Передача невостребованных трудовых книжек в архив организации

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

30.06.2025

В силу различных причин (например, смерть работника и др.) в организациях остаются невостребованные трудовые книжки работников.

Рассмотрели особенности их передачи в архив организации на примерах.

Порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем установлен Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40.

Для невостребованных трудовых книжек установлен длительный срок хранения - не менее 50 лет (п.681 Перечня № 140).

Невостребованные трудовые книжки (как документы со сроком хранения свыше 10 лет) подлежат передаче в архив организации и включаются в опись дел по личному составу по результатам экспертизы ценности документов в организации (п.184 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Обратите внимание! Работник либо его родственники могут забрать трудовую книжку в любой момент.

В целях обеспечения сохранности невостребованных трудовых книжек допускается их хранить в папках с тремя клапанами и завязками либо вложить в конверт, который подшивается в твердую обложку (ч.7 п.165, ч.2 п.170 Инструкции № 4).

При этом обложка дела оформляется с учетом норм пп.168, 169 Инструкции № 4.

Обложка дела с невостребованной трудовой книжкой, подготовленного к передаче в архив организации (пример)

Невостребованные трудовые книжки хранятся по алфавиту фамилий работников, и каждая из них является самостоятельной единицей хранения.

В номенклатуре дел организации трудовые книжки работников учитываются под одним индексом. При этом индекс из номенклатуры дел организации на обложки дел с невостребованными трудовыми книжками не переносится. Индексами дел являются порядковые номера, присваиваемые им по книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой приведена в приложении 3 к Инструкции № 40.

Даты дел с невостребованными трудовыми книжками включают только год (год увольнения).

Сведения о количестве листов невостребованной трудовой книжки работника включают общее количество листов трудовой книжки. В случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш в трудовую книжку представляет собой набор страниц трудовой книжки без обложки. Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки. В этом случае порядок нумерации листов сквозной единый (нумерация листов, изначально вшитых в трудовую книжку, дополняется нумерацией листов вкладыша).

Невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в опись дел по личному составу структурного подразделения того года, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении.

При включении в опись дел по личному составу структурного подразделения невостребованных трудовых книжек в графе 2 указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Как указано выше, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - приложение 3 к Инструкции № 40.

В графе 3 описи дел по личному составу указываются фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) работника в именительном падеже. Если фамилии совпадают - по алфавиту собственных имен, если совпадают имена - по алфавиту отчеств (если таковые имеются) работников.

Невостребованные трудовые книжки систематизируются в описи дел по личному составу структурного подразделения по алфавиту фамилий работников и включаются в опись под самостоятельным номером.

Пример   № п/п Индекс дела Название раздела, заголовок дела (тома, части) Дата (крайние даты) дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 7 … … … … … …       Невостребованные трудовые книжки         25 25 Иванов Валентин Владимирович 2024 40 50 лет   26 17 Петров Евгений Павлович 2024 16 50 лет   27 83 Сидорова Анастасия Николаевна 2024 34 50 лет   … … … … … …

Если в опись дел по личному составу структурного подразделения включается только одна невостребованная трудовая книжка, наименование раздела «Невостребованные трудовые книжки» не указывается.

Пример   № п/п Индекс дела Название раздела, заголовок дела (тома, части) Дата (крайние даты) дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 7 … … … … … …   22 56 Невостребованная трудовая книжка Барановой Натальи Витальевны 2024 18 50 лет   … … … … … …

Если в невостребованной трудовой книжке имеются варианты написания фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работника, либо работник менял фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется), то в графе 3 в скобках указываются все варианты.

Пример   № п/п Индекс дела Название раздела, заголовок дела (тома, части) Дата (крайние даты) дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 7 … … … … … …   27 17 Невостребованная трудовая книжка Боровиковой (Холод) Розалии (Розы) Павловны 2024 34 50 лет   … … … … … …

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.