Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

09.04.2024

ВОПРОС

Допускается ли помещать в личное дело копию паспорта, копию военного билета работника?

ОТВЕТ

Не допускается.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (ч.1 п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Личное дело предназначено для сохранения документов по личному составу, которые являются важной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Справочно Национальный архивный фонд - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность документов, имеющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающая материальную и духовную жизнь белорусского народа, подлежащая постоянному хранению (абз.19 ч.1 ст.2 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»).

Так, документы по личному составу образуются при оформлении трудовых отношений и учебной деятельности. В дальнейшем эти документы используются при назначении пенсии, подтверждении трудового стажа, присвоении квалификации, выдаче справок и др.

Организация имеет право заверять копии таких документов.

Кроме документов по личному составу существуют личные документы.

Личные документы - это официальные документы, удостоверяющие личность человека и (или) его права, обязанности, служебное или общественное положение, которые могут содержать другие сведения биографического характера (подп.3.1.22 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18).

Паспорт - личный документ наряду с военным билетом, служебным удостоверением, студенческим билетом и др.

В организации не хранятся копии личных документов.

Организации запрещено заверять копии паспорта (ч.1 подп.1.5 п.1 постановления Совмина от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц»).

При приеме на работу работник представляет документ, удостоверяющий личность (п.1 ч.1 ст.26 ТК). Как правило, паспорт. На его основе заполняется личный листок по учету кадров, и затем документ возвращается работнику.

Паспорт содержит биографические сведения о работнике, которые отражаются в учетных документах.

Аналогично на основании военного билета заполняется личная карточка в соответствии с Положением о воинском учете, утв. постановлением Совмина от 18.12.2003 № 1662. Копия военного билета также не включается в личное дело работника.

Хранение копии паспорта либо копии военного билета в личном деле работника будет обработкой избыточных сведений о кандидатах на трудоустройство и о работниках в соответствии с Законом от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных».

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.