Алгоритм предоставления работнику кратковременного отпуска на День знаний - 1 сентября

Владимир Самосейко
магистр права, юрисконсульт

28.08.2025

День знаний - 1 сентября указан в подп.2.2.4 п.2 Указа от 26.03.1998 № 157 как праздничный, но в соответствии с законодательством это рабочий день. Вместе с тем сложившаяся кадровая практика показывает, что наниматели часто предоставляют в этот день родителям школьников отпуск без сохранения заработной платы. Мы привели алгоритм действий кадровой службы для оформления такого отпуска.

Разделы материала:

Разъяснения госорганов, как оформить освобождение от работы

Департамент государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты в своем официальном телеграм-канале привел следующие варианты.

1. Предоставить работнику отгул (день отдыха без сохранения зарплаты) (согласно ст.69 ТК).

Такой вариант может быть актуальным, если у работника есть право на компенсацию за работу в выходные и праздничные дни, государственные праздники, сверхурочную работу.

2. Оформить отпуск за свой счет (согласно ч.1 ст.190 ТК).

Здесь речь идет о предоставлении работнику социального отпуска, предусмотренного ч.1 ст.190 ТК, который может быть без сохранения зарплаты (за свой счет) либо с сохранением при условии, что его оплата предусмотрена коллективным договором, иным ЛПА организации, нанимателем.

3. Предоставить часть трудового отпуска, который можно делить на части, и одну из них использовать 1 сентября.

Если часть отпуска не запланирована на этот период, то наниматель может пойти навстречу и согласовать его предоставление, в том числе внести в график трудовых отпусков изменения.

Департамент допускает и другие варианты с учетом договоренности с нанимателем и ЛПА. Например, освобождение от работы на несколько часов - установление работнику неполного рабочего времени на день школьной линейки (1 сентября), изменение чередования по сменам или изменение графика работ (чтобы 1 сентября стал нерабочим).

Из практики применения наиболее востребованы два первых варианта. Чаще всего оформляют такое освобождение в виде социального отпуска по п.5 ч.1 ст.189 и ч.1 ст.190 ТК.

Эти два варианта и рассмотрим в алгоритме.

Дополнительно по теме • Предоставление кратковременного отпуска на День знаний - 1 сентября: формы документов.

Алгоритм действий нанимателя по предоставлению кратковременного отпуска на День знаний - 1 сентября

Шаг 1. Зафиксируйте предоставление кратковременного отпуска в ЛПА

Организации самостоятельно определяют необходимость, возможность, а также порядок и условия предоставления социального отпуска без сохранения заработной платы на день знаний (ч.4 ст.7 ТК).

В ЛПА (в коллективном договоре) может быть предусмотрена как обязанность нанимателя по предоставлению социального отпуска по п.5 ч.1 ст.189 ТК, так и право по ст.190 ТК (без сохранения заработной платы и с сохранением).

В документе, устанавливающем возможность предоставления такого отпуска, как правило, определяют:

✓ категории работников (с учетом возраста детей-школьников), которым предоставляется такой отпуск;

✓ продолжительность дополнительного отпуска в календарных днях;

✓ причину предоставления отпуска, в данном случае - начало учебного года (1 сентября либо в другой день начала учебного года, когда проводятся торжественные мероприятия, посвященные началу учебного года);

✓ основание предоставления - (письменное) заявление работника, воспитывающего детей-школьников соответствующего возраста;

✓ условие о возможности переноса дополнительного отпуска;

✓ порядок оплаты отпуска (если принято решение об оплате);

✓ условие о том, что, если работник не использовал отпуск в День знаний, компенсация ему не предоставляется (ч.6 ст.183 ТК).

Фрагмент ПВТР по предоставлению оплачиваемого однодневного отпуска (пример)

Дополнительно по теме • Положение о порядке предоставления социальных отпусков (пример).

Шаг 2. Получите от работника заявление о предоставлении ему кратковременного (однодневного) отпуска

Социальный отпуск по п.5 ч.1 ст.189 ТК предоставляется по желанию работника, так как законодатель напрямую не закрепил требование о наличии письменного заявления в отличие от социального отпуска, предусмотренного ч.1 ст.190 ТК.

Однако, как правило, в ситуациях, когда законодатель напрямую не требует наличия письменного заявления, на практике все же предпочитают письменный вариант.

При этом при внедрении у нанимателя взаимодействия в электронном виде (ст.29¹ ТК) отсутствие прямого требования о наличии письменного заявления формально может означать необязательность получения аналога собственноручной подписи работника (в отношении отпуска по п.5 ч.1 ст.189 ТК).

Полагаем, что в случае предоставления социального отпуска по п.5 ч.1 ст.189 ТК наниматель не может требовать от работника заявления именно (только) в письменной форме, и закрепить такое правило в ЛПА, так как в таком случае будет ухудшено правовое положение работника по сравнению с законодательством. Напомним, что согласно ч.2 ст.194 ТК ЛПА, регулирующие трудовой распорядок, не могут ухудшать положение работников по сравнению с ТК и иными актами законодательства, регулирующими соответствующие отношения в социально-трудовой сфере.

Если однодневный отпуск предоставляется по ч.1 ст.190 ТК, то соответствующее письменное заявление работника необходимо. В этом случае обращаем внимание, что предоставление такого однодневного отпуска работнику в День знаний зависит от доброй воли нанимателя. Этим данный социальный отпуск отличается от отпуска по п.5 ч.1 ст.189 ТК, когда предоставление отпуска является обязанностью нанимателя.

Шаг 3. Получите от работника документы, подтверждающие наличие уважительной причины для предоставления кратковременного отпуска

Часть 1 ст.190 ТК напрямую не закрепляет обязанность работника документально доказать наличие уважительной причины.

Уважительность причин для предоставления отпуска оценивает наниматель, если иное не установлено коллективным договором, иными ЛПА (ч.4 ст.190 ТК).

При этом порядок и условия предоставления отпуска с сохранением среднего заработка определяются коллективным договором, иными ЛПА, нанимателем (ч.2 ст.190 ТК).

Обратите внимание! Сбор персональных данных должен строго соответствовать целям обработки и не быть избыточным (п.5 ст.4 Закона от 07.05.2021 № 99-З). Обработка данных третьих лиц - членов семьи работника без их согласия возможна в двух случаях: 1) если это прямо предусмотрено законодательством (например, заполнение личного листка по учету кадров); 2) если это обусловлено необходимостью выполнения обязанностей нанимателя, возложенных на него законом (например, предоставление социального отпуска в связи с рождением ребенка, компенсаций за переезд) (см. комментарий к абз.6 ст.6 Закона № 99-З и п.4 Рекомендаций НЦЗПД). Во избежание споров данный порядок целесообразно закрепить в ЛПА. В нем следует указать, какие именно данные и для каких целей запрашиваются (например, предоставление свидетельства о рождении для отпуска по уходу за ребенком по п.5 ч.1 ст.189 ТК).

В данном случае (как и при предоставлении социального отпуска по п.5 ч.1 ст.189 ТК) может быть достаточно сведений, внесенных в личное дело (и (или) личную карточку), либо если в ЛПА предусмотрено предоставление свидетельства о рождении, документов о поступлении в школу (в 1-й класс и т. п.).

Шаг 4. Издайте приказ о предоставлении работнику кратковременного отпуска

Любой отпуск, независимо от того, трудовой он или социальный, за свой счет или с сохранением среднего заработка, согласно ч.1 ст.152 ТК оформляется приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске (далее - приказ).

В приказе принято указывать количество календарных дней отпуска и даты, на которые он предоставляется.

Приказ об отпуске на практике от имени нанимателя обычно подписывает руководитель (его заместитель) организации (обособленного подразделения). Кроме того, приказ может подписать иное уполномоченное должностное лицо - руководитель структурного подразделения (его заместитель), иной работник (в случае, когда они наделены соответствующими полномочиями) (абз.18 ч.1 ст.1 ТК).

Формально ч.1 ст.152 ТК, и в данном случае ст.189 и 190 ТК не обязывают напрямую нанимателя знакомить с таким приказом под подпись, но на практике принято все же это делать.

Шаг 5. Ведите учет дней кратковременного отпуска

Все наниматели с учетом п.3 ч.1 ст.55 и ст.133 ТК обязаны вести учет фактически отработанного работником времени.

При этом учет явок на работу и ухода с нее согласно ч.3 ст.133 ТК ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах.

Буквенный и цифровой коды (для табеля использования рабочего времени) нормативно не определены. Наниматель вправе самостоятельно установить формы первичных учетных документов, в том числе табель использования рабочего времени.

Ранее Инструкцией по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утв. постановлением Минстата от 17.09.2001 № 80, было предусмотрено следующее условное обозначения для рассматриваемых социальных отпусков:

То есть если отпуск предоставляется согласно ст.190 ТК, то используют буквенный код «А», а если согласно п.5 ч.1 ст.189 ТК - «ДО».

Для оплачиваемого социального отпуска, полагаем, чтобы его отличить от похожего отпуска по ст.190 ТК, целесообразнее использовать специальное условное обозначение. Например, «АО» («оплачиваемый административный отпуск»).

Шаг 6. Внесите сведения о кратковременном отпуске в личную карточку

Законодательство не обязывает нанимателей вести личные карточки работников. В настоящий момент отсутствует унифицированная форма личной карточки, а также нормативно не определен порядок ее ведения.

Следовательно, наниматель самостоятельно разрабатывает форму личной карточки работника и порядок ее ведения. За основу он может взять ранее действовавшую форму № Т-2, утв. постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241.

На практике, как правило, в личную карточку включаются сведения об отпусках для надлежащего учета использования работниками отпусков. Важно отметить, что дата окончания отпуска фиксируется фактически - после его завершения или в день выхода работника на работу.

В рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включаются только время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года (п.3 ч.1 ст.164 ТК). То есть рассматриваемый отпуск учитывается при исчислении этих 14 календарных дней (если, конечно, он не оплачиваемый).