Докладная записка: составление, оформление и хранение

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

09.07.2025

Рассмотрели понятие докладной записки, ее разновидности, как ее оформить, зарегистрировать и хранить, привели примеры оформления.

Разделы материала:

Понятие записки, ее разновидности

Записка - один из видов информационно-справочных документов.

Справочно Вид документа - это классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного названия (подп.3.2.5 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18)).

В управленческой деятельности организаций применяются различные виды записок. Их основные разновидности:

✓ докладная записка;

✓ пояснительная записка;

✓ объяснительная записка.

Справочно Докладная записка - вид информационного документа, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями и (или) просьбами составителя (абз.7 ч.1 п.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

В некоторых НПА наряду с докладной запиской упоминается и термин «служебная записка».

Например, до увольнения работника по дискредитирующим обстоятельствам наниматель обязан провести проверку допущенных им нарушений, результаты которой оформить актом (служебной запиской), а также затребовать письменное объяснение работника. При этом указанные акты (служебные записки) и объяснения подлежат хранению в организации не менее 5 лет (п.7 Декрета от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»).

Необходимость составления докладной (служебной) записки с предложением о командировании нормативно закреплена в Положении о порядке направления в служебные командировки за границу, утв. Указом от 13.06.2005 № 274.

Так, предложение о направлении в командировку за границу оформляется в виде письма или докладной (служебной) записки (п.8 Положения № 274).

При этом с учетом функционального назначения указанных видов документов наиболее соответствует целям и задачам инициативного документа о необходимости командирования именно докладная записка, форма которой унифицирована и включена в УСОРД.

В практической деятельности организаций служебные записки могут регламентировать взаимоотношения между структурными подразделениями или должностными лицами организации, не подчиненными по должности, в процессе решения производственных задач, например, предоставление необходимой информации, выполнение определенной работы.

Докладные записки могут составляться:

✓ по вопросам основной деятельности;

✓ административно-хозяйственным вопросам;

✓ личному составу (например, о переводе на другую работу, поощрении, нарушении трудовой дисциплины, командировании).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся:

• на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений).

В данном случае автор докладной записки (например, руководитель структурного подразделения, в котором работает работник, совершивший дисциплинарный проступок) инициирует рассмотрение вопроса о наложении дисциплинарного взыскания. На основании докладной записки наниматель запрашивает письменное объяснение у работника, совершившего дисциплинарный проступок (если объяснительная записка не была подготовлена заранее и не поступила на рассмотрение нанимателя в качестве приложения к докладной записке);

• отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т. п.).

В этом случае, например, автор докладной записки по требованию нанимателя может конкретизировать обстоятельства дела, приведшего к совершению дисциплинарного проступка, выразить свое мнение о его тяжести и целесообразности применения либо выборе меры дисциплинарного взыскания.

Так, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может иметь как инициативный, так и отчетный характер.

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Например, докладная записка о командировании может быть внутренней или внешней.

Внутренние докладные записки адресуются руководителю (заместителю руководителя) организации (структурного подразделения).

Внешние докладные записки адресуются руководителю (заместителю руководителя) вышестоящей организации.

В унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41, включены унифицированные формы:

✓ докладной записки о переводе на другую работу (перемещении на новое рабочее место);

✓ докладной записки об отзыве из отпуска;

✓ докладной записки о поощрении;

✓ докладной записки о нарушении трудовой дисциплины;

✓ докладной записки о командировании.

Оформление докладной записки

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке.

Внутренние докладные записки оформляются на листах бумаги стандартного формата А4 или А5.

При составлении и оформлении внутренней докладной записки используются следующие реквизиты:

✓ наименование структурного подразделения - автора документа;

✓ адресат;

✓ заголовок к тексту;

✓ отметка о наличии приложения (если оно имеется);

✓ подпись;

✓ дата документа;

✓ регистрационный индекс.

Полное наименование структурного подразделения - автора докладной записки указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу.

Пример Планово-экономический отдел   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА   _______________ № __________   г. Минск

Реквизит «Адресат» оформляется по нормам ч.7 п.47 Инструкции по делопроизводству - адресование документа руководителю организации (его заместителю). В этом случае в наименование должности служащего лица, которому адресован документ, включается наименование организации.

Пример Отдел маркетинга   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА   27.06.2025 № 8-19/67   г. Минск Генеральному директору ООО «Стройтехкомплект» Иванову И.И.

Докладная записка должна иметь заголовок, кратко раскрывающий содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется с помощью предлога «О (Об)» и существительного в предложном падеже.

Пример О предоставлении заключения по бизнес-плану О проведении проверки Об отзыве из отпуска О премировании Иванова И.И. О нарушении трудовой дисциплины

Текст докладной записки состоит из двух частей - вводной и основной.

В вводной части излагается состояние вопроса, приводятся факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

Вводная часть докладной записки оформляется с использованием преимущественно следующих слов и выражений: «Согласно …», «В соответствии с планом …», «В связи с …», «По Вашему поручению проведена …», «Во исполнение приказа …» и т. п.

В основной части излагаются выводы, предложения, просьбы.

Текст докладной записки, как правило, излагается от первого лица единственного числа, так как носит личный характер, отражает мнение, точку зрения, взгляды лица, ее составившего.

В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т. д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю необходимым … (целесообразным и т. п.)», «Предлагаю …», «Прошу …» и т. п.

Пример 1 Прошу поручить управлениям экономики и финансов, координации поставок товаров на внутренний рынок и внешнеторговой деятельности дать заключение согласно курируемым направлениям по бизнес-плану инвестиционного проекта «Закупка технологического комплекса оборудования по выпуску детского питания в стеклянной таре» ОАО «Традиции». Срок рассмотрения бизнес-плана - не позднее 10 августа 2025 г.

Пример 2 В III квартале 2025 г. план реализации готовой продукции ООО «Альтернатива» выполнен отделом на 120 %. Перевыполнение квартального плана было достигнуто при активном участии ведущего специалиста по продажам отдела сбыта Голубева Владимира Ивановича, обеспечившего заключение договоров на поставку продукции ООО «Альтернатива» со 114 торговыми предприятиями на общую сумму 985,3 млн бел. руб. С учетом изложенного прошу по итогам работы за III квартал 2025 г. премировать ведущего специалиста по продажам отдела сбыта В.И.Голубева в размере оклада.

Пример 3 Согласно договору с ООО «Орион» (г. Москва, Российская Федерация) от 14.06.2023 № 65/124 ОАО «Метобработка» исполняет обязанности по послепродажному обслуживанию поставляемой на реализацию в г. Москву продукции. В последний месяц участились случаи выявления дефектов в поставляемой продукции, соответствующие претензии неоднократно направлялись ООО «Орион» в адрес ОАО «Метобработка». Несвоевременное выявление причин возникновения дефектов может привести к расторжению указанного выше договора и последующей потере рынка сбыта выпускаемой ОАО «Метобработка» продукции. Прошу командировать ведущего специалиста по послепродажному обслуживанию отдела сбыта В.П.Петрова в г. Москву (Российская Федерация) на 5 дней с 23.06.2025 по 27.06.2025 для анализа причин возникновения дефектов поставляемой на реализацию продукции и отбора образцов продукции для последующего направления на независимую экспертизу. Оплата командировочных расходов за счет средств ОАО «Метобработка».

При составлении и оформлении докладной записки в организации содержание (текст) унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости и установленных норм права в соответствующей области.

Например, в организации может быть разработана типовая форма докладной записки о командировании с применением такой формы представления текста, как анкета.

Наличие приложений к докладной записке отражается в отметке о наличии приложения, оформляемой ниже текста перед подписью.

Например, к докладной записке о командировании за границу должны прилагаться следующие документы:

✓ проект решения о направлении в служебную командировку за границу;

✓ задание на командировку за границу;

✓ расчет денежных средств по командировке;

✓ список членов группы, в составе которой направляется должностное лицо;

✓ согласование Комитетом государственной безопасности направления в служебную командировку за границу для участия в мероприятиях, организуемых (проводимых) и (или) финансируемых при участии общественных организаций иностранного государства и (или) международных неправительственных организаций, с которыми не сотрудничает Республика Беларусь (п.8 Положения № 274).

Приложение к докладной записке проекта решения о направлении в служебную командировку за границу необходимо лишь в тех случаях, когда соответствующее решение принимается вышестоящим органом.

Внутреннюю докладную записку подписывает ее составитель. Так как полное наименование структурного подразделения - автора докладной записки указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу, в наименование должности лица, подписавшего докладную записку, включается, как правило, видовое наименование структурного подразделения.

Пример Начальник отдела Подпись А.В.Петров

Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. Так как внешняя докладная записка оформляется на общем бланке, в наименование должности служащего включается видовое или сокращенное наименование организации.

Пример Директор института Подпись А.В.Сидоров

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Например, если работник совершил дисциплинарный проступок 07.06.2025, а докладная записка о нарушении трудовой дисциплины была подписана 08.06.2025, то датой докладной записки будет 08.06.2025.

Дату в докладной записке проставляет лицо, ее подписавшее.

При подготовке проекта документа в реквизите «Дата документа» допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим документ (ч.5 п.42 Инструкции по делопроизводству).

Так, день месяца в докладной записке должен быть проставлен собственноручно должностным лицом, ее подписавшим, в день подписания.

Результаты рассмотрения докладной записки руководителем организации (иным уполномоченным лицом) отражаются в резолюции с указанием исполнителя, характера и срока исполнения. На основании резолюции руководителя в организации может быть подготовлен распорядительный документ.

Резолюция помещается между реквизитом «Адресат» и текстом либо на любом свободном месте рабочей площади докладной записки (но не на полях).

Пример Отдел сбыта   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА   Генеральному директору ООО «Стройтехкомплект» Иванову И.И. 27.06.2025 № 8-21/89   г. Минск Николаеву А.П. Подготовить приказ о премировании Подпись Иванова И.И. 27.06.2025

Докладная записка с резолюцией руководителя - одно из оснований для подготовки распорядительного документа.

Дополнительно по теме • Докладная записка в делопроизводстве: каталог форм.

Регистрация докладной записки

Докладная записка - внутренний документ, поэтому регистрируется в организации в порядке, установленном для регистрации внутренних документов (подп.125.1, 125.5 п.125 Инструкции по делопроизводству).

При большом количестве докладных записок в организации могут вестись отдельные журналы (картотеки) регистрации докладных записок.

Справочно Докладная записка - внутренний документ, поэтому регистрируется в организации в порядке, установленном для регистрации внутренних документов (подп.125.1, 125.5 п.125 Инструкции по делопроизводству).

При незначительном количестве внутренних документов допускается регистрация докладных записок в едином журнале регистрации исходящих и внутренних документов.

Дополнительно по теме • Надо ли регистрировать докладные записки в учреждении? • Можно ли в журнале регистрации документов, послуживших основанием для издания приказа, регистрировать докладные записки?

Соответственно, регистрационным индексом докладной записки будет ее порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел организации (подп.125.5 п.125 Инструкции по делопроизводству).

Сроки хранения докладной записки, формирование в дела

Единый срок хранения докладных записок НПА не установлен.

Сроки хранения отдельных разновидностей докладных записок установлены Перечнем № 140.

Докладные записки могут формироваться в различные дела согласно номенклатуре дел организации.

Пример «Документы по основной деятельности, представляемые работниками руководству предприятия (докладные записки, справки, сводки, сведения и др.)»; «Документы о премировании работников предприятия (докладные записки, расчеты, списки и др.)»; «Документы о состоянии работы с кадрами (докладные записки, отчеты, справки, переписка и др.)»; «Документы о служебных командировках в пределах Республики Беларусь (докладные записки, задания, отчеты и др.)»; «Документы о служебных командировках за границу (докладные записки, задания, отчеты и др.)»; «Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, докладные записки, представления и др.)» и др.

Докладные записки о переводе на другую работу, о поощрении работников, на которых ведутся личные дела, могут включаться в состав этих дел по решению руководителя организации (п.10 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29).

Дополнительно по теме • Можно ли хранить докладные и объяснительные записки вместе с приказом о наложении дисциплинарных взысканий?

К сроку хранения отдельных разновидностей докладных записок, например о служебных командировках в пределах Республики Беларусь, за границу в государственных органах, иных государственных организациях, подчиненных им (входящих в состав, систему) органах и (или) организациях, негосударственных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, добавляется отметка «ЭПК».

Эта отметка означает, что срок хранения дел, в которые формируются такие докладные записки, при необходимости может продляться сверх нормативно установленного, в том числе для таких дел или некоторых из входящих в их состав документов может устанавливаться срок хранения «Постоянно».

Решение об увеличении срока хранения таких документов и дел принимается ЭК организации и согласовывается с государственным архивом (если организация является источником комплектования такого архива) либо с ЦЭК вышестоящей организации (если организация не является источником комплектования госархива) (п.4 примечания к Перечню № 140).

В иных случаях решение о сроках хранения докладных записок принимает ЦЭК (ЭК) организации в установленном порядке (с учетом их научной, исторической, практической и иной значимости) на основании гл.8, 9 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Оформление документов в организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.