Материал помещен в архив

7 ОТВЕТОВ НА ВОПРОСЫ ПО СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ СВОДНЫХ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Вопрос 1: Какие документы включаются в опись дел по личному составу?

Ответ: Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Сводная опись дел по личному составу формируется из годовых разделов, составляемых в архиве организации на основе описей дел по личному составу структурных подразделений.

В сводную опись дел по личному составу включаются заголовки дел по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет (п.162 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

В архиве организации в годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются:

• от кадровой службы:

- приказы по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет (прием, перемещение, увольнение, премирование);

- личные дела уволенных работников;

- личные карточки работников, невостребованные трудовые книжки;

• от бухгалтерии:

- лицевые счета на выдачу заработной платы (или заменяющие их расчетно-платежные ведомости).

Документы по личному составу постоянного хранения (например, личные дела уволенных руководителей организаций, работников, награжденных государственными наградами, работников, которым присуждены ученые степени и (или) присвоены ученые звания и др.) включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

Вопрос 2: Каков порядок составления годового раздела сводной описи дел по личному составу?

Ответ: Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется ежегодно не позднее чем через 2 года после завершения дел делопроизводством.

В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел по личному составу незначителен (до 15 дел в год) раздел сводной описи дел может составляться за несколько лет, но не более чем за 5 лет (п.163 Правил работы архивов).

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу в организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах, в остальных организациях - в 2 экземплярах (п.170 Правил работы архивов).

Годовой раздел сводной описи по личному составу визируется руководителем кадровой службы (специалистом по кадрам) и согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации, после чего три экземпляра описи передаются (не позднее чем через 2 года после завершения дел, включенных в него, делопроизводством) на рассмотрение:

• экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) - если организация является источником комплектования государственного архива;

• центральной экспертной комиссии вышестоящей организации - если организация не является источником комплектования государственного архива и имеет вышестоящую организацию.

Согласованный годовой раздел сводной описи дел по личному составу утверждается руководителем организации.

Годовые разделы сводной описи дел по личному составу не подшиваются, не переплетаются (если они не являются законченной описью), хранятся в папках с клапанами или завязками (п.173 Правил работы архивов).

Вопрос 3: Как правильно нумеровать сводные описи дел по личному составу?

Ответ: Годовому разделу сводной описи дел по личному составу присваивается самостоятельный номер по листу фонда, к которому добавляется условное обозначение «лс». Например, если первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения был присвоен номер «1», первому годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения был присвоен номер «1в», то первому годовому разделу сводной описи дел по личному составу будет присвоен номер «1лс», второму разделу сводной описи дел по личному составу - «1лс (продолжение)» (п.164 Правил работы архивов).

Вопрос 4: Как вносятся заголовки дел в годовой раздел описи дел по личному составу?

Ответ: Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел по личному составу, нумерации, заполнения граф годового раздела определен пп.115, 116 Правил работы архивов.

В опись дел по личному составу структурного подразделения заголовки дел вносятся и систематизируются в соответствии с требованиями пп.165, 166 Правил работы архивов.

Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении.

Пример Приказ об увольнении работника был издан 27 декабря 2013 г., а работник на основании этого приказа был уволен 20 января 2014 г. В этом случае личное дело работника и дело, в которое будет подшита его личная карточка, должны быть включены в годовой раздел сводной описи дел за 2014 год.

При внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу личного дела работника в графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел. В графе 3 годового раздела сводной описи «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Пример   № п/п Индекс дела Название подраздела, заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле Срок хранения дела (тома, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 7 …             2 80 Борисова Марина Алексеевна 10.01.2000 25.06.2016 32 75 л.

При внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу невостребованных трудовых книжек в графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе 3 годового раздела сводной описи «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Пример   № п/п Индекс дела Название подраздела, заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле Срок хранения дела (тома, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 7 …                 Невостребованные трудовые книжки         10 20 Борисова Марина Алексеевна 10.06.2015 20 50 л.

Вопрос 5: Как систематизируются заголовки в описи дел по личному составу?

Ответ: Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

1) приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

2) личные карточки работников;

3) лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;

4) личные дела работников;

5) невостребованные трудовые книжки;

6) документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т. п.;

7) документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

8) документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.

Личные дела, невостребованные трудовые книжки уволенных работников выделяются в отдельный подраздел годового раздела сводной описи дел по личному составу и систематизируются по алфавиту фамилий.

Фамилия, имя, отчество работника указываются в именительном падеже. По алфавиту фамилий систематизируются в описи и дела с личными карточками (п.165 Правил работы архивов).

Пример ... 3. Личные карточки работников института. А - М. Том № 1 4. Личные карточки работников института. Н - Ф. Том № 2 ... 7. Лицевые счета работников института. А - М. Том № 1 8. Лицевые счета работников института. Н - Ф. Том № 2 ... Личные дела работников 13. Александрович Алексей Александрович 14. Лопаточкина Анна Михайловна ... Невостребованные трудовые книжки 51. Зуева Александра Владимировна ... 53. Протоколы заседаний аттестационной комиссии общества.

Несколько личных дел уволенных работников могут быть сформированы и в одно дело. При этом на обложку дела выносится заголовок:

Личные дела уволенных работников с буквы «Д» по букву «Ф»

или

Личные карточки уволенных работников с буквы «Е» по букву «Ш».

При необходимости заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу могут систематизироваться по подразделам по структурному принципу.

Заголовки дел по личному составу, образующихся в организации в больших объемах, могут включаться по видам дел в самостоятельные годовые разделы, формирующие отдельные сводные описи (личные дела, невостребованные трудовые книжки и т. п.). В такой описи дел личные дела, личные карточки и другое располагаются по алфавиту фамилий работников.

Вопрос 6: Каков порядок составления справочного аппарата к сводной и законченной описи дел по личному составу?

Ответ: При необходимости к годовому разделу могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

К первому годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляется титульный лист, оформляемый в соответствии с требованиями пп.136-142 Правил работы архивов.

Листы законченной описи дел по личному составу и справочного аппарата к ней (кроме оглавления) нумеруются в валовом порядке в правом верхнем углу. Нумерация листов описи и справочного аппарата к ней - валовая (п.176 Правил работы архивов). Каждый годовой раздел сводной описи по личному составу и справочный аппарат к нему имеют самостоятельную нумерацию листов. Листы каждого годового раздела сводной описи и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке посередине верхнего поля.

К законченной описи дел по личному составу составляются титульный лист, общая итоговая запись и общая заверительная надпись. Справочный аппарат (оглавление, список сокращений, указатели) к законченным описям дел по личному составу составляются при необходимости.

В организациях, в деятельности которых не образуются документы постоянного хранения, к законченной описи дел по личному составу составляется предисловие. В предисловии к законченной описи дел по личному составу указываются сведения, аналогичные сведениям, указываемым во второй части историко-архивной справки, составляемой к сводной описи дел постоянного хранения в соответствии с требованиями п.264 Правил работы архивов (п.175 Правил работы архивов).

Предисловие подписывается составителем с указанием его должности и даты составления. Предисловие помещается после титульного листа и оглавления (при его наличии).

Вопрос 7: Как составляется итоговая запись и заверительная надпись к сводной описи дел по личному составу?

Ответ: Итоговая запись и заверительная надпись к годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляются в соответствии с требованиями пп.117-119 и 127 Правил работы архивов.

Справочно С примером сводной описи дел по личному составу можно ознакомиться здесь.

21.07.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года