Пособие - навигатор от 03.04.2023
Автор: Пупкевич Т.

Документооборот организации

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Документооборот организации

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

03.04.2023

Обратите внимание!

С 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

В ближайшее время материал будет приведен в соответствие с нормами новой редакции.

Движение документов в организации на разных этапах наглядно рассмотрено в таблице.

Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (подп.138.1 п.138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Электронный документооборот осуществляется в рамках автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) (п.13 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19).

Показатель	Содержание	Норма Инструкции № 4
Ответственность за организацию системы документационного обеспечения управления	Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). Обратите внимание! При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников)	Части 1, 4 п.6
Требования к организации документооборота	1. Оперативность прохождения документов. 2. Исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами. 3. Соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов	Часть 1 подп.138.2 п.138
Схема документооборота	Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации	Часть 2 подп.138.2 п.138
Учет объема документооборота	Справочно Объем документооборота - количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за определенный период времени. 1. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. 2. За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ. Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц. Размноженные экземпляры (копии) учитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро и (или) по спискам на рассылку. 3. В организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т. д.)	Подпункты 144.1-144.3 п.144
Поступление и рассмотрение документов	1. Вся поступающая в организацию корреспонденция, в том числе поступившая по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, принимается и обрабатывается службой ДОУ. 2. До вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей. Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено». 3. Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку «Лично», которые передаются адресату. 4. После вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением случаев, если: - дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа; - на документе отсутствует реквизит «Дата документа»; - дата документа существенно отличается от даты его получения; - в полученном документе нет обратного адреса отправителя. 5. На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается. 6. Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. 7. Зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции	Пункт 140
Регистрация документов	Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки	Подпункт 139.1 п.139
Учет и анализ документооборота	Учет и анализ объема документооборота в организации осуществляются под руководством службы ДОУ. 1. Результаты учета объема документооборота обобщаются службой ДОУ и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами. 2. Сведения об объеме документооборота используются для установления: - структуры и штатной численности службы ДОУ; - выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства; - определения степени загруженности службы ДОУ и отдельных работников. Дополнительно по теме Положение о службе ДОУ: порядок разработки. Положение о канцелярии (пример). Приказ об утверждении Положения о канцелярии (пример). В организации документооборот организован в электронном виде (СЭД). По СМДО документы автоматически отправляет канцелярия. Инструкция по делопроизводству разработана на основании Инструкции № 4 без особенностей. Кто должен выводить документ на бумажный носитель для отправки почтой или передачи нарочным: исполнитель документа или канцелярия? Анализ документооборота проводится в следующих направлениях: - состав документов; - количество документов; - маршруты движения документов; - организация работы с документами (регистрация, контроль исполнения, формирование в дела, оперативное и архивное хранение); - формы документов	Подпункты 144.3-144.5 п.144
Оптимизация документооборота	В целях оптимизации проводится анализ документооборота с целью: - сокращения документооборота; - сокращения трудоемкости обработки документов; - увеличения скорости движения и, соответственно, исполнения документов
Аналитические материалы по теме	Анализ документооборота организации. Положение о документообороте (пример). Имеет ли право организация разработать локальный акт «Положение о документообороте в организации»? В чем отличие такого положения от инструкции по делопроизводству организации, которая должна быть разработана в организации?

Дополнительно по теме

• Всё по одной теме. Организация работы с документами.

• Необходимо ли заместителю директора рассматривать входящее письмо (заявка на проведение работ) и направлять его с резолюцией начальнику структурного подразделения, или канцелярии можно направить заявку на резолюцию непосредственно начальнику структурного подразделения?