Новая Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.
Комментарий к постановлению Минюста от 29.08.2025 № 65

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

17.09.2025

С 17 сентября 2025 г. вступила в силу комментируемая Инструкция № 65. Одновременно утратила силу одноименная Инструкция, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

Новая Инструкция № 65 разработана с целью совершенствования правового регулирования делопроизводственных процессов в государственных органах, иных организациях, обеспечения сохранности документов в течение сроков, установленных в нормативных правовых актах.

Данная тема рассмотрена в разделах:

Исключение излишних отсылочных норм

Инструкция № 65 разработана на основе ранее действующей Инструкции № 4 и не содержит принципиальных изменений в части, касающейся организации и ведения делопроизводства в государственных органах, иных организациях.

Для обеспечения полноты правового регулирования соответствующих общественных отношений в нормативном правовом акте должно предусматриваться комплексное регулирование общественных отношений, относящихся к предмету правового регулирования этого акта, исключающее в том числе излишние отсылочные нормы (п.4 ст.28 Закона от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»).

На этом основании Инструкция № 65 не содержит излишних отсылочных норм, ранее включенных в Инструкцию № 4.

Изменения в терминологии

Одним из требований п.1 ст.28 Закона № 130-З является единство терминологии в законодательстве, единообразие и однозначность терминологии нормативного правового акта.

В настоящее время Национальным техническим комитетом по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами» завершена работа над проектом нового государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 2059-XXXX «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: подготовлена его окончательная редакция.

Произошедшие изменения в общественно-политической и социально-экономической жизни, вступление общества в эпоху цифровой трансформации, активное внедрение принципиально новых технологий документирования информации, информационного взаимодействия организаций и граждан, хранения и использования документов потребовали пересмотра закрепленной в СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18, терминологии с целью ее однозначного применения при разработке подзаконных НПА, ЛПА в сфере архивного дела и делопроизводства, автоматизированных (информационных) систем, предназначенных для создания, обработки и хранения документов, иной документированной информации.

На этом основании был усовершенствован терминологический аппарат, содержащийся в п.3 Инструкции № 65. Так, уточнены определения следующих терминов:

• дело - документ или совокупность документов, объединенных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку;

• документирование - запись информации и (или) идентифицирующих ее элементов (реквизитов, метаданных) на различных носителях по установленным Инструкцией № 65 правилам;

• объем документооборота - количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за определенный период времени;

• оперативное хранение документов - хранение документов в структурных подразделениях (у работников, ответственных за документационное обеспечение отдельных управленческих функций, направлений деятельности) и (или) в АС ДОУ, иной информационной системе до их передачи на хранение в архив организации или уничтожения;

• опись дел структурного подразделения (общественной организации) организации - систематизированный перечень заголовков дел, образовавшихся в структурном подразделении организации и передаваемых на хранение в архив организации, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета;

• организация работы с документами - организация документооборота, учета, систематизации, оперативного хранения и использования документов в текущей деятельности организации, отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения;

• регистрация документа - запись учетных данных о документе в учетно-регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки;

• формуляр документа - совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на материальном носителе или в форме внешнего представления документа в электронном виде;

• экспертиза ценности документов - определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения, отбора на хранение или уничтожение, установления особого режима учета, хранения и использования;

• электронное дело - документ или совокупность документов в электронном виде, в том числе электронных документов, и его (их) метаданных, объединенных по определенному признаку на основе логических связей и представляющих собой единый информационный объект для учета, хранения и поиска документной информации.

Корректировка требований к заверению копий документов в электронном виде

Копии документов в электронном виде (кроме электронных документов), выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном ч.4 п.59 Инструкции № 65 (отметка о заверении копии включает в себя слово «Верно», наименование должности служащего лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения, оформляемую цифровым способом).

Справочно Порядок удостоверения копии электронного документа (формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе) и форма удостоверительной надписи приведены в Положении о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утв. постановлением Совмина от 20.07.2010 № 1086.

Таким образом, установленные в Инструкции № 65 требования к заверению копий документов в электронном виде, выполненных на бумажном носителе и предназначенных для обращения внутри организации, применяются только в отношении документов, на которые не распространяется действие Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и постановления № 1086.

Иные уточнения норм Инструкции по делопроизводству

1. Положение, касающееся использования двусторонней печати при изготовлении документов на бумажном носителе, дополнено уточнением, согласно которому при оформлении документа на двух сторонах листа нумеруются страницы, а не листы (п.84 Инструкции № 65).

2. Крайними датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме на работу (назначении на должность служащего), о переводе на другую постоянную работу (в случае заведения личного дела при переводе на другую постоянную работу) и увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника, на которого заведено дело, если иное не установлено законодательством (ч.8 подп.169.5 п.169 Инструкции № 65). Так, в практической деятельности государственных органов, государственных организаций, организаций, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, может возникнуть ситуация, при которой работник, занимавший должность, не относящуюся к категории руководителей и специалистов, и на которого личное дело не было заведено, переводится на должность руководителя или специалиста этой же организации, что предусматривает заведение на него личного дела в соответствии с требованиями ч.1 п.3 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

В этом случае датой начала личного дела будет дата приказа (иного распорядительного документа) о переводе на другую постоянную работу, которая указывается на обложке личного дела при его заведении в делопроизводстве.

Внесение изменений в инструкции по делопроизводству организаций

Справочно Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 65 (ч.1 п.4 Инструкции № 65).

Для поддержания инструкции по делопроизводству организации в актуальном состоянии с учетом изменений в законодательстве в сфере архивного дела и делопроизводства, а также изменений в специфике документирования и организации работы с документами в этой организации, в инструкцию по делопроизводству организации вносят изменения.

Изменения вносятся путем издания приказа, иного распорядительного документа (в случае, если в действующей в организации инструкции по делопроизводству требуют изменения лишь отдельные положения).

Если действующая в организации инструкция по делопроизводству не противоречит требованиям Инструкции № 65, вносить изменения в нее не требуется.

Приказ о внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству организации (пример)