на входящие документы, инициативные исходящие документы, обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц. На распорядительные документы создаются отдельные картотеки (базы данных).

Перечень наименований баз данных аналогичен перечню наименований картотек.

147. Учет объема документооборота:

147.1. объем документооборота - количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени;

147.2. подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Отдельно учитываются полученные и созданные документы, обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.

Размноженные экземпляры (копии) учитываются отдельно по спискам на рассылку;

147.3. в организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов).

Учет и анализ объема документооборота в организации осуществляется под руководством службы ДОУ;

147.4. результаты учета объема документооборота обобщаются службой ДОУ и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами;

147.5. сведения об объеме документооборота используются для установления структуры и штатной численности службы ДОУ, выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства, определения степени загруженности службы ДОУ и отдельных работников.

ГЛАВА 9
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

148. Задачи контроля исполнения:

148.1. цель контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах;

148.2. контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства организации;

148.3. ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений, зафиксированных в документах, возлагается на заместителей руководителя организации, руководителей структурных подразделений, ответственных исполнителей, указанных в резолюции;

148.4. контроль осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители.

Информация о контроле указывается в РКК.

Служба ДОУ осуществляет контроль за своевременным исполнением поручений; учет и анализ результатов исполнения в установленные сроки, информирование руководителя организации о состоянии исполнительской дисциплины;

148.5. необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в соответствии с резолюцией руководителя или текстом документа (приказа, протокола и др.).

149. Сроки исполнения документов:

149.1. сроки исполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства;

149.2. сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя;

149.3. документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства;

149.4. постановления, решения, распоряжения, приказы, указания, инструкции и иные документы вышестоящих органов исполняются согласно указанному в них сроку;

149.5. если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее первого следующего за ним рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа;

149.6. допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется лицом, установившим срок, его заместителем - на докладной записке или РКК документа. Информацию о полученном разрешении на продление срока исполнения документа (поручения) исполнитель обязан в тот же день сообщить в службу ДОУ для внесения изменения в АС ДОУ.

150. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом.

Руководитель организации определяет ответственным исполнителем работника любого структурного подразделения, заместители руководителя организации - только работника курируемого структурного подразделения, а соисполнителями - работников иных структурных подразделений.

Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые документы, давать поручения и др.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа (поручения) и обязаны представить необходимые сведения и материалы по его исполнению ответственному исполнителю в сроки, позволяющие исполнить документ (поручение) в целом. Если по проекту документа соисполнителями высказаны замечания, ответственный исполнитель принимает меры к устранению разногласий до внесения проекта документа руководству организации. В случае, когда в процессе согласования проекта разногласия устранить не удалось, ответственный исполнитель представляет проект документа руководству организации с приложением письменных замечаний соисполнителей и своим мотивированным мнением по каждому замечанию. Окончательное решение принимает руководство организации.

151. Организация контроля исполнения:

151.1. система контроля исполнения включает:

учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

контроль за сроками исполнения;

проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов (поручений) с контроля;

учет и отчетность о результатах исполнения;

оценку состояния исполнительской дисциплины;

151.2. учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК;

151.3. РКК группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов.

РКК с перспективными и просроченными сроками исполнения документов (поручений) группируются в самостоятельные разделы контрольной картотеки;

151.4. картотека ежедневно просматривается службой ДОУ с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении (истечении) сроков исполнения документов (поручений). Формирование напоминаний о приближении (истечении) сроков исполнения документов осуществляется автоматически в АС ДОУ и осуществляется, как правило, за 2-3 дня до истечения установленного срока.

Контроль исполнения строится на базе данных АС ДОУ и обеспечивает оперативное информирование о состоянии всех видов документов, а также предварительный контроль подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины. Напоминания исполнителям о сроках исполнения документов (поручений), сводка состояния исполнения документов (поручений) имеются у каждого исполнителя и работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении;

151.5. документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного отправкой исполнителем отчета в АС ДОУ об исполнении документа с прикреплением отдельного файла - ответного документа.

Свидетельством исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, проект приказа и др. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в РКК.

Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, делает отметку в РКК об исполнении документа (поручения).

 

Например:

Письмо от 01.06.2021 № 08-11/36, исп. Бекиш 01.06.2021

или

Вопрос решен по телефону, исп. Петрович 01.06.2021

 

На исполненном документе работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

151.6. на основании отчетов в АС ДОУ об исполнении документов (поручений), сделанных исполнителем, служба ДОУ ежедневно контролирует исполнение документов (поручений).

При некачественном исполнении документ (поручение) с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок;

151.7. информация о результатах исполнения документов (поручений) еженедельно обобщается и доводится службой ДОУ до руководства организации.

ГЛАВА 10
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

152. Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.

В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

153. Номенклатура дел составляется на дела всей организации (далее - сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.

154. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 23 к настоящей Инструкции.

Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с работником, ответственным за архив организации, экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

155. Сводная номенклатура дел подлежит пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации.

156. Сводная номенклатура дел согласовывается с государственным архивом один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

157. Сводная номенклатура дел составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ, второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий - в государственный архив для согласования в соответствии с требованиями п.156 настоящей Инструкции.

158. После утверждения сводной номенклатуры дел из нее составляются выписки по разделам по форме согласно приложению 24 к настоящей Инструкции. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

159. Утвержденная сводная номенклатура дел в начале делопроизводственного года в электронном виде вносится в АС ДОУ.

160. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 25 к настоящей Инструкции.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается работником, ответственным за архив организации, и подписывается руководителем структурного подразделения.

161. Номенклатура дел общественной организации, созданной в организации (профессионального союза и др.), составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.

162. При составлении номенклатуры дел используются устав организации, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и ее структурных подразделений, должностные (рабочие) инструкции работникам, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

163. В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т. п.) и общественных организаций, созданных в организации.

В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т. д.), указатели и другие вспомогательные документы.

164. Сводная номенклатура дел составляется по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности).

165. Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

В первый раздел номенклатуры дел включаются дела службы ДОУ.

Наименования общественных организаций, созданных в организации, в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.

166. Сводная номенклатура дел оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

167. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:

167.1. в графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

 

Например:

01-01, 01-02, 01-03; 02-01, 02-02, 02-03

 

В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.

 

Например:

Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии

 

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года;

167.2. в графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.

В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:

указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица).

 

Например:

Приказы директора предприятия по основной деятельности;

 

указание адресата или корреспондента документов.

 

Например:

Переписка с Министерством экономики Республики Беларусь по основной деятельности;

 

даты (период), к которым относится содержание документов дела.

 

Например:

Документы об оказании безвозмездной (спонсорской) помощи (договоры, отчеты, переписка и др.) за 2020 год;

 

указание на копийность документов, включенных в дело.

 

Например:

Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии

 

Термин «Документы» используется в заголовке:

при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело.

 

Например:

Документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных (отчеты, списки, справки и др.);

 

при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов.

 

Например:

Документы к годовой бухгалтерской и (или) финансовой отчетности (таблицы, доклады и др.)

 

Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.

 

Например:

Дело о рассмотрении заявления Солодухиной Н.В.

 

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

 

Например:

Переписка с республиканскими органами государственного управления, местными органами управления и самоуправления по основной деятельности

 

Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

 

Например:

Переписка с учреждениями высшего образования о потребностях в кадрах

 

Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.

 

Например:

Претензионная переписка

 

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

 

Например:

Планы работы структурных подразделений предприятия на I квартал 2021 г.

Квартальные статистические отчеты по охране труда за 2020 год

 

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т. п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение ...», «Обеспечение ...», «Погашение …» и т. д.).

В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);

учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о государственной регистрации и др.);

распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы и др.);

распорядительные документы организации (приказы, указания);

организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

протоколы;

планы;

отчеты;

договоры;

справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

переписка;

учетно-регистрационные формы.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты - перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями - перед перепиской с иными организациями и т. д.

Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту;

167.3. графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком;

167.4. в графе 4 указываются сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно нормативным правовым актам, устанавливающим перечни типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения и (или) перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (далее - ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения).

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, указанных в части первой настоящего подпункта, определяются экспертной комиссией организации по согласованию с государственным архивом;

167.5. в графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний экспертной комиссии организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, об электронных делах, содержащих документы в электронном виде, электронные документы, информационных ресурсах, гибридных делах и др.

168. В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.

169. По окончании делопроизводственного года службой ДОУ в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 26 к настоящей Инструкции. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации).

ГЛАВА 11
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

170. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.

Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ.

171. Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

172. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.

173. Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

174. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.

Приказы по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров.

Приказы по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:

приказы о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, перемещении, увольнении, награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном переводе, отстранении от работы, допуске к работе, установлении (отмене) неполного рабочего времени, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников (75-летнего срока хранения);

приказы о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) (3-летнего срока хранения).

Распорядительные документы определенной разновидности, регистрируемые отдельно в соответствии с требованиями подп.145.3 и 145.4 п.145 настоящей Инструкции, группируются в отдельные дела.

Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2021 год, составленный в 2020 году, или отчет за 2020 год, составленный в 2021 году, должны быть отнесены к 2020 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - документ-ответ.

Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

 

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

 

Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, группируются в самостоятельные дела и могут систематизироваться по алфавиту, в хронологическом порядке. Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, содержащие предложения по улучшению деятельности организации, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируются отдельно. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, систематизируются в деле вместе с предыдущими.

Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.

ГЛАВА 12
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

175. Экспертиза ценности документов - это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

176. Экспертиза ценности документов в организации осуществляется ежегодно службой ДОУ совместно с экспертной комиссией организации, работниками структурных подразделений под непосредственным методическим руководством работника, ответственного за архив организации.

177. Экспертная комиссия организации создается в составе не менее 3 человек. Председателем экспертной комиссии организации назначается заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы ДОУ, работник, ответственный за архив организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав экспертной комиссии организации может включаться работник государственного архива.

Экспертная комиссия организации действует на основании положения, которое утверждается приказом руководителя организации после согласования с государственным архивом. Персональный состав экспертной комиссии организации утверждается приказом руководителя организации.

178. Основные функции экспертной комиссии организации:

проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством;

согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, инструкций по делопроизводству, методических документов по делопроизводству;

ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;

подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственного архива;

принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации.

179. Экспертная комиссия организации является совещательным органом, решения которого утверждаются руководителем организации.

Заседания экспертной комиссии организации и принимаемые решения оформляются протоколами.

180. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел:

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив организации;

с временными сроками хранения (до 10 лет), подлежащих хранению в структурных подразделениях;

временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

При этом проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.

181. Непосредственный отбор документов Национального архивного фонда на хранение в архив организации и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений, в деятельности которых они были образованы.

Принципы, критерии и порядок проведения экспертизы ценности документов определяются актами законодательства.

182. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации проводится путем полистного просмотра. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре из дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения.

183. По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

ГЛАВА 13
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

184. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются.

185. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.

186. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:

наименование вышестоящей организации

наименование организации;

наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

год, в котором заводится дело;

срок хранения дела.

187. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п.190 настоящей Инструкции);

составление листа-заверителя дела;

оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

систематизацию документов дела в соответствии с требованиями главы 11 настоящей Инструкции.

188. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой исторической, научной, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т. д.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).

189. Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно.

Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.

 

Например:

15а, 15б

 

190. К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 27 к настоящей Инструкции.

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ. Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, имен, отчеств (если таковые имеются) конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.

Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела.

В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговые записи к внутренней описи и заверительная надпись.

191. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 28 к настоящей Инструкции и помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты составления.

При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

192. Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 29 к настоящей Инструкции. По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются:

при изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки;

в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;

на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);

если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка «Имеются документы за ... год(ы)»;

из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле;

при внесении дела в сводную опись (годовой раздел сводной описи дел) в соответствии с требованиями п.212 настоящей Инструкции на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи).

Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами. Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами, дел, сформированных из нескольких личных дел уволенных работников, и дел, содержащих один документ, включают только год. Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

В верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для указания наименования государственного архива.

Реквизиты обложки оформляются с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.

193. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.

ГЛАВА 14
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

194. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации.

195. Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (отчеты о выполнении научно-исследовательских работ и т. п.).

На электронные дела составляются отдельные описи в порядке, установленном главами 18 и 19 настоящей Инструкции.

196. Описи дел составляются в структурных подразделениях (далее - описи дел структурных подразделений) и в архиве организации (далее - сводные описи дел).

197. В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством работника, ответственного за архив организации, по форме согласно приложению 30 к настоящей Инструкции.

198. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

199. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации, производится полистный просмотр дел. При просмотре дела проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета, нумерация листов дела, наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, определенных п.190 настоящей Инструкции, наличие и правильность оформления заверительной надписи. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия по форме согласно приложению 31 к настоящей Инструкции. Справка подписывается работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций, и передается вместе с описью дел в архив организации.

200. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

порядок нумерации дел в описи - валовый;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводится полностью);

переходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись дел по году заведения; при составлении описей дел последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены;

 

Например:

Документы за 2019 год, см. также в описи № 3/2018 за 2018 год, дела № 3, 5, 9.

 

графа описи «Примечание» используется для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т. п.

201. Описи дел структурных подразделений имеют номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в».

202. В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной строкой) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

203. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

204. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами.

205. На обложках дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.

206. По описям дел структурных подразделений документы сдаются в архив организации. На основе описей дел структурных подразделений в архиве организации составляются годовые разделы сводных описей дел.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по форме согласно приложению 32 к настоящей Инструкции. Годовой раздел согласовывается экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации и экспертно-методической комиссией государственного архива.

Первый экземпляр годового раздела сводной описи дел постоянного хранения в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах по форме согласно приложению 33 к настоящей Инструкции. Годовой раздел согласовывается экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется в трех экземплярах по форме согласно приложению 34 к настоящей Инструкции. Годовой раздел согласовывается экспертной комиссией организации и экспертно-методической комиссией государственного архива и утверждается руководителем организации. Один экземпляр годового раздела сводной описи дел по личному составу передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

207. Документы общественной организации, созданной в организации (профессионального союза и др.), включаются в отдельную опись дел, составляемую по форме, установленной для описей дел структурных подразделений. Дела общественной организации передаются в архив организации в порядке, установленном для передачи дел структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.

ГЛАВА 15
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

208. С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

209. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

210. Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам.

Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению производится с разрешения руководителя структурного подразделения.

Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством.

Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством.

Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа.

211. Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель, оформляемый по форме согласно приложению 35 к настоящей Инструкции. Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 36 к настоящей Инструкции.

ГЛАВА 16
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

212. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации.

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 14 настоящей Инструкции.

213. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив организации может осуществляться по согласованию со службой ДОУ по номенклатуре дел.

214. Дела передаются в архив организации по графику, который оформляется по форме согласно приложению 37 к настоящей Инструкции. График составляется работником, ответственным за архив организации, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

При приеме-передаче дел в архиве организации проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. По итогам проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражаются выявленные при проверке недостатки и намечаются меры по их устранению. С выводами по результатам проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений.

Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника, ответственного за архив организации, принявшего дела.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. Дела доставляются в архив организации работниками структурных подразделений.

ГЛАВА 17
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

215. Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел (годовых разделов сводной описи дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующий период и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия организации.

216. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

217. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.

218. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 38 к настоящей Инструкции. В акте указываются:

заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;

 

Например:

План работы комиссии по противодействию коррупции на 2018 год

или

Отчеты о работе комиссии по противодействию коррупции за 2018 год

 

дата или крайние даты дел;

 

Например:

2018

или

2015-2018

 

номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела, или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;

индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;

количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);

сроки хранения дел и номера пунктов (статей) по перечням.

 

Например:

3 г., п.464

 

219. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании экспертной комиссии организации одновременно со сводными описями дел.

Акт утверждается руководителем организации после утверждения государственным архивом сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, с отметкой «ЭПК».

220. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с локальными правовыми актами с учетом требований актов законодательства.

ГЛАВА 18
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

221. Форматы документов в электронном виде определяются организацией после согласования с государственным архивом и государственным учреждением.

Используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив организации или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.

Допустимые форматы документов в электронном виде:

Portable Document Format / A (PDF/A);

Office Open XML (DOCX);

OpenDocument Format (ODT).

Допустимые форматы для электронных отображений документов на бумажных носителях:

Portable Network Graphics (PNG);

Tagged Image File Format (TIFF);

Joint Photograph Experts Group (JPEG);

Portable Document Format / A (PDF/A).

222. Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным настоящей Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

223. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным п.42 настоящей Инструкции для аналогичных документов, оформляемых на бумажных носителях.

224. В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП, за исключением случаев, указанных в п.227 настоящей Инструкции.

Использование ЭЦП осуществляется в соответствии с требованиями законодательства, в том числе предъявляемыми к средствам выработки и проверки ЭЦП.

225. Во внутренних и исходящих документах, удостоверенных с использованием ЭЦП, регистрационно-учетные сведения о документе (реквизиты «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Резолюция») и информация об ЭЦП располагаются в отдельных файлах, являющихся неотъемлемой частью соответствующего документа.

226. Во внутренних и исходящих документах, удостоверенных без использования ЭЦП, реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный индекс», как правило, включаются в исходный файл документа.

227. Подписание, согласование, утверждение внутренних документов в электронном виде, за исключением локальных правовых актов, может осуществляться без использования ЭЦП при условии, что используемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ, если законодательством не установлено иное.

Отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) - автора документа, если законодательством не установлено иное.

При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством не установлено иное.

Отсутствие ЭЦП допустимо для документов (за исключением электронных документов) информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для графических образов документов на бумажном носителе.

228. Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется, как правило, службой ДОУ.

Допускается прием и отправка документов в электронном виде структурными подразделениями (работниками) без участия службы ДОУ. Перечень категорий документов в электронном виде, прием и отправка которых осуществляется структурными подразделениями (работниками) самостоятельно, разрабатывается службой ДОУ и утверждается приказом руководителя организации.

Письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, СМДО, оформляется по форме согласно приложению 39 к настоящей Инструкции.

Отправка документа в электронном виде более чем в один адрес осуществляется путем прикрепления его к сообщению электронной почты, указания в соответствующем поле ввода всех официальных адресов согласно списку на рассылку. Официальным адресом электронной почты является адрес, указанный на бланке организации.

После отправки документа в электронном виде, удостоверенного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, досылка его экземпляра на бумажном носителе не требуется, если законодательством не установлено иное.

229. При получении документов в электронном виде, подписанных ЭЦП, проверяется их подлинность и целостность, наличие всех указанных приложений, возможность их воспроизведения, отсутствие компьютерных вирусов.

230. При положительном результате проверки документы подлежат дальнейшей обработке.

В случае обнаружения ошибок (отрицательных результатов проверки ЭЦП, отсутствия приложений, некорректного воспроизведения содержания, наличия компьютерных вирусов) организации-отправителю направляется уведомление.

231. Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями п.142 настоящей Инструкции.

Дополнительно при регистрации документов в электронном виде используются реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документов в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе).

232. Во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении», отметке об ознакомлении с документом, иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде не вносится в их формуляр, а при работе с электронными документами - в их общую часть.

Данная информация отражается в РКК в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляется с помощью АС ДОУ, и при необходимости прикрепляется в виде отдельных файлов (информационных объектов) к регистрируемому (учитываемому) документу в электронном виде.

233. Регистрационно-учетные данные о документах в электронном виде и связи между ними и самими документами сохраняются в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов. При передаче документов в электронном виде внутри организации или при отправке за пределы организации вместе с ними передаются их регистрационно-учетные данные.

234. При пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией, и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму.

235. Документы, предназначенные для отправки посредством СМДО, должны соответствовать следующим требованиям:

быть представленными в форме, доступной и понятной для восприятия;

создаваться в одном из допустимых форматов документа в электронном виде;

содержать реквизиты, обеспечивающие идентификацию документа, установленные для документов данного вида в соответствии с законодательством. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции;

содержать одну или несколько ЭЦП, а также при необходимости дополнительные данные для проверки включенных ЭЦП.

В случае пересылки графического образа (изображения, созданного путем сканирования) документа на бумажном носителе (приложения к документу) он должен быть выполнен в цветном режиме или в режиме градации серого и иметь один из допустимых форматов графических образов.

236. Документы в электронном виде, в том числе отправляемые (получаемые) по каналам электронной почты, допускается:

экспортировать во внешние по отношению к почтовой системе электронные файлы;

экспортировать в АС ДОУ;

распечатывать на бумажном носителе.

237. При экспорте документа в электронном виде, отправленного (полученного) по каналам электронной почты, во внешний по отношению к почтовой системе файл или АС ДОУ с документом экспортируется (распечатывается) сопроводительное электронное письмо, включая информацию, содержащуюся в заголовочной части электронного письма (сведения об электронном адресе отправителя (получателя), дате отправки, дате получения, теме письма, о путях прохождения электронного письма по информационно-коммуникационным каналам связи, идентификаторе письма в информационной системе и др.), если документ не содержит реквизит «Дата», в иных случаях, когда указанная информация необходима для подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и (или) может быть использована в справочных и доказательных целях.

238. При хранении и использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа.

239. Контроль исполнения документов в электронном виде осуществляется с учетом требований главы 9 настоящей Инструкции.

Контроль исполнения документов в электронном виде обеспечивается тем же структурным подразделением (должностным лицом), которое в соответствии с настоящей Инструкцией обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях.

240. Документы в электронном виде после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 40 к настоящей Инструкции, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется. В перечень могут включаться другие виды документов временного хранения (до 10 лет) без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми»).

При наличии идентичных по содержанию документов в электронном виде и на бумажном носителе документы в электронном виде хранятся до минования надобности. Уничтожение документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не ранее утверждения в установленном порядке сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел), содержащих документы на бумажном носителе.

241. Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, указанных в главах 11 и 13 настоящей Инструкции.

Допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел делается отметка в соответствии с подп.167.5 п.167 настоящей Инструкции.

Гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения. Гибридные дела временного (до 10 лет) хранения после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков.

Гибридные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при подготовке к передаче в архив организации подлежат полному оформлению в два самостоятельных дела: документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе, документы в электронном виде формируются в электронное дело. Указанным делам присваивается одинаковый индекс по номенклатуре дел и заголовок.

242. Место хранения электронных и гибридных дел до передачи в архив организации или выделения к уничтожению определяется службой ДОУ по согласованию с сектором системного администрирования и утверждается приказом руководителя организации.

243. Экспертиза ценности документов в электронном виде осуществляется в порядке, установленном главой 12 настоящей Инструкции.

244. Передача в архив и выделение к уничтожению электронных дел и документов в электронном виде осуществляются в соответствии с главой 16 настоящей Инструкции.

ГЛАВА 19
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

245. Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа, в том числе реквизитов документа, формируемых до момента выработки ЭЦП.

Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких ЭЦП лица (лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ. Каждая ЭЦП представляет собой отдельный файл (информационный объект), формат и структура которого установлены техническими нормативными правовыми актами. Особенная часть может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации электронного документа, в том числе реквизиты, которые создаются после подписания электронного документа (дата электронного документа, регистрационный индекс, сведения о лице, подписавшем электронный документ, и другие реквизиты) и включаются в РКК. Особенная часть электронного документа поддерживается средствами АС ДОУ и располагается в отдельных файлах.

Удостоверение информации, составляющей общую часть электронного документа, осуществляется путем подписания электронного документа с использованием личного ключа лица (лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ (далее - личный ключ).

Подтверждение целостности и подлинности электронного документа осуществляется путем проверки ЭЦП с использованием открытого ключа лица (лиц) (далее - открытый ключ), подписавшего (подписавших) электронный документ.

Подписание электронного документа и проверка ЭЦП осуществляются путем применения сертифицированных средств ЭЦП.

246. Движение электронных документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в электронное дело образует электронный документооборот организации, который осуществляется в рамках АС ДОУ.

247. АС ДОУ поддерживает единый процесс работы с электронными документами и включает в себя:

подготовку проектов электронных документов с оформлением установленных реквизитов и в необходимых случаях согласование проектов электронных документов;

представление проекта электронного документа на подпись (утверждение) руководителю организации или уполномоченному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

регистрацию и контроль исполнения электронных документов;

защиту электронных документов;

организацию оперативного хранения и передачу электронных документов на хранение в архив организации;

уничтожение электронных документов, не подлежащих хранению.

248. Доставка электронных документов в другие организации осуществляется посредством: электронной почты (в качестве вложения), СМДО. Структура сообщения электронной почты или информационного пакета обеспечивает доставку как общей, так и особенной части электронного документа, включая обязательные реквизиты РКК. Состав, правила заполнения обязательных реквизитов РКК входящих и исходящих электронных документов определены в приложении 41 к настоящей Инструкции.

249. Подготовка электронного документа включает составление и оформление проекта электронного документа, при необходимости - его согласование.

250. Используемое программное обеспечение для подготовки электронных документов должно обеспечивать возможность оформления реквизитов документов в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией, поддерживать допустимые форматы файлов электронных документов.

251. Для подготовки проектов электронных документов используются форматы Office Open XML (DOCX), Open Document Format (ODT).

252. Состав и порядок расположения реквизитов, включаемых в общую часть проекта электронного документа, соответствуют составу и порядку расположения соответствующих реквизитов документов на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь.

253. В реквизитах «Подпись» и «Гриф утверждения» указываются наименование должности лица, имеющего право подписывать (утверждать) электронный документы, его инициалы и фамилия.

254. В общую часть проекта электронного документа включаются составные части реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс», известных до подписания электронного документа (месяц и год, индекс электронного документа по номенклатуре дел).

255. Значение реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» вносится в общую часть проекта электронного документа и в РКК.

256. Если электронный документ предназначен для отправки по электронной почте, в реквизите «Адресат» указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина.

Официальным адресом электронной почты организации является адрес, указанный на ее бланке.

 

Например:

Республиканское унитарное
предприятие «Национальный
центр электронных услуг»
info@nces.by

или

Ковалевской Т.В.
kov_tv15@gmail.com

 

257. В реквизите «Отметка о наличии приложения» дополнительно указываются имя и расширение файла, содержащего приложение.

 

Например:

Приложение: Отчет о научно-исследовательской работе за II квартал 2021 года на 50 л., Отчет_НИР_2 квартал.pdf/a1

 

Если программно-техническими средствами невозможно разбить приложение на листы и пронумеровать их, вместо количества листов указывается размер файла, содержащего приложение, в килобайтах. Количество экземпляров электронного документа не указывается.

 

Например:

Приложение:

Графики к отчету о научно-исследовательской работе за II квартал 2021 года 760 Kb, Графики_Отчет о НИР_2 квартал.pdf/a1

 

258. Согласование проекта электронного документа внутри организации осуществляется с использованием средств АС ДОУ. Лица, осуществляющие согласование проекта электронного документа, получают доступ к нему после авторизации и идентификации в АС ДОУ.

В случае доработки проекта электронного документа он повторно направляется на согласование.

Отметка о согласовании (виза) оформляется отдельным листом согласования с использованием средств АС ДОУ.

259. Внешнее согласование проекта электронного документа осуществляется путем рассылки проекта электронного документа в согласующие организации. Реквизит «Гриф согласования» включается в общую часть проекта электронного документа и подписывается ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является лицо, ответственное за подготовку проекта электронного документа.

Согласование проекта электронного документа подтверждается путем подписания общей части проекта электронного документа ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является согласующая организация либо лицо, уполномоченное осуществлять согласование.

В случае доработки проекта электронного документа по замечаниям организаций, осуществляющих согласование проекта электронного документа, он повторно направляется на согласование.

После получения от согласующих организаций ЭЦП все ЭЦП включаются в особенную часть электронного документа.

260. После завершения подготовки проекта электронного документа, для которого в номенклатуре дел предусмотрен срок хранения свыше 10 лет, в том числе постоянно, или с отметкой «ЭПК», общая часть электронного документа, включая приложения, преобразуется в формат Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2).

261. Подписание электронного документа осуществляется путем выработки ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является лицо, указанное в общей части электронного документа в реквизите «Подпись».

262. При подписании электронного документа средствами АС ДОУ контролируется действительность на момент подписания сертификата открытого ключа и в необходимых случаях атрибутного сертификата, соответствующих личному ключу подписывающего лица. Сведения о лице, подписавшем электронный документ (наименование должности, инициалы, фамилия), средствами АС ДОУ вносятся в РКК.

263. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние электронные документы, требующие учета и исполнения.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних электронных документов в организации осуществляется децентрализованно согласно перечню документов, регистрируемых в структурных подразделениях и не подлежащих регистрации службой ДОУ.

264. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних электронных документов заполняется РКК.

265. Исходящие электронные документы, в том числе отправляемые по СМДО, регистрируются после их подписания ЭЦП руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом в соответствии с их компетенцией. Электронные документы регистрируются в день их подписания ЭЦП.

266. В процессе регистрации исходящих и внутренних электронных документов формируются с использованием средств АС ДОУ и вносятся в РКК реквизиты «Дата», «Регистрационный индекс».

Зарегистрированный электронный документ направляется адресату посредством СМДО. При направлении в организации, не подключенные к СМДО, электронный документ распечатывается и направляется службой ДОУ на бумажном носителе либо по электронной почте в качестве вложения (электронное отображение документа на бумажном носителе).

267. Прием и регистрация входящих электронных документов производятся посредством АС ДОУ, как правило, в день поступления. В процессе регистрации осуществляется проверка действительности ЭЦП с помощью сертификата открытого ключа, идентификатор которого указан в особенной части электронного документа.

В случаях недействительности ЭЦП или несоответствия сведений о лице, подписавшем электронный документ, содержащихся в общей и особенной частях электронного документа, несоответствия форматов файлов установленным требованиям формируется уведомление об отказе в регистрации, которое высылается в адрес организации или лица, приславших электронный документ.

Реквизит «Отметка о поступлении» (дата и индекс поступления) формируется средствами АС ДОУ после успешной проверки ЭЦП и вносится в РКК. Если входящий электронный документ является ответом на исходящий электронный документ организации, между ними устанавливаются связки средствами АС ДОУ.

268. Вспомогательные электронные сообщения, включая сообщения электронной почты без вложенного электронного документа, не регистрируются и хранятся получателем до минования надобности. Электронные сообщения, важные для понимания обстоятельств принимаемого управленческого решения или способные служить доказательством деловой деятельности, направляются в дело.

269. Реквизит «Резолюция» вырабатывается с использованием средств АС ДОУ и оформляется как текст в РКК.

270. Отметка о контроле электронного документа вырабатывается с использованием средств АС ДОУ и вносится в РКК.

271. Отметка об ознакомлении вырабатывается с использованием средств АС ДОУ после авторизации и идентификации лица, которому предоставляется доступ к электронному документу. Отметки об ознакомлении вносятся в РКК.

272. Пересылка электронного документа, полученного из другой организации, осуществляется в порядке поручения или для сведения.

Пересылка в порядке поручения осуществляется в виде приложения к сопроводительному электронному документу организации, в котором излагается поручение. Сопроводительный электронный документ может представлять собой лист резолюции, оформленный как электронный документ. При этом в сообщение электронной почты или информационный пакет включаются общие и особенные части пересылаемого и сопроводительного электронных документов, включая обязательные реквизиты РКК.

При пересылке для сведения пересылаемый электронный документ, включая общую и особенную части, сопровождается вспомогательным электронным сообщением, которое не подписывается ЭЦП.

273. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» вносится в РКК средствами АС ДОУ с участием лица, завершившего исполнение электронного документа. При этом устанавливается связка ответного документа с инициативным.

274. Электронный документ снимается с контроля после его исполнения. Сведения об исполнении вносятся в соответствующие графы РКК. В отчете об исполнении исполнитель указывает регистрационные данные исходящего документа либо произведенные действия.

275. В делопроизводстве организации могут создаваться и использоваться электронные копии документов на бумажном носителе, удостоверенные в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства (далее - электронные копии).

Электронная копия применяется взамен оригинала документа на бумажном носителе, созданного в организации или полученного ей:

при исполнении документа с использованием средств АС ДОУ;

при отправке посредством электронной почты, СМДО;

для публикации на официальном сайте организации в сети Интернет.

276. Документ, поступивший в организацию в виде электронной копии, приравнивается к электронному документу и подлежит регистрации, исполнению и хранению в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией. При этом досылка оригинала на бумажном носителе не требуется.

277. Процесс изготовления электронных копий включает:

создание электронных отображений документов на бумажном носителе, соответствующих оригиналу (далее - электронные отображения);

контроль качества полученных электронных отображений;

удостоверение электронных копий.

Созданные электронные копии подлежат учету.

278. Допустимые форматы электронных копий документов на бумажных носителях:

Office Open XML (DOCX);

OpenDocument Format (ODT).

279. Для создания электронных отображений применяется оборудование, обеспечивающее достаточный уровень качества, требования к которому устанавливаются техническим нормативным правовым актом.

280. Создание электронных отображений осуществляется путем фотокопирования (сканирования) оригиналов документов на бумажном носителе (после их регистрации средствами АС ДОУ) и сохранения на электронный носитель файлов в графическом формате.

281. Процесс фотокопирования (сканирования) должен обеспечивать получение электронных отображений, содержащих четко различимые текст, изображения (при наличии) и все внешние особенности оригинала.

Каждый лист документа располагается строго вертикально или горизонтально. Должны быть видны все края листа. Обороты листов оригинала, не содержащие текста или изображений, копируются, если на них имеются какие-либо пометки, оттиски штампов, нумерация.

Не допускается наличие посторонних предметов, скрывающих часть листа, и эффектов, возникших в процессе сканирования (бликов, густых теней, муара и др.).

Если оригинал изготовлен в черно-белом изображении на белом фоне, электронное отображение может быть черно-белым. Если оригинал содержит элементы иных цветов (пометки, подписи, оттиски печатей, логотипы, изображение Государственного герба и другие элементы) и (или) цветной фон, электронное отображение должно быть цветным.

282. При сохранении электронных отображений в виде файлов в графическом формате каждому файлу присваивается уникальное имя, позволяющее однозначно соотнести его с оригиналом на бумажном носителе, как правило - путем включения в имя файла регистрационного индекса документа.

283. Контроль качества электронных отображений проводится с помощью тестовых программных средств (при их наличии) и визуально путем сличения с оригиналом. При этом проверяется наличие электронных отображений для каждой страницы оригинала, включая обороты с пометками.

При низком качестве отображения проводится повторное фотокопирование (сканирование).

284. Перед удостоверением электронной копии электронные отображения всех страниц оригинала должны быть преобразованы в один файл в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2), если изначально они были созданы в ином графическом формате. В один файл могут быть включены основной документ и приложения, а также электронное отображение резолюции, выполненной на отдельном листе.

Объединение в один файл двух и более документов, имеющих разные регистрационные индексы, допускается только в случае, если оригиналы включены в одно дело, которое к моменту создания электронных копий переплетено, листы пронумерованы. В этом случае электронная копия должна содержать электронные отображения обложки и всех листов дела.

285. Удостоверение электронной копии осуществляется путем подписания ЭЦП с применением личного ключа лица, изготовившего электронные отображения и проверившего их качество. По решению руководителя организации электронная копия дополнительно может удостоверяться ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо.

286. Учет электронных копий ведется путем внесения соответствующих сведений в РКК документа, для которого создана электронная копия.

В РКК документа вносятся:

дата изготовления электронной копии;

имя файла;

указание на место хранения;

наименование должности, инициалы и фамилия лица, изготовившего электронную копию.

Сведения об электронной копии, включаемые в РКК, наносятся на оригинал документа на бумажном носителе на нижнем поле (при отсутствии свободного места - на обороте) первого листа документа штампом.

Отметка об отправке документа (штамп отправки) электронной копии по электронной почте, СМДО проставляется на исходящем документе на бумажном носителе, остающемся в организации, только после его фактической отправки по электронной почте (СМДО).

287. Электронные копии находятся на оперативном хранении в течение сроков, предусмотренных для оригиналов. При передаче оригиналов на хранение в архив организации экспертная комиссия организации определяет целесообразность передачи электронных копий в архив или их уничтожения.

288. Порядок хранения и уничтожения электронных копий соответствует требованиям, установленным настоящей Инструкцией в отношении электронных документов.

289. Для документов на бумажном носителе, не подлежащих передаче в архив организации, допускается уничтожение оригиналов после создания электронных копий и организации их надежного хранения. В этих случаях уничтожение документов на бумажном носителе оформляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

290. Исполненные электронные документы формируются в электронные дела и подлежат хранению в течение установленных сроков.

Электронные дела временного (до 10 лет) хранения в течение всего срока остаются на оперативном хранении в рамках АС ДОУ.

Электронные дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения передаются в архив организации в сроки, установленные для документов на бумажных носителях.

В целях сохранения юридической значимости электронных документов по решению руководителя организации допускается досрочная передача электронных дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения в архив организации, а также передача в архив организации электронных дел временного (до 10 лет) хранения.

291. В номенклатуру дел включаются все электронные дела организации и каждого структурного подразделения.

Электронные дела, заводимые в организации, включаются в номенклатуру дел в порядке, установленном для дел с документами на бумажном носителе. В графе 5 номенклатуры дел для электронных дел проставляется отметка «ЭД».

В номенклатуру дел включаются гибридные дела, формируемые из документов на бумажном носителе и электронных дел. Для гибридных дел в графе 5 номенклатуры дел проставляется отметка «ГД».

292. Сроки хранения электронных документов идентичны срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе.

293. В случае удаления из интегрированного с АС ДОУ хранилища сертифицированных средств, относящихся к проверке ЭЦП, действие которых прекращено, в раздел номенклатуры дел, содержащих дела с ЭД, дополнительно включается дело с заголовком «Документы, относящиеся к проверке ЭЦП» (сертификаты открытых ключей, атрибутные сертификаты, списки отозванных сертификатов открытых ключей и другие электронные документы).

294. Формирование электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования дел с документами на бумажных носителях.

295. Электронные документы включаются в электронные дела программно-техническими средствами АС ДОУ в соответствии с номенклатурой дел. Электронные дела представляют собой логическую совокупность исполненных электронных документов и их РКК.

296. При помещении электронного документа в электронное дело проверяется правильность и полнота заполнения всех обязательных реквизитов РКК, комплектность файлов электронного документа.

297. Электронные дела формируются за один календарный (делопроизводственный) год. Допускается формирование переходящих электронных дел. В переходящие электронные дела электронные документы группируются по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет. В номенклатуре дел для таких электронных документов в графе 5 «Примечание» делается отметка «ЭД» и дополняется словом «Переходящее».

298. Электронные документы постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные электронные дела. Допускается временная группировка в одном электронном деле электронных документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а электронные документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

299. Могут формироваться гибридные дела постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения, содержащие электронные документы и документы на бумажном носителе.

Гибридные дела временного (до 10 лет) хранения, которые не передаются в архив организации, после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков хранения.

Гибридные дела постоянного и временного хранения, которые передаются в архив организации, по окончании календарного (делопроизводственного) года подлежат полному оформлению в два самостоятельных дела: документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе, электронные документы формируются в электронное дело. Указанным делам присваивается один индекс и заголовок согласно номенклатуре дел. В рамках АС ДОУ обеспечивается связь между указанными делами.

300. На оперативном хранении в АС ДОУ находятся:

неисполненные электронные документы;

исполненные электронные документы временного (до 10 лет) хранения, если не принято решение об их передаче в архив организации;

исполненные электронные документы временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения до передачи их в архив организации.

Исполненные электронные документы хранятся в составе электронных дел.

301. При оперативном хранении электронных документов средствами АС ДОУ обеспечивается:

систематизация электронных документов и упорядочение работы с ними;

сохранность электронных документов;

поиск электронных документов и санкционированный доступ к ним;

соблюдение сроков хранения электронных документов;

обеспечение режима защиты электронных документов.

302. Хранение электронного документа предусматривает хранение метаданных (реквизитов) электронного документа, относящихся к особенной части электронного документа.

303. Доступ к электронным документам, находящимся на оперативном хранении, может предоставляться в пределах организации структурным подразделениям, другим организациям, индивидуальным предпринимателям и гражданам в случаях, предусмотренных законодательством.

Доступ к электронным документам сторонней организации производится на основании письменного запроса и резолюции руководителя организации.

304. Подготовка электронных документов к передаче на хранение в архив организации включает:

экспертизу ценности электронных документов;

подготовку электронных дел к передаче в архив организации;

составление описей электронных дел структурных подразделений.

305. Экспертиза ценности электронных документов на этапе подготовки к передаче на хранение в архив организации проводится экспертной комиссией организации.

306. По результатам экспертизы ценности составляются описи электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений.

Допускается передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации по номенклатуре дел. Электронные документы, в отношении которых принято такое решение, передаются в архив организации до истечения срока действия сертификата открытого ключа ЭЦП.

307. Опись электронных дел структурного подразделения формируется средствами АС ДОУ в виде электронного документа по форме согласно приложению 42 к настоящей Инструкции и утверждается путем проставления ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является руководитель структурного подразделения.

При необходимости создается экземпляр описи электронных дел на бумажном носителе.

308. При составлении описи электронных дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

каждое электронное дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

порядок нумерации дел в описи - валовый;

заголовки электронных дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

переходящие электронные дела, содержащие электронные документы за несколько лет, включаются в опись дел по году заведения.

В конце описи электронных дел структурного подразделения после последней описательной статьи заполняется итоговая запись, в которой цифрами указываются количество электронных дел, включенных в опись, их первый и последний номера.

Описи электронных дел структурных подразделений имеют самостоятельные номера, не повторяющие номера описей дел на бумажных носителях. Номер описи электронных дел структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который электронные дела включаются в опись, и буквенного обозначения «ЭД». К номеру описи электронных дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», к номеру описи электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в».

309. Описи электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются в структурных подразделениях не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел, под методическим руководством работника, ответственного за архив организации. Своевременное и качественное составление описей электронных дел структурного подразделения обеспечивает его руководитель.

310. Подготовка электронных дел к передаче в архив организации обеспечивает их включение в информационный пакет, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между АС ДОУ и информационной системой архива организации.

311. При подготовке электронного дела к передаче в архив организации в его состав включаются файлы со всеми реквизитами особенной части электронного документа, которые ранее поддерживались средствами АС ДОУ (включая ЭЦП, обязательные реквизиты РКК и при необходимости листы согласования или ознакомления), и формируются метаданные на каждый электронный документ.

312. Состав метаданных для электронных документов временного (до 10 лет), временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения включает в себя:

название вида электронного документа (приказ, письмо, смета и др.);

класс электронного документа (указание на принадлежность электронного документа к одной из унифицированных систем документации);

заголовок электронного документа;

дату электронного документа;

право доступа к электронным документам (доступ разрешен всем; доступ устанавливается фондообразователем);

дату снятия ограничений доступа (при их наличии);

регистрационный индекс электронного документа;

отметку о наличии РКК;

аннотацию на электронный документ (при наличии);

язык электронного документа;

данные об авторе электронного документа (наименование должности исполнителя, наименование организации, подготовившей электронный документ);

информацию о структуре электронного документа;

сведения о файлах электронного документа (имена, объем, контрольные характеристики);

сведения об алгоритме выработки контрольных характеристик (алгоритме хэширования - криптографическом алгоритме вычисления значения хэш-функции) (обозначение алгоритма, ссылка на технический нормативный правовой акт);

сведения о средствах ЭЦП, определяемые регламентом информационного взаимодействия между АС ДОУ и информационной системой архива организации.

Целостность метаданных подтверждается общей для всего документа контрольной характеристикой, указанной во внутренней описи электронного дела.

313. При необходимости для электронных документов используются дополнительные метаданные, характеризующие особенности создания и воспроизведения электронных документов:

ссылки на другие документы, образующие общий управленческий контекст;

сведения об информационной технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан электронный документ;

сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения электронного документа;

сведения о защите электронного документа.

314. Состав метаданных для электронного документа, представляющего собой архивную копию информационного ресурса, дополнительно включает в себя:

наименование информационного ресурса;

тип информационного ресурса;

крайние даты эксплуатации информационного ресурса;

данные о регистрации информационного ресурса в Государственном регистре информационных ресурсов;

интернет-адрес размещения информационного ресурса (для информационного ресурса, размещенного в глобальной компьютерной сети Интернет);

сведения о собственнике информационного ресурса;

сведения о владельце информационного ресурса.

315. При передаче электронных дел на съемных носителях в состав метаданных включаются данные о съемных носителях (вид, тип съемного носителя) и размещении электронных дел, электронных документов на этих съемных носителях.

316. Электронные дела при подготовке к передаче в архив организации формируются таким образом, чтобы метаданные каждого электронного документа (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего электронного документа и его метаданных (однонаправленный связный список).

317. Для каждого электронного дела, подлежащего передаче в архив организации, работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, формирует средствами АС ДОУ внутреннюю опись электронного дела по форме согласно приложению 43 к настоящей Инструкции.

Внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного электронного документа, подписанного ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является работник структурного подразделения, создавший внутреннюю опись.

318. График приема дел в архив организации составляется ежегодно работником, ответственным за архив организации, в виде электронного документа и утверждается путем проставления ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является руководитель организации или уполномоченное должностное лицо.

319. Отбор электронных дел к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, по результатам экспертизы ценности после подготовки описей электронных дел и дел на бумажных носителях постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. По результатам экспертизы ценности электронные документы, для которых принято решение об увеличении срока хранения, формируются в новое электронное дело. Для электронных дел, не подлежащих дальнейшему хранению, оформляется акт о выделении к уничтожению электронных документов и электронных дел, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 44 к настоящей Инструкции.

320. Электронные дела включаются в акт о выделении к уничтожению электронных документов и электронных дел, не подлежащих хранению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт. На выделенные к уничтожению электронные дела с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт о выделении к уничтожению электронных дел и электронных дел, не подлежащих хранению.

321. Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки электронных документов, других несанкционированных действий с документами обеспечивается защита электронных документов на протяжении всего их жизненного цикла посредством комплексного применения программно-технических средств и организационных мероприятий по защите информации.

322. Организация защиты электронных документов включает в себя:

управление процессом доступа к электронным документам;

протоколирование работы исполнителей с электронными документами;

организацию резервного копирования и восстановление данных.

323. Управление процессом доступа включает в себя:

категорирование электронных документов по уровню доступа;

установление прав доступа исполнителей к электронным документам в соответствии с функциональными обязанностями;

делегирование прав исполнителям в отношении возможных действий, производимых с электронными документами (ознакомление, редактирование, визирование, подписание).

Управление процессом доступа осуществляется уполномоченными структурными подразделениями.

324. В организации разрабатывается график выполнения процедур резервного копирования. Выполнение процедур резервного копирования фиксируется в журнале учета резервного копирования по форме согласно приложению 45 к настоящей Инструкции.

325. В АС ДОУ осуществляется аудит информационной безопасности, который включает в себя сбор и анализ информации, относящейся к вопросам защиты, контроль использования средств защиты и происходящих событий, анализ защищенности сети (системы), разработку предложений по повышению уровня защиты информации.

326. Организация может удостоверять форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, созданного в организации, в том числе совместно с другой организацией (индивидуальным предпринимателем), и (или) полученного организацией из другой организации посредством межведомственных информационных систем.

327. Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется уполномоченными должностными лицами.

328. Форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе считается идентичной по содержанию общей части соответствующей формы внешнего представления электронного документа при наличии следующих условий:

электронная цифровая подпись электронного документа подтверждается путем применения сертифицированных средств ЭЦП с использованием открытого ключа лица, подписавшего соответствующий электронный документ;

форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе представлена в доступной и понятной для восприятия человеком форме и однозначно соответствует общей части формы внешнего представления электронного документа.

329. Уполномоченные должностные лица осуществляют удостоверение с использованием программных или программно-аппаратных средств ЭЦП, имеющих сертификат соответствия, выданный в Национальной системе подтверждения соответствия, или экспертное заключение, выданное Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь.

330. Для проведения процедуры удостоверения заявитель предоставляет уполномоченному должностному лицу следующие исходные данные:

электронный документ, форму внешнего представления на бумажном носителе которого необходимо удостоверить;

открытый ключ лица, подписавшего электронный документ, содержащийся в особенной части электронного документа;

данные, достаточные для доказательства принадлежности открытых ключей их владельцам;

атрибутный сертификат (при его наличии).

Представления дополнительно данных, предусмотренных в абзацах 3-5 части первой настоящего пункта, не требуется, если они содержатся в электронном документе.

Уполномоченное должностное лицо удостоверяет форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе только в случае предоставления (наличия) всех исходных данных, перечисленных в части первой настоящего пункта.

331. Для осуществления удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе уполномоченное должностное лицо должно:

отобразить общую часть электронного документа на мониторе используемого компьютера;

проверить целостность электронного документа, форму внешнего представления на бумажном носителе которого нужно удостоверить;

в случае, если документ отвечает требованиям, установленным законодательством, изготовить (распечатать) форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе;

провести сверку формы внешнего представления электронного документа с формой внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, установить их идентичность и совершить удостоверительную надпись.

332. Удостоверительная надпись на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе придает ей юридическую силу.

333. Удостоверение осуществляется путем совершения удостоверительной надписи на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе по форме согласно приложению 46 к настоящей Инструкции, если иное не установлено законодательством.

Удостоверительная надпись совершается путем проставления штампа и размещается ниже реквизита «Подпись». При отсутствии свободного места удостоверительная надпись совершается на оборотной стороне последнего листа формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.

Если форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе оформлена более чем на одном листе, то все листы должны быть прошиты либо каждый лист должен быть заверен путем проставления собственноручной подписи лица, осуществляющего удостоверение, если иное не установлено законодательством.

 

Наименование должности составителя

Подпись

Расшифровка подписи

 

 

 

 

Приложение 20 к Инструкции по делопроизводству в ______________________________ (наименование организации)

Состав и правила заполнения обязательных реквизитов РКК

Реквизиты	Пояснения к заполнению
1	2
Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется
Автор (корреспондент)	При регистрации поступившего документа записывается наименование организации - автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации
Дата и индекс поступления	Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносится из регистрационного штампа входящих документов
Дата и индекс документа	Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа
Заголовок (краткое содержание)	Переносится заголовок, сформулированный на документе
Резолюция или кому направлен документ	Переносится текст резолюции руководителя
Состав	Количество страниц в документе
Способ доставки	Почта, факс, курьер, электронная почта
Срок исполнения	Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении документа	Проставляется индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ после исполнения, кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа

 

 

Приложение 40 к Инструкции по делопроизводству в ______________________________ (наименование организации)

Перечень документов, хранение которых организовано в электронном виде

1. Протоколы оперативных совещаний у руководства организации и документы к ним.

2. Журналы регистрации договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности.

3. Журналы учета претензий и исковых заявлений.

4. Документы о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (докладные записки, справки, анализы, сводки, обзоры, таблицы, переписка и др.) (кроме организаций, в которых они были составлены).

5. Регистрационно-контрольные формы регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.

6. Регистрационно-контрольные формы регистрации предписаний о надлежащем решении вопросов, изложенных в обращениях граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.

7. Документы о состоянии работы по рассмотрению замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (справки, сводки, переписка и др.).

8. Книги учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц.

9. Документы о рассмотрении обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе «прямых телефонных линий» и «горячих линий» (докладные записки, справки, переписка и др.).

10. Регистрационно-контрольные формы регистрации обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе «прямых телефонных линий».

11. Номенклатуры дел структурных подразделений (общественных организаций) организации.

12. Выписки из номенклатур дел организации.

13. Журналы учета бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

14. Журналы регистрации трудовых договоров, контрактов.

15. Документы об анализе и контроле исполнения документов (справки, докладные записки, графики, сводки, контрольные листы и др.).

16. Регистрационно-контрольные формы регистрации приказов, указаний:

16.1. по административно-хозяйственным вопросам;

16.2. о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

17. Регистрационно-контрольные формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

18. Реестры на отправленную корреспонденцию.

19. Графики приема дел в архив организации.

20. Описи дел структурных подразделений (общественных организаций, коллегиальных органов) организации.

21. Журналы регистрации документов по осуществлению административных процедур.

22. Графики сменности.

23. Документы об учете рабочего времени (сводки, сведения, докладные записки и др.).

24. Журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки.

25. Графики трудовых отпусков.

26. Журналы учета договоров о взаимодействии учреждений образования с организациями - заказчиками кадров при подготовке специалистов, рабочих, служащих, заявок на подготовку специалистов, рабочих, служащих.

27. Журналы учета договоров о материально-техническом обеспечении.

28. Графики дежурств работников, журналы учета дежурств работников.

29. Журналы учета выдачи печатей и штампов.

 

Приложение 41 к Инструкции по делопроизводству в ______________________________ (наименование организации)

Состав и правила заполнения обязательных реквизитов РКК для входящих и исходящих электронных документов

Реквизиты	Пояснения к заполнению
Название вида документа (кроме писем)	Заполняется из справочника АС ДОУ в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем не заполняется
Наименование организации-автора	При регистрации исходящего документа записывается средствами АС ДОУ наименование организации - автора документа. Допускается применение сокращенного наименования организации. При регистрации входящего документа копируется при обработке поступившего информационного пакета или сообщения электронной почты
Адресат	При регистрации исходящего документа заполняется из справочника или копируется наименование организации - адресата документа, указанное в общей части электронного документа. При рассылке по списку включает весь список рассылки. При регистрации входящего документа копируется при обработке поступившего информационного пакета или сообщения электронной почты
Лицо, подписавшее документ	Заполняется на основании сертификата открытого ключа в процессе выработки ЭЦП или при регистрации исходящего документа. При регистрации входящего документа копируется при обработке поступившего информационного пакета или сообщения электронной почты. Контролируется на основании соответствующего реквизита в общей части электронного документа в процессе проверки ЭЦП
Дата и регистрационный индекс документа	При регистрации исходящего документа записываются дата и индекс, присвоенные средствами АС ДОУ. При регистрации входящего документа - копируются при обработке поступившего информационного пакета или сообщения электронной почты
Дата и индекс поступления документа	Заполняются при регистрации входящего документа средствами АС ДОУ
Заголовок (краткое содержание) документа	При регистрации исходящего документа переносится заголовок, сформулированный в общей части электронного документа. При регистрации входящего документа копируется при обработке поступившего информационного пакета или сообщения электронной почты
Резолюция или кому направлен документ (при наличии)	Вводится руководителем организации или уполномоченным должностным лицом собственноручно
Срок исполнения документа (при наличии)	Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа. Для документов, не требующих исполнения, указывается дата направления в дело. Указывается индекс электронного дела из номенклатуры дел, интегрированной в справочник АС ДОУ, в которое помещен документ после исполнения

 

 

Дополнительно по теме • Форма приказа об утверждении Инструкции по делопроизводству. • Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») (пример).

 

См. другие формы в каталоге.